Revista >> Numarul 79 [octombrie 2005] >> Project Management

Project management, intre pasiune si profesie

Gabriel Vasile

18 Octombrie 2005

Conform DEX-ului definitia pentru proiect este: plan de a intreprinde, prima redactare sau primele idei in legatura cu ceva ce trebuie pus in executie. Practica actuala identifica insa proiectul in sine cu activitatea ce trebuie finalizata conform unor cerinte de business si cu project management, activitatea distincta de a planifica activitatea in cauza. Din diverse motive, foarte multa lume face o asociere evidenta intre project management, ca abordare a unui proiect si domeniul IT ca furnizor ale unor instrumente de project management. Proiecte se fac insa in lume din vremuri imemoriale. Gradinile Semiramidei, Partenonul, piramidele egiptene, s-au facut fara astfel de instrumente, chiar multe din realizarile ultimei sute de ani nu au fost facute cu tehnologie IT. Un proiect, la limita, poate fi realizat fara a dispune de instrumente informatice, insa lumea a devenit prea complexa si dinamica, iar informatiile prea numeroase pentru ca deciziile sa mai poata fi luate usor.

Orice proiect incepe cu stabilirea unor obiective ce trebuie atinse si cu stabilirea unui calendar de executie a activitatilor. Intr-un mod ideal, fiecare etapa trebuie sa se desfasoare conform planificarilor, dar in derularea proiectului, din anumite motive imprevizibile, anumite activitati nu se mai pot incadra in planificarea initiala. Este necesara in acest context o reprogramare a tuturor celorlalte activitati, astfel incat proiectul in intregul sau sa se finalizeze la termenul stabilit. Alaturi de timp o alta constrangere foarte importanta este costul, pentru ca nici un beneficiar al unui proiect nu este dispus sa plateasca oricat si de asemenea, nici executantul proiectului nu este dispus sa investeasca oricat. Situatia nu se prezinta in alb si negru: sunt initiate procese premergatoare proiectelor, in care se fac analize de bugetare, iar daca in timp apar modificari se reanalizeaza cerintele de business pentru a se lua deciziile necesare si a nu se ajunge la intreruperea proiectului. Chiar daca un proiect are mai multe grade de libertate este necesar sa se desfasoare conform planului pentru ca altfel apare riscul sa devina un esec si nimeni nu vrea sa reprezinte un esec. Conteaza ca in final sa se livreze ceea ce s-a convenit si toata lumea sa fie multumita. Lucrurile par simple, dar numarul mare de factori implicati in derularea unui proiect, valorile ridicate, precum si resursele limitate transforma totul intr-o activitate extrem de complexa.

De facto in Romania

Daca experienta legata de Project Management pe pietele vestice are deja cateva decade, la noi lucrurile sunt mai la inceput. Nevoia de Project Management a aparut pe masura ce situatia economica a devenit relativ stabila. Intr-o stare de tranzitie project managementul nu poate fi aplicat cu prea mare succes, mediul instabil nu poate oferi o buna previziune si de aici apar riscurile. Pe masura ce lucrurile au evoluat, atat prin patrunderea pe piata a companiilor multinationale, prin iesirea pe piete externe a unor companii locale, dar si printr-o maturizare fireasca, PM a inceput sa capete contur si in spatiul romanesc.

In sectorul IT, au existat proceduri foarte clare despre modul de derulare a unui proiect si inainte de 1989, evident, numite nu tocmai project management. Aceste proceduri s-au pierdut, pentru ca oamenii au plecat din firmele de stat si au deschis propria afacere, care a inceput sa creasca, fara sa aiba nevoie de proceduri stricte pentru derularea proiectelor. Poate si acesta este unul dintre factorii care a facut ca domeniul IT sa fie mai deschis catre Project Management in ultimii ani. Pe de alta parte sectorul IT dezvolta si cele mai numeroase proiecte, iar resursa umana este aceeasi. Intr-o firma de IT se intampla ca 20 de dezvoltatori, trebuie sa lucreze simultan la 15 sau mai multe proiecte. Astfel problema de gestionare a resurselor este foarte mare, iar daca adaugam costurile foarte mari, se obtine o atentie deosebita acordata desfasurarii unui proiect in parametrii stabiliti. Sectorul constructiilor, consultanta, telecomunicatiile si cel bancar sunt de asemenea, domenii unde PM a fost privit cu mai mare interes.

Daca in cazul unor firme locale necesitatea a aparut prin experienta si prin cresterea fireasca a complexitatii activitatii, multinationalele au preferat sa aduca Project Manageri straini, care sa raspunda punctual numitor cerinte, insa cunostintele s-au propagat si pe aceasta cale.

Sorina Bera, Product Manager–BIS „Compania noastra s-a confruntat cu acest concept de project management cand am inceput sa fim angrenati in proiecte mari, de anvergura, in care nu am mai lucrat singuri ci in echipe complexe, nu am simtit pana atunci nevoia abordarii structurate a proiectelor“, este de parere Sorina Bera, Product Manager, BIS.

Calin Rangu, CIO–Raiffeisen Bank Situatia difera in cazul Raiffeisen Bank, unde project managementul este un element esential. Din experienta internationala s-a inteles ca banca are o dinamicitate si o crestere exponentiala, care, daca nu este gestionata cu o structura si cu o metodologie clara, poate risca sa degenereze in haos. „Totusi Project Managementul in sine nu rezolva problema. Ne concentram pe IT Governance si incercam sa reglementam toate zonele care isi aduc contributia intr-un proiect. Orice proiect atinge mai multe procese din cadrul unei organizatii, in care fiecare trebuie sa stie ce are de facut in orice moment. Noi am implementat ITIL si am dezvoltat propria metodologie bazata pe PRIMS, in stransa legatura cu structurile de IT governance pe care le-am pus la punct“, afirma Calin Rangu, CIO Raiffeisen Bank.

Ioan Nicut, Support Manager–Microsoft Romania Situatia a fost similara si in alte companii multinationale: „Eu sunt reprezentantul unei divizii de servicii si atunci orice interactiune care se finalizeaza cu generarea unui contract, era practic un proiect, datorita faptului ca obiectivul unui contract este foarte clar, foarte precis, are niste obligatii financiare, temporale, deci trebuie sa te asiguri ca livrezi tot ce trebuie livrat in timp, in standardele de calitate agreate in contract. Acest lucru nu se poate face decat intr-un mod controlat, cu o abordare foarte clara, numita project management“, afirma Ioan Nicut, Support Manager Microsoft Romania.