Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Impact şi influenţă în project management

27 Octombrie 2011




Florian Ivan, Director pentru Educaţie şi Certificare, Project Management Institute
florian.ivan@pmi.ro

La primirea unei sarcini de project manager, primul gând pe care îl avem este să ne formăm echipa de proiect. Şi atunci începem să vânăm cei mai competenţi oameni din organizaţie, din afara ei şi să îi convingem pe şefii lor că prezenţa lor în proiect este indispensabilă. Din păcate însă, ca şef de proiect, autoritatea noastră asupra echipei este, în cele mai multe cazuri, foarte scăzută ceea ce duce inevitabil la eşecul proiectului. Şi totuşi, cum îi facem pe oameni să iasă din ceea ce făceau înainte, să dea totul pentru un proiect care nu îi priveşte şi să asculte de un individ care nu este şeful lor dar care, prin natura rolului, trebuie să le dea ordine?

Înainte de a critica, să ne imaginăm în ipostaza unui angajat care, vrând-nevrând se trezeşte scos din activitatea sa de zi cu zi şi alocat pe un proiect despre care nu ştie mare lucru şi, culmea incomodităţii, cu un alt şef. De ce să coopereze? De ce să dea tot ce e mai bun din el într-un proiect de care nu prea îi pasă? Pentru ca un project manager apărut de niciunde să culeagă toate meritele pe seama eforturilor lui?

Teoria din project management vorbeşte despre diverse variante în care echipele de proiect se pot forma şi rolul format pe care project managerii îl pot avea. Organizaţii funcţionale, unde a fi project manager poate fi un adevărat coşmar şi, trecând prin organizaţii matriceale (mai puternice sau mai slabe) până la organizaţii orientate pe proiecte (projectized), unde rolul de project manager se bucură de privilegii deosebite. De fiecare dată când întreb un project manager ce fel de organizaţie preferă, invariabil, primesc răspunsul cel mai evident şi cel mai lejer, şi anume cele organizate pe proiecte, care le garantează autoritatea şi supremaţia asupra resurselor care le sunt alocate. Să fie oare această preferinţă pentru simplitate cauza pentru care project managerii nu se mai zbat să îşi câştige autoritatea şi se mulţumesc cu acceptarea eşecului din cauza unor resurse... „necalificate”? Sau poate că leadership-ul s-a uzat prea mult prin cărţi şi conferinţe ca să mai fie o temă de reflecţie pentru project manageri?

Să ne aducem aminte o regulă de bază în project management. Atunci când un proiect este de succes, este meritul întregii echipe. Când un proiect eşuează, este doar vina project managerului. Cu acest gând în minte, trebuie neapărat să găsim o soluţie să ne impunem în faţa echipei de proiect, să o facem să ne asculte şi să ne urmeze.

Şi, suntem datori să începem cu ceea ce recomandă orice manual, orice studiu de specialitate. Pentru ca oamenii să ne urmeze, trebuie să îi facem să creadă în obiectivele proiectului. Pe cât de simplu sună, pe atât de complicat este în realitate. Să îţi faci echipa să creadă în proiect, în obiectivele sale, în succesul său este, într-adevăr, o competenţă foarte specială. De obicei, doar project managerii foarte experimentaţi şi care au la activ multe proiecte încheiate cu succes sunt capabili de aşa ceva. Pentru cei mai tineri sau mai necunoscuţi pentru echipă, acest demers este unul foarte dificil şi doar o carismă extraordinară i-ar putea salva. Este nevoie de o bună cunoaştere a culturii organizaţionale, a mentalităţii şi psihologiei oamenilor alocaţi în proiect şi a sistemului de recunoaştere a performanţei, pentru a putea conecta oamenii la proiect.

O altă metodă, derivată din cea menţionată mai sus este aceea de a „vinde” proiectul participanţilor ca o ocazie să strălucească. În viaţa operaţională, din afara proiectelor, fiecare îşi are propriul job, cu nişte responsabilităţi bine definite şi cu o performanţă care este analizată o dată sau de două ori pe an. Foarte puţin probabil ca lucruri spectaculoase să se întâmple şi o eventuală promovare se poate lăsa aşteptată mult şi bine. Cu toţii am auzit de oameni care se plâng că sunt blocaţi pe un job, că nu văd niciun viitor pentru ei în cadrul organizaţiei. Proiectele şi, mai ales, performanţa acestor oameni în cadrul proiectelor sunt o ocazie foarte bună să se facă remarcaţi şi să iasă din mulţime. Să nu uităm că un proiect bine gestionat are un sponsor din conducerea executivă a companiei şi a fi menţionat pentru merite deosebite în faţa unei asemenea persoane s-ar putea să
valoreze mai mult decât câţiva ani buni de muncă.

Problema pe care o au multe proiecte este că nu au implementat un sistem de management al performanţei, astfel încât modul cum oamenii se comportă în proiect nu este conectat cu aprecierea performanţei lor din companie. Ceea ce face ca oamenii, ştiind că propria conduită din proiect nu are niciun impact în modul cum sunt evaluaţi, nu se străduie deloc. O soluţie foarte la îndemână este implementarea unui sistem de evaluare a performanţei din proiect, iar ca managerul din viaţa de zi cu zi să ţină seama de aprecierea managerului de proiect în evaluarea propriilor subordonaţi. În companiile cu procese mature şi cu o cultură versată în managementul performanţei, întotdeauna şefii de departament sau de echipă cer referinţe despre subordonaţi de la toţi cei cu care aceştia au avut interacţiuni; astfel, fiecare angajat este motivat să aibă o conduită profesionistă în toate activităţile în care se implică, inclusiv în proiecte.

Oricare dintre metodele descrise mai sus ar alege, un project manager trebuie să îşi „vândă” proiectul către propria echipă de proiect şi către echipa de management a organizaţiei. El reuşeşte, astfel, să îi facă pe oameni să creadă în proiectul său şi să vadă că o întreagă echipă de management este cu ochii pe modul cum îşi fac ei treaba. Mai mult, un project manager trebuie să impună un set de metrici, prin care performanţa echipei sale este măsurată şi apoi diseminată nu doar către echipa de proiect, ci către toată lumea interesată de proiect. Performanţa se măsoară, se analizează, se îmbunătăţeşte şi, mai ales, se recompensează. Iar ca project manager, nimic nu este mai flatant decât să îţi vezi echipa cum străluceşte şi să ştii că în spatele succesului lor eşti tu, project managerul care a reuşit să îşi facă echipa să îl urmeze.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite