UVT, catalizator al mișcării academice timișorene, își urmează calea spre cunoașterea aprofundată și trecerea către tehnologiile viitorului și ale noilor generațiiUniversitatea de Vest din Timișoara este astăzi cea mai dinamică instituție de învățământ superior din România, o universitate care se...
SoftNet, poleposition in Content Management
Se vorbeste tot mai mult in ultima perioada de content management, dar originea acestei linii de business este prea putin cunoscuta. Association for Information and Image Management (AIIM), organizatia mondiala focalizata pe Content Management a propus in toamna anului 2005 urmatoarea definitie: „Enterprise Content Management is the technology used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver content and documents related to organizational processes.“ (Sursa: http://en.wikipedia.org/wiki/AIIM. Pornind de la aceasta definitie, orice discutie despre Content Management se indreapta catre o gama foarte larga de solutii si sisteme posibile. Una dintre companiile pozitionate in zona traditionala de aplicare a conceptului de Enterprise Content Management (Document Management, Software colaborativ, web content management sau records management) este Soft Net Development and Consulting si alaturi de domnul Mihai Popescu, Director General, am identificat oportunitatea acestor solutii si oferta pe care SDC o face pietei romanesti.
M.W. Care este istoricul aplicatiilor de Content Management in compania SoftNet?
Mihai Popescu: Privind definitia data de AIIM constat ca SoftNet se ocupa de CM ca si principala linie de business inca de la infiintare, acum aproape 10 ani. In toata aceasta perioada am vorbit partenerilor nostri despre Document Management sau Workflow, iar la inceput perceptia era a unor sisteme pentru piata din vest, nepotrivite companiilor locale. Iata insa ca Document Management-ul si-a gasit locul pe piata romaneasca, organizatiile il utilizeaza si inteleg necesitatea sa. Acum este timpul pentru pasul urmator atat pentru SoftNet, cat si pentru piata, iar acest pas este Enterprise Content Management.
Ce factori determina aceasta miscare?
Document Management-ul reprezinta acum o realitate, tot mai multe companii, chiar si din categoria SMB (Small and Medium Business) trec documentele pe suport digital. Aceste firme constata insa ca toata informatia existenta, atat pe hartie, cat si in format digital, trebuie filtrata si pastrata intr-un mod oarecare, conform legislatiei in vigoare. Mai precis, trebuie arhivata, adica scoasa din sistemul cu care lucram zi de zi, chiar daca acesta este unul IT sau doar un simplu fiset. Aici intervin aplicatiile de Content Management. Arhivarea este insa numai o latura a content managementului, dar, in general, cresterea continutului de informatii in format digital genereaza nevoia de arhivare.
Apar si factori mai putin asteptati, cum e nevoia de spatiu. Sunt organizatii mari care au arhive plasate in locatii multiple, in Bucuresti, dar nu numai, si care au facut calcule simple de eficienta. Un sistem de arhivare, chiar si cu un cost ridicat, poate fi amortizat fara probleme prin exploatarea eficienta a spatiului destinat acestor arhive in alte scopuri.
Ce preocupari exista la nivelul arhivelor istorice ale companiilor?
Daca ne referim la arhivare, exista un aspect legat de documentele generate de activitatea de zi cu zi, de la momentul T0 cand sistemul devine activ si un altul legat de arhiva istorica, fie ca este pe suport de hartie sau chiar digital. Toti partenerii isi pun aceasta intrebare. Primul impuls este scanarea tuturor documentelor, dar pentru ca toate aceste activitati implica evident costuri, se impune o analiza de TCO (Total Cost of Ownership). Cateodata se ajunge la concluzia ca prin scanarea tuturor documentelor din istoria companiei nu se obtin avantaje notabile, mai ales ca multe documente nu mai sunt pastrate decat din motive de legislatie sau pur si simplu, din inertie. Un asemenea proces implica insa numeroase resurse: infrastructura IT, sisteme de stocare, personal, dar si un efort foarte mare de indexare. Scanarea in sine nu este o problema, mai ales ca dispunem de echipamente de mare viteza; indexarea documentelor pentru o arhivare si regasire facila implica insa un volum mai mare de munca, dar si pentru aceasta avem aplicatiile inteligente necesare. Totusi, multi dintre clienti opteaza pentru scanarea si indexarea arhivei istorice si de aceea am introdus in portofoliul de solutii oferite si o serie de echipamente si software foarte performante pentru scanare.
In ce masura exista o interactiune directa intre Document si Content Management?
DM este unul dintre aspectele CM, asa cum am spus la inceput, dar in practica, de multe ori, oamenii care se ocupa de document management sunt altii decat cei care se ocupa de arhivare. Nu sunt oameni de IT, ci de business, dar din zone diferite ale organizatiei. Necesitatea de arhivare este generata de cerintele de audit si de respectarea unor legislatii si regulamente. Ei au o problema punctuala si cer IT-ului o solutie.
Parerea ta conteaza: 
Ce mă aştept să învăţăm din această criză
