Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Proiecte fără arsuri

21 Decembrie 2011




Florian Ivan, Director pentru Educaţie şi Certificare, Project Management Institute
florian.ivan@pmi.ro


Extenuare şi pierderea interesului! Aceasta este prima definiţie a termenului burnout la o simplă căutare pe Google. Şi explicaţia termenului este încadrată la rubrica psihologie. Nu întâmplător am abordat acest termen în această perioadă, în care fiecare a doua persoană pe care o întâlnesc îmi spune că de Sărbători vrea să se odihnească. Chiar epuizăm atât de mult oamenii prin proiectele pe care le derulăm?

Lucrurile se leagă puţin, chiar de la prima vedere. Una dintre competenţele cele mai importante care se cere de la un project manager este să reuşească să îşi motiveze, coordoneze şi chiar streseze echipa de proiect, astfel încât aceasta să livreze la timp ceea ce se aşteaptă de la ea şi, pe cât posibil, şi fără cheltuieli suplimentare. Prima întrebare, legitimă de altfel, este dacă într-adevăr putem să închidem proiecte de succes fără victime colaterale. Fără ca oamenii, atunci când sunt eliberaţi din proiecte, să aibă nevoie de vacanţă pentru a-şi reveni. Cei care au petrecut mai mult timp prin cărţi de specialitate susţin tare că da, se poate. Printr-un planning realist, printr-o alocare a task-urilor care ţine seama de competenţele şi disponibilitatea resurselor, printr-o politică de resurse umane mai bine gândită, şi lista de bune practici poate continua. Pe de altă parte, sunt şi cei care îşi duc viaţa de pe o zi pe alta, pe front, prinşi între cerinţe tot mai multe şi mai absurde din partea clientului şi resurse tot mai limitate, şi care sunt ferm convinşi că nu se poate fără câteva răni, de preferat cât mai superficiale. Logica ne împinge către un raţionament care ne spune că adevărul este undeva la mijloc. Pe de altă parte, soluţia este dată chiar din exprimarea de mai sus. Cei care sunt expuşi mai des şi mai intens la literatura de specialitate, la bune practici sunt cei care fac lucrurile ca la carte. Şi la carte spune că trebuie să avem grijă de oameni pentru că, nu-i aşa, ei sunt resursa cea mai de preţ a unei companii. Oricât de tentant ar fi, nu o să recomand educaţia ca soluţie, deşi ştim cu toţii că este parte din soluţie. Întotdeauna când citim despre modele de succes, de fapt citim despre mari lideri care au înfăptuit lucruri măreţe. Problema noastră este că noi nu suntem Jack Welch şi nici Donald Trump.


Aşadar, soluţia este la noi. Resursele sunt la noi, project plan-urile sunt la noi, experienţa anterioară este tot la noi. Sau nu? Cei mai mulţi oameni nu sunt capabili să producă dovezi ale experienţei întrucât, de cele mai multe ori, proiectele ni se întâmplă. Ne iau prin surprindere, ne copleşesc, ne depăşesc, şi maximul de ambiţie pe care îl putem avea este să minimalizăm pierderile sau să ascundem derapajele. Pentru că, dacă am avea o experienţă documentată, am avea dovada scrisă că alocarea unei resurse despre care se ştie că este necalificată sau indisponibilă ar fi un act de incompetenţă în managementul proiectului. Şi atunci ne complacem în lipsa de informaţie, pe care o perpetuăm, pentru că în lipsa informaţiei putem mereu să ne ascundem în spatele scuzei că am operat în condiţii de incertitudine şi că a fost o surpriză că resursele nu au performat corespunzător. Este inacceptabil pentru un project manager cu ceva experienţă să ofere drept scuză faptul că resursele nu au performat sau, mai rău, că nu au fost disponibile pentru proiect. Aşadar, primul pas este ca, în dimineaţa zilei când începem un proiect nou, să facem duşul rece al realităţii. Chiar dacă experienţele anterioare şi mult blamatul caracter naţional ne-au făcut campioni mondiali la scuzat, este o competenţă de care trebuie să scăpăm.


Este un fapt ştiut şi recunoscut că resursele sunt limitate. Adesea şi necalificate. Dar, ca să parafrazez un cunoscut cu multe realizări la activ, cu resurse multe poate oricine. Deci trebuie să începem proiectul, avem deja nişte resurse, mai puţine decât am cerut, mai nepricepute decât speram. Ar fi un moment bun să începem să ne lamentăm. Să construim deja aşteptările că proiectul va fi un eşec pentru a nu fi traşi la răspundere ulterior. Dar ar fi păcat. Pentru că profesia de project manager are aşteptări şi pretenţii mai mari de la cei care o exersează. Şi totuşi, ce putem face? Cu riscul de a poza în dascăl rupt de realitate, o să vă recomand aprofundarea unei Knowledge Area din PMBOK şi anume Project Human Resource Management şi, în special, procesul Develop Project Team. Dacă aş fi şeful unui PMO sau un oricare sponsor într-un proiect (cu toţii avem vise din acestea!) şi un project manager mi-ar spune că proiectul a eşuat pentru că oamenii din proiect au fost nepotriviţi, prima întrebare ar fi: „Ce ai făcut tu pentru ca ei să fie mai buni?”. Întotdeauna oamenii sunt mai puţin competenţi decât ne-am dori noi şi întotdeauna cei mai buni sunt deja prinşi în alte proiecte.
Şi atunci, pentru a da totuşi o şansă proiectului, trebuie să planificăm, la modul cel mai onest şi serios, pregătirea echipei de proiect. Şi, când zic pregătire, mă refer la traininguri prin care ei să dobândească acele competenţe care îi separă de ceea ce numim atât de pompos „required skills”. Este adevărat că nu poţi transforma oamenii peste noapte, dar industria de educaţie propune diverse metode şi formate de a face transfer de competenţe, care pot da roade spectaculoase. S-ar putea să fie defect profesional, dar eu aş pune în toate proiectele câteva activităţi de training, măcar să mă asigur că toată lumea are aceeaşi înţelegere a lucrurilor.


Se spune că un project manager trebuie să aibă trei caracteristici. Să ştie cum se fac lucrurile (knowledge), să poată să le facă (performance) şi să se comporte corespunzător cu echipa (personal). În project management nu se întâmplă miracole. Dacă vreodată avem senzaţia că se întâmplă, trebuie să începem să le analizăm şi să înţelegem cauzele care au stat la baza efectului ce seamănă a miracol. Există însă cunoştinţe, disciplină, experienţe şi oameni. Şi, combinate cu măiestrie, trebuie să îi facă pe toţi cei care lucrează în proiect să simtă că fiecare zi este o dimineaţă de Crăciun!


Sărbători fericite şi anul nou să vă aducă îndrăzneala de a visa, tăria de a realiza şi liniştea de a vă bucura de vise şi realizări!



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite