Cloud Computing >> IT ca Serviciu >> Tip Continut

Relians reduce cu 25% deplasările la clienţi, utilizând o soluţie de videoconferinţă Microsoft

Redactia

31 Ianuarie 2012

Articolul face parte din Suplimentul Cloud Computing realizat de Market Watch si Microsoft, disponibil aici.

Dan Ganciu,
Director Executiv Relians

Angajaţii Relians, furnizor de consultanţă în project management, se deplasează frecvent la sediul clienţilor. Pe fondul intenţiei de optimizare a cheltuielilor aferente deplasărilor, conducerea companiei a decis utilizarea unei soluţii de videoconferinţă care să permită echipei interne comunicarea şi colaborarea în orice situaţie. Lync Online, o componentă a Microsoft Office 365, s-a dovedit alegerea ideală deoarece nu a presupus un efort financiar iniţial mare, a permis reducerea imediată cu 25% a deplasărilor şi nu solicită existenţa unor competenţe IT interne pentru administrare.

Relians este o companie specializată pe servicii de consultanţă si management de proiect, cu 10 ani de experienţă. Compania are sediul central în Iaşi, însă activează la nivel naţional prin alte două centre regionale la Bucureşti şi Suceava. Portofoliul de proiecte gestionate de Relians acoperă atât piaţa privată cât şi pe cea publică, în peste 300 de referinţe precum: Primăria Cluj, Consiliul Judeţean Suceava, Consiliul Judeţean Vaslui, Ministerul Administraţiei şi Internelor, Agroindustriala SA, Tester Grup etc. Activitatea Relians are la bază o echipă de 25 de consultanţi şi 9 manageri de proiect.

Situaţia iniţială

Activitatea naţională pe care o desfăşoară Relians implică un număr foarte mare de deplasări ale echipei de consultanţi la sediile clienţilor, în majoritatea cazurilor cel puţin o deplasare săptămânală. Complementar, în cadrul organizaţiei au apărut echipe care includeau consultanţi din sedii fizice diferite, situaţie care genera deplasări suplimentare pentru acoperirea necesarului de comunicare şi colaborare internă. Prin urmare, volumul deplasărilor era foarte mare, ceea ce inducea un nivel ridicat al cheltuielilor aferente (transport, cazare, masă etc.), precum şi o scădere de productivitate.

„Proiectele derulate în diverse localităţi din ţară precum şi implicarea unor echipe mixte, cu oameni plasaţi în locaţii diferite generau inevitabil numeroase deplasări. Nu am făcut o analiză detaliată a costurilor aferente însă bugetul alocat era tot mai mare, iar la începutul anului 2011 ne-am pus problema optimizării acestor cheltuieli şi am ajuns la concluzia ca avem nevoie de un sistem de videoconferinţă. Îmbunătăţirea lucrului colaborativ a fost un alt motiv important, deoarece în cadrul echipelor mixte ca locaţie, acesta se baza mult pe email şi telefon, ceea ce nu era foarte eficient”, afirmă Dan Ganciu, Director Executiv Relians.

Prin urmare, Relians căuta o soluţie care să reducă cheltuielile aferente deplasărilor şi care să crească productivitatea consultanţilor prin utilizarea eficientă a timpului mort necesar transportului şi printr-o colaborare mai bună în interiorul echipelor de proiect.

Soluţia

Echipa de management a Relians a realizat de timpuriu că soluţia necesară pentru atingerea obiectivelor companiei este un sistem de videoconferinţă. Într-o primă etapă, au avut în vedere o soluţie tradiţională, implementată în regim on-premises, însă costul acestei soluţii ajungea la valoarea de 25.000 EUR şi prin urmare s-au căutat şi variante mai accesibile. Astfel, prezentarea unei soluţii de tip cloud computing de către furnizorul ThinSlices a fost considerată oportună. A urmat utilizarea unei versiuni de test a Microsoft Office 365. Componenta Lync Online a convins şi a devenit alegerea Relians. Soluţia Microsoft implica utilizarea unui serviciu de videoconferinţă în regim online, accesibil pe Internet, plata făcându-se lunar în funcţie de numărul utilizatorilor. Fiind un serviciu online, Office 365 nu implică achiziţia de licenţe, servere sau alte echipamente suplimentare şi nici existenţa unei echipe IT pentru administrare.

„Am văzut o prezentare de Microsoft Office 365 şi, ulterior, am participat la un test de Lync Online şi am vazut că funcţionalităţile erau similare celor oferite de soluţia de 25.000 de EUR, însă costurile erau cu mult mai mici. Din punct de vedere al investiţiei, solutia Cloud Computing era imbatabilă deoarece nu presupunea o cheltuială iniţială şi nici achiziţia de echipamente, ceea ce pentru o companie cu profilul Relians era varianta cea mai potrivită,” afirmă Dan Ganciu.

Relians a optat pentru Microsoft Office 365, componenta Lync Online, Planul 2. De asemenea, varianta de contractare permite accesul la funcţionalităţi complete: mesagerie instant şi prezenţă, video conferinţă, partajare de informaţii (text, aplicaţii, ecrane) integrare cu toate produsele din categoria Office (SharePoint, Outlook, Word&Excel) totul la un cost de 5,75 EUR/user/lună. Serviciile au fost personalizate de echipa ThinSlices.

Beneficii

Reducerea costurilor prin eliminarea a circa 25% din deplasări. „Deplasările în cadrul proiectelor s-au redus cu 25%, însă mă aştept ca, în viitorul foarte apropiat, procentul să ajungă la 50%. Este un obiectiv realizabil, depinde atât de proiectele derulate, cât şi de familiarizarea noastră cu soluţia”, afirmă Dan Ganciu.

Creşterea productivităţii consultanţilor cu 10-20%. La un calcul generic, un consultant Relians aloca în medie 2 zile pentru o deplasare. Prin reducerea numărului deplasărilor, se recuperează în medie circa 2 zile de muncă/om în fiecare lună, ceea ce reprezintă un timp câştigat şi prin urmare o creştere de productivitate.