Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Ce câştiguri poate asigura o soluţie DM

20 Februarie 2012



În actualul context economic, randamentul investiţiei unei aplicaţii IT este un element din ce în ce mai prezent la masa tratativelor cu vendorii de soluţii. Sistemele de management al documentelor în format electronic au avantajul că pot genera rapid o serie de beneficii directe. Cuantificatarea financiară a acestora necesită atenţie.

După aproape trei ani de economii drastice, reduceri de bugete, îngheţări sau amânări de proiecte, companiile au descoperit că nu pot să-şi eficientizeze activitatea peste un anumit nivel fără a face investiţii în IT. Evident, nu „cu orice preţ“, ci punând în balanţă costul total al unui proiect IT (licenţe, upgrade de infrastructură hardware, implementare, personalizare, mentenanţă etc.) cu beneficiile pe care respectiva soluţie le poate genera. Fie că este vorba de economii, fie că este vorba de creştere a eficienţei angajaţilor, orice proiect IT poate şi trebuie să genereze o serie de beneficii direct cuantificabile financiar.

Climatul economic dificil a făcut ca din ce în ce mai multe companii să renunţe a mai lua în calcul doar metrici financiare simple, precum recuperarea investiţiei, şi să analizeze cu mai multă atenţie câştigurile pe care o aplicaţie IT le poate genera în timp, la diferite niveluri. Este adevărat, pe piaţa locală nu abundă exemplele de companii care realizează analize de genul Return on Investment (RoI), însă randamentul investiţiei a început să fie un element din ce în ce mai frecvent adus în discuţiile cu vendorii.

Studii şi rezultate

Un studiu realizat în 2002 de BAE Systems („Show me the Money - Measuring the Return of KM, Knowledge Management“) enunţa o serie de rezultate interesante despre pierderile specifice unui sistem de management al documentelor bazat exclusiv pe lucrul cu „hârtia“ (documente în format fizic):
- 90% din informaţiile structurate ale unei companii există pe hârtie
- Un document este copiat, în medie, de 19 ori
- 80% din angajaţii care lucrează cu documente alocă, zilnic, jumătate de oră pentru a găsi informaţiile necesare
- 60% din angajaţi pierd mai mult de o oră pe zi pentru a duplica munca altora
- 7,5% din volumul de documente se pierde, anual
- 3% din documente se rătăcesc, fiind repartizate/dirijate greşit
- Găsirea unui document rătăcit costă, în medie, aproximativ 120 de dolari
- Refacerea unui document pierdut costă aproximativ 240 de dolari.

Valorile enunţate de BAE Systems în urmă cu aproape 11 ani pot părea exagerate pentru piaţa locală. Cu toate acestea, pierderile există şi nu pot fi negate, chiar dacă valoarea lor în RON nu este egală cu cea în dolari. Cu atât mai mult cu cât volumul de informaţie vehiculat şi stocat de companii a crescut exponenţial în ultimul deceniu.

RoI, varianta simplificată

Multe modele de pre-calcule RoI (folosite în prezentarea generică a beneficiilor generate de o soluţie DM) utilizează datele studiului BAE Systems.

De exemplu, la un salariu mediu nominal net de 1.604 lei (valoarea medie în decembrie 2011, conform Institutului Naţional de Statistică), la un program de lucru de 8 ore şi 20 de zile lucrătoatre, rezultă că o companie plăteşte, lunar, cu 100 de lei fiecare angajat doar pentru ca acesta să găsească informaţiile necesare desfăşurării activităţii. Prin înmulţirea cu numărul total al angajaţilor se obţine volumul total al cheltuielilor companiei necesare doar pentru căutarea şi, eventual, găsirea anumitor informaţii. Deja existente!

Prin astfel de calcule simple se pot estima o serie de costuri generice specifice managementului documentelor în format fizic. Cât ar costa însă – în lei! – refacerea unui document pierdut, este greu de estimat. Nu cred că există companii care să contabilizeze câte documente „dispar“ lunar şi nici ce pagube le cauzează aceste pierderi. Apoi, valoarea respectivului document variază, în funcţie de multiple criterii: importanţa sa pentru procesele de business – contract, ofertă etc. –, de domeniul de activitate al companiei – financiar-bancar, medical, producţie, retail etc., reglementările existente pentru anumite categorii de documente etc. Dar, în mod cert, dincolo de neajunsurile la care se expune automat compania care a pierdut o „hârtie“ – scăderea nivelului de satisfacţie al clientului/partenerului, riscurile în cazul unui control, audit etc. – efortul de refacere a unui document are un cost. Prin urmare rezultă o pierdere.

Toate aceste riscuri şi pierderi inerente sunt elemente arhicunoscute oricărui manager. Dar economiile pe care o companie le poate obţine din scurtarea/eliminarea timpului de căutare a informaţiilor s-ar putea să nu sune foarte convingător. Iar avantajele care nu sunt direct cuantificabile financiar nu reprezintă argumentele cele mai solide într-o pledoarie pro-DM.

„IDC estimează că o companie cu 1.000 de «knowledge workers» cheltuie, în medie, între 2,5 şi 3,5 milioane de dolari pe an pentru a căuta informaţii inexistente şi recrea informaţii care nu mai pot fi găsite“



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite