Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

De ce avem nevoie de PMO?

17 Martie 2012




Florian Ivan
Director pentru Educatie si Certificare
Project Management Institute
florian.ivan@pmi.ro

Literatura de specialitate, din ce în ce mai consistentă, a consacrat Project Management Office (PMO) ca un loc în care consolidăm toate cunoştinţele, practicile, experienţele şi resursele de project management dintr-o organizaţie. Cel puţin în teorie, ideea de consolidare şi standardizare pare o descoperire căreia specialişti şi organizaţii deopotrivă i se abandonează total, în speranţa că ea oferă soluţia finală la toate sincopele mai mult sau mai puţin frecvente din proiectele derulate. Dar, în bunul şi păcătosul spirit domestic, confundăm iarăşi drumul cu destinaţia.

Ideea de PMO a fost multă vreme asociată cu maturitate, resurse generoase şi investiţii consistente. Această idee ne-a făcut multă vreme să privim prohibitiv tentativa de a ne crea un asemenea birou dacă nu lucrăm deja într-o multinaţională care are acest rol în organigramă. Dintr-o serie de discuţii cu project manageri din România s-a desprins o concluzie cel puţin demnă de menţionat dacă nu chiar de analizat în laborator. Aproape în unanimitate cei care nu au un PMO în compania în care lucrează au în planul pe anul în curs crearea unuia. Ceea ce este lăudabil, pentru că arată un angajament conştient către profesionalizarea meseriei de project manager. Problema este că aceiaşi oameni spuneau acelaşi lucru şi acum un an şi acum doi ani. „Nu aveam PMO, dar vrem să îl creăm” a devenit fraza-reflex pe care o generează orice discuţie pe această temă.

Importanţa culturii organizaţionale

Despre importanţa culturii organizaţionale s-a scris şi dezbătut deja prea mult pentru a mai putea aduce vreo contribuţie originală. Şi cu toate astea, suntem datori să mai turnăm o picătură în oceanul de idei şi păreri. Din păcate, prea multe unelte de business - şi, cu permisiunea dumneavoastră, aş clasa aici şi PMO-ul - îşi găsesc sfârşitul sau nici măcar începutul în conceptul atotcuprinzător de cultură organizaţională.Cultura organizaţională este exprimarea oficială a scuzelor penibile, a lamentărilor şi a neputinţei care ne fac să ne complacem şi să nu îndrăznim să depăşim barierele. Multe din probleme ne vin din faptul că nu reuşim să vedem în detaliu, să disecăm, să separăm şi să abordăm granular. Bineînţeles că idea de PMO sperie. Pare o schimbare majoră în organigramă, în relaţiile de subordonare, în politica de reurse umane, în redistribuirea autorităţii etc. Şi totuşi un PMO poate însemna şi lucuri simple, abordate incremental, care, într-o succesiune logică înţeleasă şi acceptată de toată lumea, să ducă la un asemenea deziderat. În cele ce urmează vom aborda un asemenea studiu de caz, un PMO „minimalist”, dacă mi se permite simplificarea, tocmai pentru a demonstra cât de uşor se poate trece peste imobilitatea ce caracterizează acest demers. Şi, pentru a păstra magia dată de cifre, ne vom opri la 3 lucruri pe care, dacă le respectăm, putem spune că am reuşit, cu resurse şi sudoare minime, să avem în sfârşit acel PMO mult dorit.

Centralizare versus dezorganizare

Primul termen asupra căruia ne oprim este centralizarea. Una dintre probleme de bază pe care le avem în project management este dezorganizarea. Zic de bază, pentru că ea apare sub diferite forme: informaţii inconsistente, comunicare proastă sau neclarităţi şi neînţelegeri. De multe ori, nu lipsa informaţiei este problema adevărată ci indisponibilitatea ei. Termenul indisponibilitate se declină în mai multe feluri: fie este prea complicat să căutăm informaţia respectivă, fie nu reuşim să o găsim repede şi nu mai insistăm, fie pur şi simplu nu suntem conştienţi de existenţa ei, pentru că nu ne-am lovit niciodată de ea. Centralizarea presupune în primul rând stocarea tuturor informaţiilor referitoare la proiecte într-un singur loc. Fără fişiere salvate pe desktop sau în inbox. Fără documente modificate şi re-modificate fără o evidenţă a versionării. Ci doar un simplu spaţiu în reţea, pe un server central sau într-un sistem electronic specializat. Aplicaţiile informatice abundă în beneficii pentru lucrul centralizat la proiecte. Nu este nevoie decât de puţină disciplină, autoimpusă sau, de ce nu, impusă prin reguli şi reglementări. Al doilea element important al centralizării îl reprezintă structurarea. Odată stocate, informaţiile trebuie să fie aduse la un numitor comun, care să fie standardul respectat de toată lumea. Un exemplu foarte simplu poate fi ceva de genul: toate informaţiile despre costurile proiectului se stochează în fişiere Excel. Sau: toate informaţiile trimise către stakeholderi se trimit pe email sub forma unui fişier PDF ataşat şi apoi stocat într-un folder anume. Lucrurile simple sunt cele care aduc cea mai mare eficienţă.

„Nu lipsa informaţiei este problema adevărată, ci indisponibilitatea ei“

Formalizare şi documentare

Al doilea element se referă la formalizare. Fără să ne dăm seama, foarte multe informaţii despre proiect scapă în afara unei flux formal. Este vorba, de exemplu, despre informaţiile pe care le dăm pe telefon unui sponsor care vrea să ştie cum evoluează proiectul. Activitatea în sine, de informare a unui stakeholder, deşi s-a întâmplat, iar persoana respectivă şi-a obţinut informaţia necesară, nu a fost înregistrată nicăieri. Nefiind înregistrată nu poate fi dovedită şi nici evaluată.Pentru a formaliza cu succes un proiect este nevoie în primul rând de documentare. Altfel spus, de a menţiona în scris tot ce este relevant pentru proiect. Chiar dacă uneori poate părea muncă în plus, cum ar fi activitatea de scrie într-un document că unui stakeholder i s-au comunicat telefonic anumite informaţii. Din păcate, mult prea multe informaţii rămân în capetele oamenilor, ceea ce îi face indispensabili pentru proiect, ceea ce le dă o nejustificată putere de negociere. Trebuie să captăm toate informaţiile existente şi să le aşezăm în scris, disponibile pentru toţi cei interesaţi. Al doilea element important al formalizării este template-izarea. Mi se pare că niciun cuvânt românesc nu poate exprima atât de bine faptul că, uneori, poţi folosi nişte elemente predefinite care îţi standardizează şi uşurează considerabil munca. Pentru fiecare document, schimb de informaţii sau proces trebuie să existe nişte template-uri predefinite. Dacă vi se pare că activitatea de a crea template-uri este complicată sau nu aveţi timp pentru aşa ceva, există şi o variantă mai simplă, recomandată chiar. După un prim proiect, eliminaţi informaţiile sensibile din documentele folosite şi salvaţi-le într-un loc centralizat. Şi astfel, cu fiecare nou proiect, adăugaţi noi template-uri. Cu fiecare nou template, idea de PMO începe să prindă contur din ce în ce mai mult.

Elementul cheie: Autoritatea

Trioul magic se încheie cu autoritatea, al treilea element care defineşte un PMO.Adevărul este că toate lucrurile de mai sus, indiferent cât de utile par, sunt complet inutile dacă aplicarea lor este defectuoasă. Iar pentru a le aplica într-un mod corespunzător este nevoie de impunere. Aşadar, atât pentru aceasta, cât mai ales pentru a putea lucra eficient cu resursele, PMO-ul are nevoie de autoritate. Şi aici sunt două modalităţi de a o dobândi. Prima este cea pe care o aşteptăm cu toţii şi anume să fim investiţi cu autoritate. Dacă acest lucru nu se întâmplă, şi de obicei nu se întâmplă, atunci trebuie să ne construim noi autoritatea cu fiecare nou proiect, cu fiecare interacţiune cu oamenii din proiect şi din afara lui. Nu există scuză pentru lipsa de autoritate. Nu o ai, indiferent cum faci rost de ea, nu ar trebui să conduci proiecte şi cu atât mai puţin PMO-uri.
Cu ceva vreme în urmă, cineva îmi arăta nişte proiecte la care lucra şi am fost foarte impresionat de modul cum îşi organizase toate informaţiile despre proiecte şi cum interacţiona cu fiecare om din proiect. Era un singur om cu un laptop, dar, cumva, reuşea să aibă sub control şi să fie informat despre toate proiectele la care lucra. Nu i-am spus-o de teamă să nu o ia drept glumă, dar mă tot gândeam „ce PMO simplu şi eficient are omul ăsta”!



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite