Criterii de selecţie a unei soluţii DM
![](Images/gray_1x1.jpg)
Procesul de selecţie a unei aplicaţii IT nu este unul facil, iar apelul la consultanţă se poate dovedi, în multe cazuri, util. Cu toate acestea, pentru numeroase companii mici şi mijlocii consultanţa reprezintă, în principal, un cost suplimentar greu de justificat încă din primele etape ale procesului. În asemenea cazuri, efortul intern poate reprezenta o soluţie, într-o fază iniţială, dacă este direcţionat şi controlat cu atenţie.
În algoritmul logic al implementării unui sistem de Document Management – ca, de altfel, pentru orice aplicaţie informatică de business –, procesul de identificare a unei soluţii capabile să răspundă unor nevoi specifice este în strânsă interdependenţă cu cel de găsire a unui partener de implementare. Este evident că doar decelarea aplicaţiei nu reprezintă decât jumătate de răspuns şi că, fără a găsi un „prestator“ cu competenţe reale şi capabil să răspundă eficient cerinţelor clientului, efortul acestuia din urmă este inutil.
Cu toate acestea, în condiţiile în care pe piaţa locală există o ofertă destul de variată pe zona aplicaţiilor DM, demararea procesului de implementare prin identificarea soluţiei reprezintă un start corect. Urmând ca, ulterior, să fie analizate argumentele potenţialilor parteneri de implementare – cost, competenţe, referinţe pe plan local, suport etc.
Identificarea cerinţelor
Pentru a avea datele necesare trierii soluţiilor din piaţă este necesară însă, în prealabil, o etapă de analiză internă care să permită identificarea şi definirea clară a criteriilor iniţiale de selecţie. Practic, în această etapă se definesc, generic, principalele cerinţe la care trebuie să răspundă soluţia.
Este o etapă ce nu poate fi sărită, mai ales că oferă un alt avantaj important – analiza permite decelarea punctelor sensibile de pe traseul parcurs de informaţie în cadrul companiei, a procedurilor defectuoase şi a erorilor existente. Practic, se pot identifica astfel o serie de măsuri de eficientizare şi se conturează principalii indicatori de performanţă care trebuie monitorizaţi. Este un element care îşi va demonstra pe deplin utilitatea în etapele ulterioare ale procesului de implementare, respectiv în discuţiile cu vendorul/implementatorul soluţiei.
Procesul de analiză internă poate reprezenta o problemă dacă, în cadrul companiei, nu există competenţe specifice. O posibilă soluţie într-un astfel de caz poate fi apelul la o firmă de consultanţă independentă, cu experienţă pe zona proiectelor DM. Totuşi, specialiştii în domeniu susţin că, în cazul companiilor de dimensiuni medii şi mici, procesul de analiză poate fi realizat şi prin efort intern, pe baza unor chestionare relativ simple.
Structura şi logica acestora este evidentă. Astfel, într-o primă fază trebuie găsite răspunsuri la câteva întrebări elementare, precum:
- numărul de angajaţi a căror activitate presupune lucrul cu documente (şi departamentele în care activează aceştia);
- volumul mediu de documente vehiculat în cadrul companiei (zilnic, săptămânal, lunar, anual, pe departamente etc.);
- tipurile de documente cu care se lucrează (cu specificaţii pe fiecare departament) şi chiar formatul acestora, în cazul special al birourilor de proiectare, topografie etc.;
- cerinţele vizavi de durata de viaţă a documentelor (timpul cât trebuie acestea păstrate, conform normelor legale existente);
- măsurile de securitate existente în cadrul companiei (sau cele care ar trebui să existe) vizavi de lucrul cu documentele, dar şi reglementările existente în domeniul de activitate al companiei.
Sunt doar câteva întrebări dintr-o serie care poate fi extinsă, în funcţie de necesităţile companiei. Răspunsurile la aceste întrebări reprezintă criterii utile în procesul de selecţie al aplicaţiei DM. Şi care sunt de ajutor şi în definirea concretă a necesităţilor reale ale companiei de la o astfel de soluţie. Un ajutor binevenit având în vedere multitudinea de opţiuni şi funcţionalităţi pe care o aplicaţie DM le poate oferi, dar care nu sunt cu adevărat necesare (se face astfel o diferenţiere primară între opţiunile „must have“ şi cele „nice to have“).
Întrebări complementare
În afara condiţiilor schiţate mai sus, mai sunt o serie de criterii care trebuie luate în considerare. Spre exemplu, trebuie analizată oportunitatea integrării soluţiei DM cu celelalte sisteme informatice existente (cum ar fi soluţiile ERP sau CRM) sau cu anumite module ale acestora (WMS, SFA etc.).
Sau necesitatea integrării aplicaţiei DM cu portalul companiei, astfel încât anumite categorii de documente să fie accesibile partenerilor şi angajaţilor din alte sucursale, sau chiar clienţilor finali. Rezultă astfel condiţia compatibilităţii cu o anumită infrastructură software. Dar există şi cea a compatibilităţii aplicaţiei DM cu infrastructura hardware existentă în cadrul companiei. Deşi proiectele DM nu implică, în general, cerinţe ridicate pe zona hardware, acestea nu pot fi neglijate. Dacă, de exemplu, volumul de documente care trebuie arhivat zilnic este unul mare, este necesară luarea în calcul a creşterii capacităţii de stocare, dar şi achiziţionarea unor echipamente de capturare a informaţiei (cu softul aferent) performante. Mai ales dacă este necesară şi arhivarea electronică a volumului de documente acumulat de companie anterior implementării. Situaţie în care există şi opţiunea apelării la un furnizor extern de servicii cu competenţe în acest domeniu.
Un alt element care trebuie luat în calcul în procesul de selecţie al soluţiei este nivelul de scalabilitate al acesteia. Care trebuie să acopere optim atât posibilele creşteri de volum al documentelor, cât şi ale numărului de utilizatori. Creşteri care au impact direct asupra costului total de proprietate (TCO – Total Cost of Ownership). Apoi, nivelul de customizare al aplicaţiei reprezintă un alt element important, care trebuie analizat cu atenţie. De exemplu, posibilitatea definirii de workflow-uri ad-hoc, fără a apela la suportul vendorului, sau a definirii de alerte şi notificări etc. Personalizarea şi dezvoltarea ulterioară a soluţiei, în funcţie de necesităţile companiei, sunt alte elemente care pot creşte, în timp, TCO-ul. Aceste două criterii sunt strâns legate de nivelul de suport pe care îl oferă vendorul soluţiei şi/sau partenerul de implementare.
![](Images/gray_1x1.jpg)
Parerea ta conteaza:
![](Images/gray_1x1.jpg)
![](Images/gray_1x1.jpg)