Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Cum definim misiunea unui proiect

21 Mai 2012




Cătălin Tiseac,
Director Executiv PMSolutions

Înainte ca orice activitate să poată demara în cadrul unui proiect, echipa trebuie să lucreze împreună şi să stabilească finalitatea pe care proiectul trebuie să o aibă. Membrii echipei trebuie să aibă aceeaşi înţelegere asupra misiunii, viziunii, scopului şi obiectivelor proiectului, aspecte care trebuie stabilite formal în documentele de iniţializare ale proiectului. În multe situaţii, persoanele implicate în derularea unui proiect spun: „ştim ce avem de făcut“, fără a avea însă şi o evaluare completă a tuturor aspectelor care definesc proiectul. Acest lucru face ca, încă de la început, şansele de reuşită ale proiectului să fie substanţial diminuate.

În marea lor majoritate, proiectele au rolul de a rezolva o anumită problemă pe care o entitate o percepe, într-un anumit context dat. Atunci când ideea proiectului ia naştere, persoanele care pun bazele lui au însă tendinţa de a evita să ia în considerare însăşi problema care a determinat necesitatea proiectului, în esenţa ei, şi trec direct la discutarea modalităţii de rezolvare percepute. Aceasta este însă una dintre cele mai mari greşeli care pot fi făcute în procesul de definire a unui proiect. Modul în care definim problema determină modul cum vom reuşi să o rezolvăm şi, de aceea, este foarte important să avem o definire corectă şi completă a problemei înainte de a trece la detalierea modalităţii de rezolvare a sa.

De foarte multe ori, problema este definită folosind direct caracteristicile soluţiei de rezolvare, cel puţin aşa cum această soluţie este percepută. Spre exemplu: „Am o problemă, serverul s-a defectat, iar aplicaţiile companiei mele nu mai pot fi utilizate. Cum îl înlocuiesc, pentru că nu am bani în buget să fac acest lucru?“

Problema identificată este „Cum înlocuiesc serverul?“. Însă problema reală este, la nivelul ei de bază, faptul că aplicaţiile nu mai pot fi utilizate de către companie. Această problemă poate fi rezolvată prin achiziţionarea unui nou server, dar şi prin instalarea aplicaţiilor pe un server dintr-un centru de date, pus la dispoziţie de un furnizor specializat, sau prin repararea serverului defectat. Faptul că nu există bani în buget pentru achiziţionarea unui server nou este o problemă reală, însă este foarte important să distingem între problema fundamentală cu care organizaţia se confruntă şi celelalte probleme situate pe alte niveluri de prioritate.

Am auzit mai demult un manager spunând într-o şedinţă oamenilor din departamentul său: „Compania a cheltuit foarte mulţi bani ca să implementeze această aplicaţie şi nimeni nu o utilizează. Dacă începând de mâine nu lucraţi în aplicaţie, atunci am să găsesc alţi oameni care să facă acest lucru.“ Este clar modul în care acest manager a identificat/definit problema: „oamenii din departamentul lui nu vor să utilizeze aplicaţia“. Însă, având în vedere faptul că nimeni din departamentul lui nu folosea aplicaţia, este foarte probabil ca acesta să înţeleagă problema într-un mod greşit. Poate că aplicaţia nu dispune de toate funcţionalităţile necesare, poate că utilizatorii nu sunt instruiţi corespunzător să utilizeze aplicaţia sau poate că aplicaţia mai mult îi încurcă în activitatea lor decât să-i ajute. Este foarte puţin probabil ca toţi oamenii din departament să fie pur şi simplu dezinteresaţi de utilizarea aplicaţiei. Acel manager a definit însă problema din perspectiva propriei percepţii asupra efectului, iar în mintea sa aceasta este direcţia pe care trebuie să insiste pentru a-şi rezolva problema. Problema va persista însă chiar dacă managerul respectiv va înlocui tot personalul, deoarece el nu a analizat cauza reală a problemei pe care o percepea.

Oamenii definesc uneori problema ca pe o ţintă sau un obiectiv

Ţinta în sine nu reprezintă problema. Existenţa unor obstacole care împiedică atingerea unei ţinte poate determina o problemă. Rezolvarea problemei înseamnă însă identificarea modului în care sunt abordate aceste obstacole, care pot fi depăşite, evitate sau înlăturate.

Să presupunem că o companie îşi propune la nivel strategic să-şi extindă operaţiunile într-o nouă zonă geografică. Managerul acelei companii stabileşte ca o necesitate imediată deschiderea unui birou într-un oraş din acea zonă. Astfel, el identifică problema în acest mod: „trebuie să găsim un loc în care să putem să ne desfăşurăm activitatea“. Dacă o să-l întrebăm care este misiunea lui, răspunsul lui o să fie: „să deschidem un birou în acea zonă geografică“. Şi dacă îl întrebăm care este viziunea lui, răspunsul va fi aproape acelaşi: „un nou birou în oraşul X“. Fără nicio îndoială, acest manager se găseşte însă într-o stare de confuzie. Toate declaraţiile sale sună la fel. Pentru a putea rezolva problema, el trebuie mai întâi să înţeleagă diferenţa între cele două întrebări.

Aşa cum am arătat anterior, problema o reprezintă obstacolul în atingerea unei ţinte. Să presupunem că-l întrebăm pe manager cum va măsura faptul că problema a fost rezolvată. Probabil ne va spune: „vom avea un birou în noua zonă, unde ne vom putea derula activitatea“. Care este punctul de
plecare? Nu are acel birou. Diferenţa între a dispune de acel birou şi a nu-l avea reprezintă problema. Ea poate fi enunţată simplu: „nu avem un birou în care să ne desfăşurăm activitatea“. Într-adevăr, aceasta este definiţia corectă a problemei.

Este însă orice configuraţie bună pentru noul birou? Bineînţeles că nu. Biroul trebuie să aibă o anumită suprafaţă, să dispună de infrastructura corespunzătoare, să reprezinte un mediu de lucru motivant pentru personal şi să fie în apropierea unor facilităţi importante. Aceste caracteristici reprezintă viziunea asupra biroului în care să-şi desfăşoare activitatea. Atunci când managerul va găsi o locaţie care să îndeplinească toate, sau majoritatea, acestor caracteristici, atunci el îşi va atinge ţinta. Acesta este rolul viziunii - ea defineşte ce trebuie efectiv realizat.
Misiunea managerului este aceea de a identifica o locaţie care să corespundă viziunii lui. Generalizând, misiunea unui proiect este întotdeauna aceea de a îndeplini viziunea. Realizând acest lucru se rezolvă problema care a fost definită.

Viziune vs problemă

Am prezentat în graficul anexat diferenţele între misiune, viziune şi problemă. În lumea reală însă, aproape niciodată acestea nu sunt definiţie în această ordine. Ca manager de proiect, şeful sau clientul vostru o să vă spună „aceasta este misiunea proiectului“, fără să precizeze care este problema care a determinat apariţia necesităţii proiectului. Este posibil însă ca, în urma unor discuţii avute cu persoanele cheie din proiect, viziunea acestora să poată fi identificată, cel puţin la nivel de schiţă. Primul lucru care trebuie făcut într-un proiect este acela ca echipa să definească aceste aspecte într-un mod în care acestea sunt înţelese şi acceptate de către toţi cei implicaţi.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite
Panouldebord
Tocmai pentru identificarea şi definirea cât mai corectă a problemelor într-un mod colaborativ am construit site-ul http://panouldebord.ro . Consider că atât la nivel social cât şi organizaţional oamenii trebuie în primul rând să-şi înţeleagă problemele şi cauzele care le-au generat şi abia apoi să le rezolve. Iar pentru ca o problemă să fie cât mai corect definită ar fi bine ca fiecare să-şi exprime punctul de vedere. Dacă apoi rezultatul agregat din contribuţiile fiecăruia este accesibil oricui, cred că asta poate funcţiona ca un vector de deschidere a conştiinţei fiecăruia. Sunt foarte curios ce părere aveţi de site.
01 Noiembrie 2012, 11:05:28