Revista >> Mai-Iunie 2012 [Nr. 145] >> Project Management

Managementul de proiect într-o corporaţie

Luiza Sandu

21 Mai 2012

Noi oportunităţi de afaceri, schimbări de procese, schimbări de reglementări, apariţia unor tehnologii noi sunt doar câţiva din factorii declanşatori care determină iniţierea unor proiecte într-o corporaţie. În acelaşi timp, mai multe proiecte şi idei de proiecte se bat pentru finanţare şi prioritizare, iar companiile trebuie să gestioneze aceste cereri multiple de resurse menţinându-şi activitatea la aceiaşi parametri de funcţionare.

Departamentele de programe sau de proiecte sunt des întâlnite în companiile mari; în companiile mai mici acest rol este susţinut de o singură persoană. Departamentul de proiecte este responsabil cu supervizarea tuturor proiectelor şi cu coordonarea activităţilor repartizate fiecărui proiect în parte din întreaga companie. Acest departament stabileşte un cadru simplu şi bine definit care propune o abordare etapizată pentru toate proiectele şi monitorizează şi raportează conducerii stadiul portofoliului de proiecte al companiei. De asemenea, acest departament are rolul de a consilia managerii de proiect individuali.

Într-o corporaţie, proiectele individuale nu sunt ceva ieşit din comun. Managementul de proiect individual presupune atât abilităţi interpersonale extraordinare, cât şi de management structurat. Pare complicat, însă, dacă urmaţi câteva principii simple, puteţi livra un proiect de succes, la timp şi în limita de buget aprobată.

Primul pas în demararea ideii dumneavoastră de proiect este obţinerea aprobării din partea conducerii. Pentru acest lucru trebuie să pregătiţi o propunere care identifică nevoile de business şi beneficiile ulterioare. Găsirea unui sponsor din echipa de management care să adere la proiectul dumneavoastră, deşi nu e esenţială, va da credibilitate ideii şi îi va oferi o şansă mai mare de a fi selectată din lista proiectelor sau ideilor concurente pentru finanţare.

Un proiect - şase etape

Consultanţii în project management spun că, odată ce aţi primit aprobarea de a începe, fiecare proiect va parcurge şase etape. La finalul fiecărei etape, proiectul este reevaluat şi revalidat. Fiecare final de etapă presupune şi luarea unei decizii dintr-o listă de trei: proiectul va trece în etapa următoare, va fi amânat sau anulat.

De aceea, este foarte utilă pregătirea unui plan de suport, pentru a fi prezentat comisiei de evaluare sau echipei de management. Pe lângă informaţii noi legate de stadiul în care se află proiectul, acest plan ar trebui să conţină informaţii care ajută factorii de decizie să valideze faptul că proiectul e în continuare viabil, că încă reprezintă o prioritate şi că finanţarea lui ar trebui să continue.

Fezabilitatea reprezintă prima etapă a proiectului. Reprezintă o analiză formală a propunerii şi conţine o evaluare detaliată asupra planurilor de afaceri existente. După studiul de fezabilitate, urmează definirea şi planificarea şi în această etapă este finalizat obiectivul proiectului şi sunt pregătite planuri detaliate în ceea ce priveşte responsabilităţile, resursele, riscurile, termenele limită, evenimentele importante, bugetele şi costurile. Angajamentul acţionarilor este critic pentru succesul proiectului, iar din planul de proiect ar trebui să facă parte şi o strategie de comunicare şi angajament.

Folosirea unor echipe interdepartamentale care să lucreze la proiect poate, de asemenea, ajuta în dărâmarea barierelor în ceea ce priveşte cooperarea şi poate pregăti proiectul pentru o implementare de succes. Majoritatea timpului alocat pentru proiect este folosit în aceste două etape. Înţelegerea rezultatelor cerute şi planificarea clară a unei căi de atingere a obiectivelor sunt esenţiale pentru finalizarea proiectului la timp şi în limitele stabilite ale bugetului. Atunci când proiectele nu se încadrează în timpul şi bugetul alocat este pentru că nu s-a alocat timp suficient etapelor de fezabilitate şi planificare.

Odată stabilit un plan clar, proiectul poate trece rapid la următoarea etapă. Etapa de execuţie include dezvoltarea şi testarea soluţiei.

După aproximativ trei luni de la închiderea proiectului se face o nouă analiză şi se realizează un raport final asupra performanţelor şi beneficiilor de business, care este livrat managementului.