Revista >> Iulie-Septembrie 2012 [Nr. 147] >> Managerial tools

Managementul performanţei în proiecte

Luiza Sandu

06 August 2012

Până de curând, managementul performanţei s-a focalizat exclusiv pe angajaţi, măsurând contribuţia fiecăruia în cadrul companiei. Este ceea ce numim evaluarea performanţei. În prezent, managementul performanţei este considerat esenţial în strategia unei companii, fiind un proces integrat, care nu se focalizează doar pe evaluarea angajaţilor, ci şi pe evaluarea modului în care organizaţia – prin procesele şi proiectele sale – îşi atinge obiectivele propuse. Altfel spus, se urmăreşte activ alinierea şi realizarea obiectivelor individuale şi a celor organizaţionale.

Ce înseamnă şi cum obţinem performanţa în proiecte?

Atâta vreme cât în proiecte se aplică managementul de proiect, acesta trebuie să acopere şi aspectele legate de managementul performanţei în proiectele respective.

„La ce ne gândim când zicem managementul performanţei? Primul pas stă în definirea termenilor. În engleză, cuvântul performance înseamnă execuţia, realizarea unei sarcini, a unei activităţi. În română, performanţă înseamnă să iei medalia de aur la Olimpiadă, înseamnă realizarea unor activităţi excepţionale. Să luăm un exemplu. Care este diferenţa între a face sport şi a face sport de performanţă? Pentru unii, a face sport înseamnă a ieşi două ore la tenis, dintre care 30 de minute de joc, restul la o terasă cu prietenii. Pentru alţii, înseamnă obţinerea unei anumite poziţii în clasamentul ATP. Putem spune că unii îşi ating obiectivele mai bine decât ceilalţi? În nici un caz. Ambii pot să îşi atingă obiectivele, doar că ele sunt diferite, sunt condiţionate de altfel de contexte şi necesită resurse diferite. De aceea, indiferent pe care dintre definiţiile prezentate le luăm în considerare, fie pe cea din limba engleză, fie pe cea din limba română, managementul performanţei înseamnă de fapt umărirea modului în care sunt (sau nu) atinse obiectivele”, precizează Simona Bonghez, membru al PMI Leadership Institute Advisory Group, trainer şi consultant în managementul proiectelor.

Atunci când vorbim despre managementul performanţei, obiectivele urmărite pot fi ale organizaţiei, pot fi derivate din obiectivele organizaţiei – ca de exemplu obiectivele unor departamente sau ale unor grupuri de persoane – sau pot fi derivate din obiectivele departamentelor, adică obiectivele individuale. Pentru fiecare dintre ele, organizaţia trebuie să ia măsurile adecvate. Trebuie să le definească, să urmărească modul în care sunt puse în aplicare, să le evalueze şi să le recompenseze, pozitiv sau negativ.

Managementul performanţei la nivel de proiect

Organizaţia ar trebui să implementeze managementul performanţei astfel încât aspectele analizate la nivel de individ – stablirea obiectivelor, verificarea măsurii în care respectivele obiective sunt atinse, rezultatele pe care le obţine angajatul, evaluarea rezultatelor respective, plus recompensarea – să fie strâns legate de aspectele managementului performanţei la nivel de companie. Iar dacă obiectivele companiei sunt atinse prin realizarea unor proiecte, atunci evaluarea performanţei va trebui să includă neapărat modul în care au fost atinse obiectivele proiectelor.

„Ce înseamnă managementul performanţei la nivel de proiect? În primul rând o planificare a proiectului, adică stabilirea obiectivelor care vor trebui să fie atinse la finalul lui. Înseamnă monitorizare şi control pentru modul în care sunt obţinute rezultatele aşteptate, evaluarea rezultatelor şi recompensarea celor care au contribuit la realizarea lor. În oglindă cu aspectele urmărite în managementul performanţei pentru individ şi pentru organizaţie”, explică Simona Bonghez.

Proiectele se evaluează însă nu doar din perspectiva modului in care şi-au atins obiectivele, ci şi luând în considerare impactul lor asupra organizaţiei. Au fost aceste obiective relevante, atingerea lor a contribuit la realizarea strategiei organizației?

Evaluarea performanţelor în proiecte

„Când discutăm despre organizaţii şi schimbările care au loc în organizaţii, inerent discutăm despre proiecte, ceea ce înseamnă că organizaţia trebuie să evalueze obiectivele indivizilor, departamentelor, organizaţiei şi din perspectiva activităţii care se desfăşoară în proiecte. Putem însă afirma cu siguranţă că obiectivele stabilite pentru o persoană într-un departament sunt aliniate în totalitate cu obiectivele aceleiaşi persoane trasate în cadrul proiectului în care este implicată? Nu întotdeauna. Priorităţile departamentului pot să difere de priorităţile dintr-un proiect. Şi atunci ce evaluăm şi când? Ce evaluează organizaţia în momentul în care persoana A este membru al unei echipe de proiect, dar lucrează şi în departament şi mai ales când o face? La sfârşitul anului sau la încheierea proiectului? În mod uzual, în majoritatea organizaţiilor, evaluările au loc la sfârşitul anului şi ele includ obiectivele fixate la începutul anului respectiv, plus competenţele angajaţilor. Însă nu întotdeauna aceste obiective plus competenţe corespund cu ceea ce ţi se cere ţie în proiecte, iar acest lucru naşte frustrări. Te aştepţi ca lucrând în cinci proiecte, rezultatele tale să fie evaluate în funcţie de modul în care ai colaborat la realizarea proiectelor respective, iar la sfârşitul anului, când se face în mod tradiţional evaluarea, cineva să analizeze rapoarte din cinci proiecte. Ei bine, lucrul acesta nu se întâmplă întotdeauna şi duce la scăderea motivării personalului implicat în proiecte. În mod automat, scad şi performanţele lor în proiecte”, menţionează Simona Bonghez.

Există şi organizaţii care au schimbat paradigma evaluării. Guvernul SUA foloseşte o modalitate diferită de evaluare a membrilor echipei de proiect insistând asupra modului de colaborare între ei.

„Evaluezi membrii echipei, dar nu îi evaluezi doar ca indivizi, cât de bine au lucrat, care sunt competenţele lor, ci iei în considerare în special cât de bine au lucrat împreună cu colegii, incluzându-l aici şi pe managerul de proiect. În evaluarea acestuia din urmă se poate aplica şi metoda feedback-ului de 360 de grade. Acest lucru înseamnă să te autoevaluezi, tu manager de proiect, după care să obţii evaluare de la colegi, echipa de proiect, client şi alţi stakeholderi relevanţi. Analiza evaluărilor îţi dă o perspectivă completă şi corectă asupra performanţelor tale. Pentru feedback-ul de 360 de grade e importantă identificarea corectă a scalei relevante şi explicarea fiecărui nivel din scala respectivă”, mai spune Simona Bonghez.

Rolul HR-ului în managementul performanţei

În organizaţiile orientate spre proiecte, rolul departamentului de resurse umane este determinant în aplicarea unui management al performanţei corect.