Revista >> Iulie-Septembrie 2012 [Nr. 147] >> Business Solutions

Managed Print Services, argumente, beneficii, provocări

Radu Ghitulescu

06 August 2012

Soluţiile şi/sau serviciile de print management nu reprezintă o noutate pentru piaţa locală. Dar, cel puţin până acum 2-3 ani, erau considerate a fi rentabile doar pentru companiile de dimensiuni mari, care vehiculează un volum important de informaţie pe hârtie. Criza economică a fi trebuit însă să schimbe sensibil această optică, imperativul economiilor fiind universal. Am discutat această ipoteză, precum şi despre beneficiile concrete pe care MPS le poate oferi pieţei locale, cu reprezentanţii a trei jucători importanţi pe această piaţă, la nivel mondial: HP, Konica Minolta şi Xerox.

Economiile pe care gestionarea eficientă a parcului de imprimante şi copiatoare ale unei companii le poate oferi se situează între 1 şi 3% din cifra totală de afaceri a respectivei companii, conform unui studiu Gartner. Sunt costuri clare, respectiv pierderi, demonstrate prin studii de caz şi analize concrete, pe care însă nu toate companii le conştientizează. Şi asta chiar dacă criza economică prelungită le-a obligat să caute cele mai variate moduri de a realiza economii.

Să luăm un exemplu concret: „În urma implementării soluţiei Xerox, Emporiki Bank România şi-a redus costurile aferente echipamentelor de birou cu 25% încă din prima zi a contractului, şi-a optimizat costurile de administrare şi a îmbunătăţit gradul de satisfacţie a utilizatorilor. De asemenea, Xerox România a optimizat infrastructura de lucru cu documentele de birou în toate filialele Emporiki Bank din ţară. Cu ajutorul noilor echipamente, banca foloseşte mai multe documente electronice – prin scanare, copiere, e-mail şi fax trimis direct de pe e-mail – reuşind astfel să reducă la minimum cantitatea de hârtie folosită şi să se alinieze strategiei GreenBanking, un proiect iniţiat de Credit Agricole, ce presupune implicarea tuturor angajaţilor în protejarea şi conservarea mediului înconjurător“, explică Cătălin Bogdan, Services & Strategic Account Director Xerox România.

Cât contează „ordinul de mărime“?

Un sistem coerent şi omogen de control şi monitorizare a modului în care sunt utilizate imprimantele şi copiatoarele dintr-o companie şi/sau apelarea la serviciile unui furnizor de servicii de Print Management (MPS) pot reduce aceste pierderi, generând economii semnificative. În plus, astfel, se pot realiza câştiguri de eficienţă reale şi creşte nivelul de securitate al datelor.

Deşi aceste beneficii sunt evident, multe companii consideră că „discuţia“ despre soluţii şi/sau servicii de Print Management face sens doar în cazul companiilor mari şi care vehiculează un volum important de informaţie pe hârtie.

„Indiferent de cât de mare sau de mică este o companie, dacă ea deţine o infrastructură de imprimare cu un număr prea mare de echipamente, dispersate în locaţii diferite, şi nu are control asupra securităţii informaţiilor şi documentelor sale, o soluţie de print management îi va fi cu siguranţă de ajutor. Tocmai de aceea, HP a dezvoltat un portofoliu de soluţii şi servicii de administrare a imprimării pentru o gamă variată de clienţi, deservind atât companii mici şi mijlocii, cât şi companii foarte mari şi din zone geografice diferite. Dacă ar fi să vorbim despre un portret al clientului obişnuit de servicii de administrare a imprimării, am vorbi despre o companie care doreşte să deţină un avantaj competitiv pe piaţa pe care îşi desfăşoară activitatea, să îşi îmbunătăţească productivitatea şi securitatea fluxurilor de informaţii şi, nu în ultimul rând, să valorifice mai bine fondurile de care dispune prin reducerea costurilor operaţionale. Privind lucrurile din această perspectivă, este uşor să înţelegem de ce orice companie din orice industrie poate apela cu succes la acest tip de servicii“, explică Cristian Gîlmeanu, Head of Managed Enterprise Services, HP IPG România.

Opinie susţinută şi de Cătălin Bogdan, Xerox România, compaie care lansat recent o suită de servicii cu care adresează cu precădere companiile mici şi mijlocii: „Serviciile de management al documentelor sunt eficiente pentru toate companiile, indiferent de mărime. După 15 ani în care am reuşit să construim un portofoliu puternic de clienţi pe segmentul serviciilor, concentrându-ne în mod special pe companii mari locale şi multinaţionale, acum ne consolidăm poziţia şi în rândul IMM-urilor, care reprezintă o sursă de creştere importantă pentru noi. Experienţa de până acum ne arată că serviciile Xerox sunt foarte bine primite şi că putem replica succesul înregistrat în acest sector de piaţă. Luna trecută am lansat Xerox Partner Print Services (XPPS): servicii de imprimare prin parteneri – un program care-şi propune să sprijine afacerile clientilor finali, în special ale IMM-urilor, oferindu-le servicii de management al documentelor, prin intermediul reţelei de parteneri. Prin acest program, IMM-urile vor avea aceleaşi avantaje de care se bucură marile companii: acces la tehnologii performante fără investiţii majore şi de suport tehnic permanent, sisteme complexe de control şi securizare a datelor, productivitate sporită şi economii semnificative de timp şi bani.“

Radu Arvu, Business Development Group Manager Konica Minolta Business Solutions România, susţine că orice companie o interesată de controlul costurilor de producţie a documentelor, optimizarea şi adaptarea continuă a soluţiei la necesităţile companiei este un potenţial client de servicii şi/sau soluţii de Print Management: „Toate companiile care generează volume de printare au nişte costuri asociate acestor operaţii, unele mai mari, altele mai mici. Acesta este întotdeauna punctul de plecare în analiza nevoilor de printing, şi nu neapărat dimensiunea companiilor. Noi avem câteva pachete standard care se adresează tuturor dimensiunilor de business, nu numai celor din domeniul financiar-bancar, care, de regulă, au un volum important de printare.“

Argumente concrete

Principalul argument invocat în favoarea soluţiilor şi/sau serviciilor de Print Management sunt reducerile de costuri pe care le asigură acestea. Dar argumentul economiilor a devenit, cu precădere din 2008, un element comun în pledoariile tuturor vendorilor de soluţii IT, indiferent de domeniul de aplicabilitate al acestora. Factorul diferenţiator al furnizorilor de soluţii/servicii MPS rezidă în faptul că economiile promise pot fi evaluate cu o marjă de eroare mult mai redusă şi demonstrate concret rapid. În plus, există o serie de beneficii „secundare“ deloc neglijabile.

„În funcţie de soluţia aleasă, reducerile pot ajunge chiar până la 30% din costul total (TCO), o valoare medie situându-se undeva în jur de 20%. Totodată, clientul beneficiază de un control al acestor costuri şi de pârghiile necesare pentru a face corecţiile necesare. Securitatea este, de asemenea, un alt beneficiu important, atât din punctul de vedere al utilizatorului final, cât şi din punctul de vedere al companiei. Şi aici nu vorbesc doar de păstrarea confidenţialităţii informaţiei, ci chiar de capacitatea de a funcţiona a respectivei companii, de «business continuity». Accesul la tehnologia de ultima generaţie este un alt câştig. Pe de o parte vorbim de posibilităţile de integrare cu alte soluţii IT şi optimizarea fluxurilor de documente, lucru care aduce economii în zona operaţională, o reducere de volum şi o creştere a calităţii informaţiei. Pe de altă parte vorbim despre un consum redus de resurse în ceea ce priveşte energia electrică şi hârtia, reducerea emisiilor de carbon, aceste aspecte fiind foarte importante pentru mediul în care trăim“, explică Radu Arvu, Konica Minolta.