Revista >> Octombrie - Noiembrie 2012 [Nr. 149] >> Managerial tools

9 sfaturi pentru delegarea în project management

Luiza Sandu

25 Octombrie 2012

A ști să delegi sarcini este o calitate crucială în managementul de proiect și nu numai. Mulți dintre cei care conduc proiecte se tem să delege. Le este teamă că, dacă fac acest lucru, atunci proiectul nu va fi dus la bun sfârșit în mod corespunzător. Că va depăși bugetul sau timpul alocat. Acest tip de manageri de proiect nu au încredere în colaborare și în munca de echipă, trebuie să realizeze singuri majoritatea sarcinilor și să le supervizeze direct pe restul.

Însă delegarea trebuie făcută corect. Managementul de proiect depinde de delegare datorită legii diviziunii muncii: o singură persoană sau echipă concentrată asupra unei sarcini este mai eficientă și mai productivă, decât o singură persoană care încearcă să jongleze cu sarcini multiple. Unii specialiști în project management afirmă chiar că managerul care gestionează cel mai puțin e cel mai bun.

Managementul de proiect care are succes este cel care se bazează pe colaborare și muncă în echipă. Iar delegarea corectă a sarcinilor într-un proiect duce la întrepătrunderea armonioasă a acestor elemente. La ce ar trebui să fie atent un manager de proiect atunci când deleagă sarcini? Iată câteva sfaturi de la specialiștii în management de proiect:

1. Nu fiți vag.
Dacă sunteți implicat într-un proiect și trebuie să delegați sarcini, trebuie să fiți foarte clar în ceea ce privește sarcinile și perioada de timp în care acestea trebuie duse la îndeplinire și la ce trebuie să se aștepte cei care le duc la bun sfârșit. Descrierile vagi conduc la rezultate ciudate și eșecuri.

2. Asigurați-vă că termenele limită pe care le stabiliți sunt realiste.
Ele trebuie să fie realiste și posibil de îndeplinit pentru oamenii pe care îi alegeți să realizeze anumite sarcini. Desigur, atunci când delegați, trebuie să vă asigurați că atribuiți sarcinile care trebuie îndeplinite persoanelor potrivite, dar și că oamenii pe care i-ați ales sunt disponibili.

3. Furnizați toate informațiile necesare.
De asemenea, indicați celor pe care i-ați ales să îndeplinească anumite sarcini și alte resurse utile pe care le-ar putea folosi, astfel încât să-și finalizeze activitățile la timp. Ceilalți colegi din echipă s-ar putea dovedi de un real ajutor în acest sens.

4. Ca manager de proiect trebuie să fiți disponibil.
Membrii echipei trebuie să vi se poată adresa cu orice întrebare sau problemă în legătură cu proiectul sau sarcina alocată. Mai mult decât atât, aceștia trebuie să răspundă pentru ceea ce fac. Cereți-le rapoarte periodice, însă nu abuzați de acest lucru. Pentru proiectele care se întind pe o durată mai mare de timp, un raport de activitate săptămânal ar trebui să fie suficient.

5. E de la sine înțeles că delegați sarcini pentru că nu aveți timpul necesar de a vă ocupa singur de toate activitățile.
E foarte posibil ca, din cauza faptului că sunteți depășit de multiplele sarcini la care lucrați să nu puteți furniza instrucțiuni explicite oamenilor din subordine. În această situație, este indicat să stabiliți o persoană de contact, care să fie mâna dumneavoastră dreaptă și care să aibă rolul de a-i informa corect pe membrii echipei în legătură cu sarcinile care le-au fost alocate. Uneori, până și supervizarea unui proiect trebuie delegată. Dacă este posibil, atribuiți acest rol cuiva cu experiență în coordonarea proiectelor sau în tipul de activitate impus de proiect.

6. După ce ați împărțit rolurile și sarcinile, amintiți-vă să nu interveniți foarte mult.
Permiteți-le oamenilor implicați în proiect propriul spațiu creator. Dați-le voie să vină cu propriile idei și chiar cu sugestii despre cum ar putea să îmbunătățească anumite lucruri. Ceea ce contează este să obțineți rezultatele scontate. Desigur, trebuie să aveți ultimul cuvânt atunci când e vorba de unele schimbări propuse, însă nu este cazul să fiți tiranic.

7. Instituiți un sistem de raportare alternativ.
Pe lângă raportul săptămânal de activitate, instituiți un sistem de raportare alternativ. Este important să aveți acces permanent la informații și să fiți la curent cu progresul proiectului, însă nu faceți din acest sistem un factor perturbator. Membrii echipei de proiect ar trebui să poată înregistra cu ușurință actualizările, fără să fie nevoiți să vă facă o vizită. În acest fel, este mai productiv atât pentru ei, cât și pentru dumneavoastră.

8. Păstrați un jurnal.
Însemnați fiecare detaliu legat de progresul proiectului. Un astfel de jurnal vă ajută să fiți mai organizat și vă permite să reverificați orice amănunt.