Revista >> Noiembrie - Decembrie 2012 [Nr. 150] >> Business Solutions

BPM, un catalizator al modelului de business

Radu Ghitulescu

28 Noiembrie 2012

Sistemele de Business Process Management sunt aplicaţii concepute pentru a valorifica optim măsurile luate în vederea eficientizării proceselor de business. Succesul lor depinde însă de modul în care o organizaţie adoptă şi asimilează gestiunea proceselor de business ca disciplină de management.

Procese optimizate, agilitate, decizii corecte, previziune, identificarea centrelor de cost şi realizarea de economii, venituri mai mari, angajaţi mai motivaţi şi clienţi mulţumiţi. Sunt dezideratele fireşti ale oricărei companii din întreaga lume, indiferent de ordinul de mărime şi domeniul de activitate. Însă, pentru numeroase organizaţii, aceste obiective nu trec de stadiul dorinţă, în pofida eforturilor susţinute făcute pentru transpunerea lor în practică.

Unul dintre principale motive pentru care dezideratele aminitite nu se materializează în timpul scontat – sau, uneori, deloc – se datorează modului ineficient în care companiile încearcă să-şi atingă aceste obiective. Iar specialiştii susţin că, cel mai frecvent, de vină este abordarea tradiţională a eficientizării, bazată pe optimizarea activităţii fiecărui departament dintr-o companie, fără a ţine însă cont de restul business unit-urilor şi de necesitatea integrării activităţii într-un tot unitar, funcţionând în conformitate cu obiectivele de business.

Studiile de caz din întreaga lume demonstrează că astfel de strategii „izolaţioniste“ sunt o eroare frecventă în cazul companiilor de dimensiuni mari şi medii, cu procese de business complexe şi numeroase, care necesită un efort continuu pentru a fi armonizate. Un efort îndeobşte atribuit top-managementului, dar care adesea depăşeşte capabilităţile acestuia.

Motivele care fac ca acest model tradiţional să se perpetueze sunt numeroase. Cert este însă că există un răspuns eficient la această provocare: Business Process Management (BPM).

Poate că pentru numeroşi manageri cu vechime BPM reprezintă un truism, din moment ce gestionarea proceselor de business reprezintă obiectul lor de activitate cotidian. Pentru a elimina orice dubiu se impune o precizare: BPM reprezintă o „disciplină“ a managementului. Şi ca orice disciplină are definiţii, principii, metodologii, reguli, bune practici etc. Mai mult chiar, dispune şi de o soluţie informatică dedicată, BPM Systems (BPMS), concepută pentru a facilita punerea în practică a măsurilor luate în vederea eficientizării proceselor de business.

Definiţie şi obiective

Aşa cum aminteam, BPM este un subiect vast, care dispune de un amplu volum de literatură de specialitate. De aceea mă rezum aici doar la enunţul definiţiei funcţionale a BPM, aşa cum este ea dată de către BPMinstitute.org: „Business Process Management defineşte, optimizează şi gestionează end-to-end procesele de business dintr-o companie în scopul atingerii a trei obiective majore: claritatea în direcţiile strategice; alinierea la resursele companiei; îmbunătăţirea disciplinei în operaţiunile de zi cu zi“. (BPMinstitute.org este nominalizată în „2012 Forrester Wave report BPM Training and Certification Programs“ ca fiind unul dintre liderii pieţei de training pe zona BPM.)

Diferenţele majore pe care le aduce BPM faţă de abordarea tradiţională (managementul performanţei focusat pe fiecare departament) rezidă în faptul că propune o abordare integrală, cross-function, la nivelul întregii organizaţii. Este un efort complex, care implică monitorizarea, evaluarea, măsurarea şi optimizarea constantă a tuturor proceselor desfăşurate în cadrul unei organizaţii.

Revenind însă la definiţii şi formulările consacrate, BPM are printre principalele obiective: îmbunătăţirea productivităţii, creşterea agilităţii, asigurarea conformităţii cu standardele şi politicile companiei, accelerarea nivelului de inovare în cadrul organizaţiei etc.

Beneficiile BPMS

Obiectivele enumerate nu diferă mult de dezideratele amintite în debutul acestui articol, doleanţe fireşti ale oricărei companii. Ceea ce este însă diferit este modul în care Business Process Management asigură atingerea acestor deziderate, efort uşurat semnificativ prin intermediul soluţiilor informatice dedicate, BPMS.

În primul rând, adoptarea managementului proceselor de business ca strategie şi implementarea unei soluţii de tip BPMS contribuie la creşterea vitezei de reacţie a companiei, prin automatizarea procesului decizional la nivel operaţional. Astfel, prin eliminarea încărcării generate de procesele repetitive, managerii pot identifica şi lua deciziile importante mult mai rapid.