Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Cum a evoluat Primăria Braşov de la hârtie la documente electronice

28 Noiembrie 2012



În 2005, deputatul Varujan Pambuccian, la acea vreme şeful Comisiei IT&C a Camerei Deputaţilor, estima că pentru a evolua în administraţia publică „de la obligatoriu pe hârtie, la obligatoriu în formă electronică“ va fi nevoie să treacă 10 ani. Nu mai e mult până în 2015 şi există deja exemple de bune practici în acest domeniu. Cum ar fi cel al Primăriei Braşov, pe care ni l-a detaliat Gabriela Vlad, Şeful Serviciului IT din această instituţie.



Când şi cum a început procesul de trecere de la hârtie la forma electronică în Primăria Braşov?

Am pornit în 2005 cu o soluţie de management de documente, care se adresează întregii instituţii, dezvoltată pe următoarea idee: Centrul de Informaţii pentru Cetăţeni (CIC) preia documentul şi îl trimite mai departe către servicii. La acel moment, documentele erau trimise ca informaţii, ca metadate, către servicii, nu şi cu imaginea şi cu documentul scanat. Ulterior, am îmbunătăţit situaţia prin achiziţionarea de scanere de mare viteză şi soluţii OCR (Optical Character Recognition).

Care sunt procedurile implementate?

Cetăţeanul vine la CIC, care este singurul punct de contact cu cetăţeanul, depune documentul şi primeşte un cod de bare – care se lipeşte pe documentul ce rămâne la primărie –, apoi i se dă un număr de înregistrare şi pleacă mai departe. Codul de bare lipit pe document funcţionează şi ca separator de documente, conţine an, lună, dar principala lui funcţie este de a ataşa documentul scanat la numărul de înregistrare. Documentul rămâne la CIC până când este preluat de către serviciile din primărie şi, ulterior, scanat. Prin aceeastă procedură, angajaţii, când ajung în birou, pot vizualiza instant documentele, pe baza drepturilor de acces acordate fiecărui angajat/serviciu. Acum, prin proiectul de arhivare electronică, în care toate documentele sunt prelucrate printr-o soluţie OCR, se pot vizualiza nu doar documentele ataşate la numărul de înregistrare, dar se pot face şi căutări asociative complexe în arhivă.

Câte documente sunt procesate anual?

Noi avem, în medie, anual, 100.000 de numere de înregistrare în primărie la CIC. Fiecare număr de înregistrare are cel puţin două documente, unul de intrare şi unul de răspuns, pentru că se ataşează un fişier cu multe pagini. De exemplu, cererea de urbanism sau autorizaţia de construcţie sunt dosare întregi de pagini, dar noi constituim cererea cetăţeanului într-un singur fişier. Răspunsul se ataşează din nou la număr, se conexează la un alt număr şi, mai mult decât atât, acum se şi ocerizează documentele în arhivă.

Care au fost principalele criterii care v-au ghidat în alegerea soluţiei software şi a componentelor hardware?

Am ales o soluţie completă, nu ne-am limitat la un scaner de sine stătător, ci l-am integrat într-o soluţie de scanare, în care s-au setat o mulţime de caracteristici. Nu ne-am orientat către o soluţie de sine stătătoare şi apoi să ne gândim cum să o integrăm. Astfel, am căutat scanere de mare viteză, cu performanţă ridicată, dar am urmărit şi alte caracteristici: să poată să scaneze codul de bare indiferent unde este aplicat pe document, să poţi predefini să nu preia paginile goale, să nu rezulte un volum foarte mare al documentului scanat, pentru că atunci îţi trebuie spaţii de stocare imense etc. Am ales şi soft şi hardware împreună, nu le-am luat separat, pentru că noi, în general, ne orientăm spre soluţii integrate. De la început am stabilit o serie de criterii: să poată fi integrat în soluţia de management al documentelor, echipamentul fizic să corespundă soluţiei software, alcătuind un pachet de soluţii funcţionale, orientate către client, deci spre necesităţile noastre. Un alt criteriu important a fost flexibilitatea. De exemplu, soluţia are posibilitatea de a folosi scanere care nu sunt integrate în licenţele respective pe toată soluţia. Putem folosi şi scanere de sine stătătoare, dar documentele se ataşează manual, nu mai intră pe fluxul de lucru.

Care sunt departamentele din primărie care utilizează cel mai mult această soluţie?

Direcţiile mari cărora ne-am adresat noi au fost direcţia tehnică, urbanism şi patrimoniu. De aceea, când am ales locaţia sălii de scanare am încercat s-o poziţionăm cât mai aproape de ei. Am stabilit un program de lucru, astfel încât angajaţii din departamente au anumite ore stabilite. Colegii din servicii au o anumită oră la care vin şi-şi preiau documentele şi, înainte de a merge la ei în birou, trec pe la centrul de scanare unde îşi scanează toate documentele din ziua respectivă, care instantaneu se ataşează la numărul de înregistrare, deja înregistrat în sistem de către colegii din CIC.

Care este bucla de închidere a acestui flux de lucru?

Documentul este procesat în termenul legal, se scanează răspunsul şi apare în sistem, iar cetăţeanul poate solicita la CIC sau poate vizualiza pe portal informaţii despre stadiul cererii. Prin proiectul „Primăria la un click distanţă“ am creat acest portal, care permite cetăţeanului să îşi vizualizeze, în contul său, atât partea patrimonială, de taxe şi impozite, cât şi toate solicitările făcute către primărie, poate depune acte, poate primi răspunsuri etc. Sunt documente care pot fi depuse şi prin portal: se scanează şi se depun online, fără ca cetăţeanul să se mai deplaseze la primărie. De exemplu, pentru certificatul de urbanism de informare am făcut un flux complet, prin care cetăţeanul îşi adaugă cererea şi copiile după documente şi le introduce în portal, acestea merg pe fluxul de lucru intern şi la final cetăţeanul îşi poate vizualiza certificatul pe portal şi îl primeşte în original prin poştă. În cazul în care cetăţeanul nu are cont în portal, dar totuşi vrea să-şi vadă stadiul rezolvării documentului lui, primeşte automat din CIC un cod de acces şi intră pe portal în mod neautentificat, introduce codul de acces şi vede doar informaţiile asupra stadiului de rezolvare al solicitării sale – e în lucru, e rezolvat, e expediat etc.


Opinia Specialistului
Cerinţele specifice administraţiei publice

Monica Iatan,
Key Account Manager Sector Public Xerox România

„În cele mai multe cazuri, cerinţele instituţiilor din administraţia publică din România se concentrează îndeosebi pe achiziţionarea de echipamente de scanare mici şi medii, cu ajutorul cărora să poată digitiza documente din arhiva lor istorică. Există însă şi cazuri, mai rare, în care o astfel de instituţie are nevoie de scanere performante, cu funcţii deosebite, existente doar pe echipamente de nişă. De regulă, astfel de scanere sunt solicitate atunci când trebuie procesate documente mai vechi, delicat de manevrat, documente cu statut special sau cu valoare istorică. Software-ul necesar în acest caz este unul de gestionare şi de editare a imaginii în sine, de optimizare a procesului de scanare şi a produsului finit. Observăm un interes în creştere şi pentru plasarea de echipamente de scanare în punctele cheie de intrare a documentelor în instituţie, în registraturi sau în departamentele cu flux mare de documente interne, scopul fiind acela de a crea un sistem electronic de gestiune a documentelor, în paralel cu fluxul de hârtie obişnuit. În acest caz, ideal este să existe o conexiune între echipamentul de scanare şi un sistem de management al documentelor, care să permită arhivarea, gestionarea şi regăsirea facilă a documentelor scanate. Nu de puţine ori se întamplă ca, înainte de implementarea unui asemenea proces, clienţii să nu ştie detaliile despre cerinţele funcţionale de care au nevoie în cadrul acestui sistem. De aceea, primul pas pe care îl facem împreună cu clienţii noştri din acest sector este identificarea fluxurilor de lucru cu documentele din cadrul instituţiei, a acelor criterii după care să se indexeze fiecare tip de document în parte, a drepturilor pe care să le aibă fiecare utilizator în sistem etc. Având în vedere că, statistic, se observă o creştere a numărului de pagini tipărite şi copiate în cadrul tuturor entităţilor economice şi administrative, adoptarea unei soluţii de management electronic al documentelor se dovedeşte, pe zi ce trece, din ce în ce mai utilă, chiar stringentă.“



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite