Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Cloud Computing >> Public Cloud >> Stiri si comunicate

Educativa alege Office 365 si dubleaza productivitatea angajatilor

12 Decembrie 2012



Cu un nucleul de antreprenori format în 2004, Educativa a organizat primul târg internațional de universități din România (RIUF, 2005). A lansat serviciul gratuit de consiliere pentru studii în străinătate (EDMUNDO, 2007). A continuat să creeze produse și servicii noi pentru elevi, studenți și instituții educaționale (e.g. Admitere Online, Hotpot, Universalio și Reviro) și este astăzi unul dintre cele mai cunoscute branduri de servicii educaționale, cu o rețea ce acoperă zeci de mii de elevi și studenți și sute de școli și universități. În mod curent, compania are 20 de angajați permanenți și câțiva zeci de colaboratori activi în mai multe orașe din țară. Rețeaua este formată din peste 60 universități din Europa și din SUA cu care Educativa are semnate protocoale de colaborare și câteva sute de licee din România în care sunt promovate produsele și serviciile companiei. Formele de interacțiune cu elevii și studenții diferă, de la a răspunde la peste 25.000 de cereri de informații realizate la nivelul anului 2011-2012, la consiliere directă oferită unui număr de 3.200 de elevi, din care peste 1.100 au aplicat și au fost admiși într-un program universitar internațional. În cazul serviciului EDMUNDO, monetizarea afacerii se face prin comisioanele de marketing și promovare pe care universitățile partenere le plătesc în funcție de numărul de studenți care finalizează cel puțin un semestru de studii.

Pentru cei 20 de angajați ai Educativa, e-mail-ul este principalul instrument de lucru deoarece susţine comunicarea atât cu elevii interesaţi de consiliere, cât şi cu universităţile partenere. Totodată, compania folosește intens newsletter-ul ca metodă de promovare și comunicare. Principala aplicație software utilizată de către angajații Educativa, încă de la înființare, este Microsoft Outlook, în două scopuri principale: corespondență electronică și structurarea comunicării și a documentelor aferente fiecărui elev/student consiliat. "Pierdeam lead-uri importante deoarece o bună parte din corespondență era tratată ca spam. Era o frustrare generală, deoarece munceam intens pentru colectarea informațiilor și identificarea potențialilor clienți/beneficiari, trimiteam foarte multe mesaje dar nu aveam rezultatele și beneficiile așteptate" afirmă Bogdan Kochesch, Business Manager Educativa.

Pasul următor a fost, pe de o parte, trecerea la o soluție specializată pentru trimiterea de newsletter-e și, în al doilea rând, alegerea unei noi soluții pentru corespondența realizată de către angajații Educativa. Pentru acest al doilea scenariu, Educativa a ales un serviciu în cloud, evitând o soluție on-premises cu cheltuieli de capital peste bugetul de investiții al Educativa. După o analiză sumară, bazată cu precădere pe costuri, Educativa a ales Google Apps și a trecut la integrarea Gmail cu Microsoft Outlook, proces finalizat rapid și pus în practică pentru o perioadă de câteva luni.

De la Google Apps la Office 365

Trecerea la Google Apps nu a rezolvat însă problemele funcționale pe care le avea compania. În lipsa unei integrări native între serviciul Gmail și Microsoft Outlook, au apărut probleme de sincronizare între aplicația client și serviciul online. "Mesajele nu plecau către destinatar sau plecau deşi aparent rămâneau în Outbox şi prin urmare utilizatorii trimiteau de mai multe ori acelaşi mesaj etc. Pentru aceste aspecte nu aveam o soluţie, iar renunţarea la Outlook nu erau o opțiune. Chiar am făcut un test, și am folosit exclusiv interfaţa din Gmail dar ne-am dat seama rapid că nu putem lucra eficient", afirmă Bogdan Kochesch. O altă încercare a fost adopția SugarCRM ca instrumente pentru managementul dosarelor elevilor/studenților consiliați și a relațiilor cu universitățile partenere, însă nici această soluție nu a furnizat rezultatele așteptate. Din momentul disponibilității comerciale în România în 2011, Office 365 a contat ca o alternativă la Google Apps pentru Educativa. În urma unui test gratuit a Office 365 timp de 30 de zile, obținut prin intermediul site-ului www.office365.ro, Educativa a început colaborarea cu PRAS Consulting, partener Microsoft, pentru implementarea Office 365 și a abandonat Google Apps după 10 luni de utilizare.

Trecerea la Microsoft Office 365 a adus companiei o soluție de e-mail complet funcțională, care a înlăturat toate nemulțumirile și oferă facilități suplimentare pentru gestiunea activității. Principalul beneficiu al proiectului a fost dublarea productivității echipei prin gestiunea de către fiecare consilier a unui număr mai mare de contacte. Creșterea de productivitate a fost determinată, pe de o parte, de folosirea fluentă a serviciului de e-mail, iar, pe de alta, de eliminarea erorilor și a redundanței la editarea multiplă a documentelor. Prin utilizarea Office 365, numărul de contacte active gestionate de fiecare consultant a crescut, cu aproximație, de la 300 la 600. Deasemenea, prin alegerea unui serviciu in cloud Educativa a eliminat costurile cu infrastructura, mai ales că opțiunea unui proiect on-premises era excusa, achiziția, configurarea și întreținerea unui server fiind prea costisitoare prin comparație cu un serviciu ca Office 365. "Suntem o compania mică și nu ne permitem cheltuieli mari cu IT-ul; utilizând însă un serviciu ca Office 365 ce nu implică o investiție iniţială, ci doar plăți lunare, ne-am conservat bugetul și, prin urmare, putem derula noi proiecte, cum ar fi unul de implementare a unei soluții de CRM", considera Bogdan Kochesch.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite