Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Captura, primul pas spre eficienţă în Document Management

29 Decembrie 2012



„Paperless office“ reprezintă, încă, un concept utopic pentru extrem de multe companii din întreaga lume. După aproape patru decenii de când „Business Week“ a lansat această idee revoluţionară, hârtia continuă să „facă legea“. Reducerea vrafurilor de dosare este însă posibilă, dacă se fac alegerile potrivite încă din faza de capturare a documentelor.
Imposibilitatea renunţării totale la hârtie este un adevăr incontestabil, cel puţin la momentul actual, recunoscut de majoritatea companiilor de pretutindeni. Mai ales în condiţiile în care legislaţia stipulează clar obligativitatea păstrării „originalelor“.
Dar, dacă renunţarea este imposibilă, scăderea volumelor de documente în format fizic este un deziderat tangibil. Şi totuşi, în pofida informatizării accelerate a proceselor de business şi a creşterii ratei de penetrare a sistemelor electronice de gestionare a documentelor, organizaţiile conştientizează din ce în ce mai acut faptul că volumele de hârtie cu care operează nu descresc proporţional cu valoarea investiţiilor şi a eforturilor făcute. Ba dimpotrivă, chiar cresc, în unele cazuri.

Erori frecvente

Principala cauză a acestei probleme este reprezentată de ineficienţa (şi/sau inexistenţa) strategiei de management al documentelor din cadrul organizaţiilor. Ineficienţă care porneşte chiar de la primul nivel, cel al procesului de capturare/digitizare a documentelor, considerat adesea un proces simplu, care nu necesită prea multă atenţie, prin urmare nici investiţii importante.
Numeroase companii care implementează un sistem de management al documentelor neglijează partea de captură a documentelor, pe care o expediază lapidar la capitolul „necesar hardware”, concentrându-se asupra unor strategii şi obiective generale. Fără a se concentra pe obţinerea de rezultate concrete, direct cuantificabile. Desigur, obiective precum conformitatea cu normele în vigoare, accesul rapid la informaţie, posibilitatea partajării accesului la documente etc. sunt importante, dar, dacă acestea nu pot fi transpuse în termeni concreţi precum economii de costuri şi câştiguri măsurabile de productivitate, reuşita întregului proiect este compromisă.
Însă, pentru a putea avea un sistem de management al documentelor solid, fiabil şi, mai ales, eficient, companiile trebuie să înceapă de la nivelul procesului de captură. Pentru care trebuie stabilite politici şi reguli clare, în concordanţă cu strategia de document management urmărită.
Astfel, una dintre primele reguli care trebuie implementate – dar care adesea e ignorată – este că nu orice document care intră într-o companie trebuie automat scanat. Specialiştii susţin că, din această cauză, aproape 50% din conţinutul scanat în cadrul companiilor reprezintă informaţie inutilă (volumul de documente nestructurate care intră într-o companie nu este deloc neglijabil). Ceea ce duce la creşterea volumelor de date stocate, cu costurile aferente, şi lungirea timpului necesar identificării informaţiilor cu adevărat necesare şi/sau importante. Motivul pentru care acest fenomen are un grad de incidenţă extrem de crescut este foarte simplu: oamenii care se ocupă cu scanarea documentelor nu vor să piardă timpul şi/sau să-şi bată capul separând informaţia reală de cea inutilă.
Un al doilea element care contribuie semnificativ la scăderea eficienţei procesului de captură este reprezentat de erorile apărute în operaţiunea de indexare. Fie că este realizată automat sau manual, indexarea trebuie făcută înainte ca documentul electronic să fie stocat în sistem sau să intre în fluxurile de documente. Indexarea creează metadatele esenţiale care permit utilizatorilor să poată identifica, localiza şi accesa documentul în timp util.
Sunt doar două probleme care, ignorate, pot genera probleme reale, afectând direct eficacitatea actului decizional, prin faptul că este blocat accesul la informaţiile cu adevărat relevante.

Investiţiile, un rău necesar

Un alt motiv frecvent al ineficienţei procesului de capturare este realizarea acestuia cu echipamente hardware învechite sau neadecvate necesităţilor reale. Realizarea de economii la capitolul „dotare“ – prin metoda „facem captura cu ce avem deja“ sau achiziţionarea celor mai ieftine scanere existente pe piaţă – are un impact direct. De exemplu, într-o organizaţie care are un flux ridicat de intrări de documente utilizarea unui scaner lent creează, inevitabil, sincope vizibile în productivitatea angajaţilor.
Alegerea celor mai ieftine echipamente nu este, de asemenea, o soluţie, pentru că limitează posibilităţile de utilizare ale noilor tehnologii, pe care din ce în ce mai mulţi producători de echipamente de scanare au început să le includă în pachete. Cum ar fi, de exemplu, foarte răspânditele aplicaţii OCR (Optical Character Recognition) sau mai avansatele ICR (Intelligent Character Recognition) şi OMR (Optical Mark Recognition). Sunt unelte extrem de utile, care alături de instrumentele de clasificare automată a documentelor (pe baza aspectului documentului, a conţinutului, a regulilor prestabilite etc.) şi a celor de extragere a metadatelor (după „coordonate“ prestabilite sau alte criterii) pot ameliora semnificativ performanţa întregului sistem de management al documentelor.
Însă, pentru a beneficia de aceste avantaje, este nevoie de investiţii. Un rău necesar, dacă se doreşte cu adevărat performanţă.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite