.jpg)
Academia Română a fost creată în 1866 pentru a cristaliza cele mai înalte valori intelectuale din provinciile românești într-o societate erudită menită să consolideze identitatea națională pe baza a patru componente esențiale: limbă și literatură, istorie, etnografie și cultură. La...
KeySoft DMS - Modulul Repository
Documentele pot fi grupate in directoare/ subdirectoare pentru care pot fi definite drepturi de vizualizare document, modificare, adaugare, stergere sau vizualizare istoric.
Exista multiple optiuni de adaugare a documentelor in aplicatie:
- apelând meniul aplicatiei (optiunea adauga);
- direct de la un scanner;
- efectuând drag&drop fisier peste aplicatie.
Se pot adauga multiple documente (cu sau fara structura de directoare) cu posibilitatea filtrarii lor dupa extensie sau documente speciale (metadocumente) care, fie reprezinta recipiente pentru gestionarea unitara a mai multor documente (contract + anexe) fie fac referire la documente existente numai in format fizic.
Aplicatia permite definirea de tipuri de documente si pentru fiecare tip de document se pot stabili reguli de codificare (denumire) ale acestora.
Modificarea documentelor din Repository se face doar prin intermediul aplicatiei, astfel se mentine consistenta documentelor. Documentele vor avea un istoric (cine, ce, când si de ce a realizat modificari). Fiecare modificare se va concretiza intr-o noua versiune a acelui document (versiune majora sau minora). Versiunile majore sunt versiunile publice pe care le poate vizualiza orice utilizator cu acest drept. Versiunile minore sunt versiuni intermediare care pot fi vizualizate doar de utilizatorii cu drept de modificare.
Se pot stabili termene de valabilitate pentru documente, expirarea acestora fiind semnalizata vizual iar accesul la ele va fi restrictionat.
Una din functionalitatile esentiale ale aplicatiei este posibilitatea de a adauga informatii aditionale (proprietati) nelimitate ca numar, definibile de catre utilizatori si structurate pe categorii ce pot fi asociate tipului de document.
Regasirea documentelor se face utilizând un motor de cautare multicriteriala ce poate utiliza operatori logici intre criteriile de cautare. Cautarea se poate face dupa:
- numele documentului;
- cuvinte cheie;
- starea documentului;
- tipul documentului;
- continutul documentului “full text”;
- proprietatile aditionale definite de catre utilizator.
TNT Express, componenta a concernului international TNT N.V., este liderul european in distributia prin curierat expres, intern si international, logistica si servicii internationale de expediere. Pe piata romaneasca, compania isi mentine aceleasi standarde inalte de performanta, prin dezvoltarea permanenta a serviciilor oferite clientilor nostri si prin adoptarea celor mai eficiente solutii la problemele din aceasta industrie in care rapiditatea este cuvantul cheie.
Lunar, la TNT Romania sunt emise aproximativ 13.000 facturi fiscale, cu o medie de 3 pagini pentru fiecare factura, precum si peste 30.000 de avize de expeditie (AWB). Aceste documente sunt arhivate fizic si pastrate, conform legislatiei in vigoare, o perioada determinata de timp in adevarate depozite. Datorita volumului foarte mare de documente, cautarea si identificarea fizica a unei facturi si a AWB-ului corespunzator, intr-un timp cat mai scurt, sunt activitati aproape imposibil de realizat iar astfel de solicitari apar din ce in ce mai des.
Solutia la aceasta problema a fost implementarea aplicatiei KeySoft DMS – Modulul Repository. Prin intermediul acestei aplicatii, documentele sunt scanate cu echipamente de mare viteza, obtinandu-se astfel o copie fidela (poza) in format electronic. Permitand definirea de zone pentru recunoasterea caracterelor, seria/numarul documentelor este OCR-izat iar aceasta informatie devine o proprietate a documentului. Scanarea si recunoasterea caracterelor se face pagina cu pagina, iar KeySoft DMS recompune, intr-un singur fisier, documentele cu multiple pagini.
Periodic, dupa inregistrarea documentelor in aplicatia contabila, KeySoft DMS preia informatii aditionale despre documente si va insera aceste informatii ca proprietati (data documentului, client, corelatii intre documente – factura fiscala, AWB). Aceasta operatiune reprezinta si o verificare a faptului ca scanarea documentelor s-a efectuat corect.
Odata astfel „depozitate”, cautarea documentelor dupa informatiile atasate lor devine o joaca de copii, deoarece aplicatia KeySoft DMS permite cautarea multicriteriala utilizand operatori logici. Documentul este regasit mult mai repede, poate fi tiparit sau poate fi trimis in format electronic catre solicitant. Reducerea timpului de raspuns la o astfel de solicitare a unui client este absolut remarcabila, iar calitatea relatiei cu acesta creste semnificativ.
Consultanta si suportul acordat cu profesionalism de catre specialistii companiei Key Soft, adaugarea permanenta de noi functionalitati sunt ingrediente ce au dus la crearea unei relatii de succes intre TNT Romania si Key Soft.
Parerea ta conteaza: 
