Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Multifuncţionalele, o soluţie universal valabilă?

27 Iunie 2013



Strategia de identificare a centrelor de cost şi găsirea soluţiilor optime de realizare a economiilor ar trebui să oblige companiile să acorde atenţia cuvenită costului total de deţinere pentru echipamentele de copiere şi printare. Cu toate acestea, rareori se face un efort real de identificare a cerinţelor la nivelul companiei şi de alegere a soluţiei optime din oferta abundentă existentă pe piaţă.

În majoritatea cazurilor, IT-ul se concentrează exclusiv pe aspecte mai tehnice – de genul configurare de servere , arhitecturi de stocare, politici de securitate, virtualizare etc. – şi nu prea alocă timp şi atenţie identificării unui echipament de copiere şi imprimare adecvat nevoilor companiei. Se ratează astfel oportunitatea realizării unor economii deloc neglijabile. Dar care nu sunt vizibile atât timp cât în companie nu se pune problema managementului centralizat al parcului de echipamente de copiere şi printare.
Este însă de ajuns să se realizeze o simplă monitorizare a modului în care se utilizează echipamentele de imprimare şi copiere din cadrul unei companii şi să se descopere că nivelul cheltuielilor generate de producerea de documente nu este deloc neglijabil. Există studii care susţin că majoritatea companiilor ajung să cheltuiască până la 3% din veniturile anuale pentru producerea de documente. (Conform IDC, costul mediu asociat cu crearea, captarea, depozitarea, recuperarea, împărţirea şi tipărirea documentelor în cadrul unei companii poate ajunge până la 5-10% din veniturile totale din vânzări.)

Elemente primare de selecţie

Punctul de pornire în alegerea unui echipament de imprimare îl reprezintă identificarea volumului majoritar de printare – text, grafică, fotografie –, fiecare din aceste trei categorii impunând cerinţe specifice. Deşi adoptarea acestor criterii de triere este un element logic, a cărui pertinenţă este evidentă, specialiştii consideră că este adesea ignorat. O situaţie care se datorează, în bună măsură, atât ofertei abundente existente pe piaţă, cât mai ales promovării agresive a echipamentelor multifuncţionale (Multifunction Printer – MFP), care oferă funcţionalităţi de imprimare, copiere, scanare şi/sau fax.
Din punct de vedere al preţului, echipamentele MFP reprezintă la momentul actual cea mai populară alegere în rândul companiilor de dimensiuni medii şi mici. Dar care ar putea să nu reprezinte soluţia optimă pentru o companie sau pentru anumite departamente ale acesteia, care au nevoi specifice care necesită echipamente dedicate. De exemplu, în majoritatea cazurilor, departamentul de registratură se va descurca mult mai bine cu un scaner de mare viteză, decât cu un echipament MFP mai lent. La fel de probabil este că departamentul de vânzări şi cel de marketing vor prefera un echipament de printare color de calitate, unui multifuncţional, în timp ce pentru contabilitate o imprimantă alb-negru de mare viteză poate reprezenta răspunsul optim. Sunt exemple concrete, care demonstrează clar că soluţia răspunsului unic nu este întotdeauna cea mai eficientă pentru că nu acoperă cerinţele reale.

Preţ, viteză, volum şi conectivitate

Dincolo de aceste considerente, oricât s-ar vorbi de eficienţă, optimizare, calitate etc., trebuie recunoscut că preţul reprezintă criteriul esenţial în rândul companiilor de dimensiuni medii şi mici. Însă, în luarea deciziei, nu trebuie să se ţină cont doar de costul iniţial de achiziţie, ci şi de costul total de deţinere a echipamentului (Total Cost of Ownership - TCO). Iar aici este imperios necesar să fie luat în calcul atât costul consumabilelor, cât şi cel al serviciilor de mentenanţă, service post-garantie etc. (O dată ajunşi la acest capitol, este utilă şi identificarea unor potenţiali furnizori de astfel de servicii.)
Volumul mediu de printare lunar, care trebuie să includă şi perioadele de vârf, este un alt element de bază în procesul de triere. (De exemplu, unii specialişti recomandă alegerea unui echipament de imprimare care să poată printa lunar de patru ori mai mult decât estimarea iniţială.)
Viteza, unul dintre argumentele forţe invocate de marea majoritate a vendorilor, este un criteriu important, care trebuie însă corelat cu calitatea printului. (Viteza unei imprimante inkjet, de exemplu, diferă în funcţie de nivelul de calitate ales.)
Capabilităţile de conectare în reţea şi software-ul aferent sunt iarăşi elemente care nu trebuie neglijate din start, pentru a scuti bătăile de cap ulterioare. Instrumentele de management incluse reprezintă unelte utile, nu doar din punct de vedere al economiilor care pot fi realizate, ci şi al experienţei oferite utilizatorilor finali. La momentul actual, majoritatea echipamentelor de printare şi copiere oferă informaţii de management primar, cum ar fi statusul tonerului, consumul de hârtie, tipurile de probleme apărute etc. (Cele mai multe echipamente, în special cele laser, utilizează Simple Network Management Protocol, care facilitează instalarea echipamentelor de imprimare în reţea şi furnizează o serie de informaţii de bază.) Există însă producători care oferă soluţii mult mai complexe, care permit managemetul întregului parc de echipamente. De aceea, recomandarea specialiştilor este ca, în afară „atributelor hardware“, în procesul de selecţie şi identificare a echipamentul adecvat să fie luat în calcul şi acest aspect.
Mai nou introduse, capabilităţile de printare wirelless încep să aibă o priză din ce în ce mai mare în rândul utilizatorilor mobili. (Conform unui sondaj IDC realizat pe un eşantion de 1.480 de utilizatori finali, 52% din aceştia au declarat că posibilitatea de a printa direct de pe smartphone reprezintă o oportunitate reală.) Şi pentru că mobilitatea introduce un factor de risc major în ceea ce priveşte securitatea, este util să fie luate în calcul şi astfel de funcţionalităţi, dacă se doreşte securizarea la un nivel superior a accesului la datele critice.
Elementele enumerate mai sus pot reprezenta baza unei metode de selectie realiste, care trebuie detaliată ulterior, funcţie de necesităţile identificate în cadrul companiei.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite