Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Cāt pierde o companie cu stocarea datelor inactive?

03 Iulie 2014



Studiile statistice arată că, în medie, aproape 50% din totalul capacităţii de stocare deţinut de o companie este ocupat de date inactive. În cele mai bune cazuri, procentul poate scădea până la 40, maximum 30%. Ceea ce tot înseamnă un volum important de spaţiu ocupat ineficient, în condiţiile în care cerinţele organizaţiilor pe zona de stocare cresc de la an la an cu 30-50%, iar preţurile nu scad în acelaşi ritm.

Deşi eficientizarea strategiei de stocare este un obiectiv important pentru marea majoritate a organizaţiilor din întreaga lume, indiferent de ordinul lor de mărime sau aria de activitate, volumele de date nestructurate inactive – respectiv fişierele care nu au mai fost utilizate şi/sau modificate în decurs de câteva luni sau chiar ani – cresc într-un ritm accelerat, ocupând volume din ce în ce mai mari. Iar situaţia se deteriorează rapid, pentru că puţine organizaţii analizează şi optimizează modul în care sunt stocate astfel de date aflate în documente, e-mail-uri, imagini, înregistrări audio sau video etc.

Cele mai frecvente cauze
De ce păstrează companiile atât de multe date de care nu au nevoie efectiv? În primul rând, pentru că nu sunt sigure de ce date este posibil să aibă nevoie pe viitor, fie că este cazul unui banal control, al unui audit sau poate chiar al unui proces. Numeroase companii nu au o clasificare şi definire clară a categoriilor de date care trebuie „conservate“ pentru a respecta cerinţele în vigoare, şi atunci aplică soluţia cu cea mai mare acoperire: „mai bine să fie în plus, decât în minus…“. Un raţionament care se aplică identic şi în cazul în care se ia în calcul asigurarea continuităţii în caz de dezastru, dar când nu există o strategie reală pusă în practică, ci doar bune intenţii. Nu în ultimul rând, un motiv frecvent pentru care numeroase organizaţii păstrează Terabytes de date nestructurate inactive este acela că nu alocă timp pentru a determina care sunt volumele la care pot renunţa fără nicio problemă.

Sunt scenarii care se regăsesc, uneori simultan, în numeroase companii. Este incredibil cât de multe organizaţii ignoră problema datelor nestructurate inactive, fără a conştientiza faptul că, pe termen lung, păstrarea acestor date care nu mai servesc efectiv proceselor de business se traduce direct în creşterea costurilor de stocare. Vizibilitatea scăzută asupra acestui aspect, deloc neglijabil, se datorează şi faptului că în calculul costului stocării nu intră doar componenta hardware, ci şi cea software, precum şi cheltuielile legate de mentenanţă (hard şi soft), iar dacă stocarea se face într-un Data Center apar alte tipuri de costuri.

Perspective diferite
Studiile statistice arată că, în medie, aproximativ 50% din totalul capacităţii de stocare deţinut de o companie fără experienţă reală în domeniul eficientizării stocării este ocupat de datele nestructurate inactive. Iar în cazul companiilor „eficiente“, cu iniţiative transpuse în practică deja, procentul scade până la 40, maximum 30%.
Interesant este că percepţia companiilor asupra spaţiului irosit nu este conformă cu realitatea. Astfel, într-un sondaj realizat de către IDC pe un eşantion de peste 100 de manageri IT din organizaţii activând în varii industrii, doar 44% dintre aceştia au afirmat că stochează date nestructurate, iar din acestea doar 37% erau considerate inactive. Răspunsurile au diferit însă în funcţie de interlocutor – dacă erau întrebaţi direct responsabilii cu administratea spaţiului de stocare din cadrul companiilor respective perspectiva se schimba radical, valorile depăşind 50%.
O metodă simplă de a elimina subiectivismul aprecierilor constă în măsurarea volumului unui backup integral, care reprezintă unul dintre indicatorii de bază al nevoilor de stocare ale unei companii, din care se scade valoarea backup-ului incremental, care indică volumul de date care au suferit modificări. Prin diferenţa celor două valori se obţine un prim indiciu asupra volumelor de date inactive stocate de respectiva companie.

Unde se pierde şi cum se câştigă
Rezultatul obţinut mai sus nu reprezintă un indicator absolut, pentru că cerinţele de conformitate sunt numeroase şi variate, iar iniţiativele legale în acest domeniu se înmulţesc continuu. (Domeniul bancar şi cel al sănătăţii sunt două exemple elocvente în acest sens.)
Dar la fel de adevărat este că o strategie de stocare bazată pe raţionamentul „mai bine să fie în plus…“, deşi poate reprezenta o soluţie sigură pentru numeroase situaţii, nu este şi una eficientă. Să luăm un exemplu concret şi foarte frecvent, care se regăseşte în majoritatea organizaţiilor, indiferent de domeniul de activitate – păstrarea tuturor versiunilor unui document, cu toate modificările sale, când acest lucru nu este stipulat expres de nicio cerinţă legală, în locul versiunii sale finale. Este un fenomen cu un grad crescut de incidenţă, pentru că este mai simplu să stochezi totul, decât să implementezi şi utilizezi la nivelul întregii organizaţii o soluţie dedicată de monitorizare şi control a versiunilor, de exemplu. Însă, numai dacă luăm în calcul sutele de versiuni de oferte, documente de vânzare, prezentări şi fişiere Excel pe care mai toate companiile le păstrează fără a conştientiza clar acest lucru, devine evident că o astfel de aplicaţie poate salva Terabytes ocupaţi inutil. Prin urmare, aplicaţia respectivă îşi poate amortiza costul de investiţie rapid şi permite realizarea de câştiguri nu doar prin economii consistente la nivelul suportului de stocare, ci şi prin creşterea eficienţei angajaţilor, care pot găsi informaţia dorită mult mai rapid.
Exemplul de mai sus indică deja o posibilă rezolvare pentru problema datelor inactive: utilizarea unor soluţii de tipul Content Management (care să includă instrumente de lucru colaborativ, aplicaţii de versionare, definire de fluxuri de lucru, mecanisme de indexare, motoare de căutare etc.), pe baza cărora organizaţia să îşi stabilească o strategie de stocare şi arhivare, care să permită gestionarea întregii durate de viaţă a datelor de la crearea şi/sau capturarea acestora, până la ştergerea lor.
O a doua soluţie, care presupune un efort mai mic, dar şi alt tip de provocări, este cea a externalizării stocării către un furnizor de servicii capabil să identifice rapid volumele de date inac-tive şi să ofere soluţii optime pentru gestionarea acestora.
Ambele soluţii au avantajele lor, dar şi probleme specifice. Cert este că expectativa prelungită în alegerea unei soluţii de rezolvare a problemei datelor inactive nu înseamnă decât creşterea „notei de plată“ la final.

Un studiu relevant
National Science Foundation a realizat în 2008 un studiu în cadrul Universităţii California, pentru a analiza modul în care era utilizat un spaţiu de stocare de 22TB, folosit de către 1.500 de angajaţi ai universităţii. Rezultatele au arătat că 95% din fişierele stocate erau deschise de mai puţin de cinci ori în decurs de un an, peste 60% din fişiere erau redeschise la mai puţin de un minut de la prima deschidere, iar 76% din fişiere nu erau deschise mai mult de o persoană. Iar de acum 6 ani, volumele de stocare au crescut de câteva ori, la fel ca sursele de date nestructurate.


Ce pierderi genereaza datele inactive
Principalele provocări ge-nerate de stocarea datelor inactive sunt cauzate de:
Achiziţionarea de spaţiu suplimentar de stocare;
Asigurarea metodelor adec-vate de securitate şi a ce-rinţelor de conformitate;
Creşterea costurilor de management;
Asigurarea unui nivel de accesibilitate optim al datelor;
Identificarea celor mai eficiente metode de backup şi arhivare;
Alocarea de spaţiu suplimentar pentru noile echipamente de stocare;
Creşterea consumurilor de putere şi a costurilor cu răcirea.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite