Revista >> Septembrie - Octombrie 2014 [Nr. 168] >> Cercetare & Invatamant superior

6 greșeli frecvente care se fac în proiectele IT

Luiza Sandu

29 Septembrie 2014

Indiferent de experiența în project management sau de nivelul de cunoștințe și instruire, destul de mulți manageri de proiect repetă câteva greșeli comune atunci când gestionează proiecte IT. Specialiștii în project management au alcătuit o listă de șase greșeli frecvente care se fac în proiectele IT.

Nu contează metodologia pe care o aplică un project manager, spun specialiștii, însă, dacă fac următoarele greșeli, proiectul lor va fi cel mai probabil sortit eșecului.

1. Managerul de proiect stabilește termene limită nerealiste pentru echipă:
deși există anumite proiecte care necesită un termen limită strict, cele mai multe proiecte nu sunt condiționate de vreun termen anume. Stabilirea unor termene limită arbitrare pentru echipă demotivează echipa, iar membrii acesteia sunt nevoiți să facă multe ore suplimentare. Din această cauză, membrii echipei nu mai încearcă să rezolve eventualele probleme într-un mod creativ. Planificarea creativă și flexibilă poate îndepărta stresul cauzat de termenele limită nerealiste.

2. Li se permite schimbărilor accidentale să iasă de sub control:
deși majoritatea specialiștilor sunt de acord că nu întotdeauna putem opri schimbarea obiectivului unui proiect, trebuie să le explicați stakeholderilor care sunt costurile schimbării obiectivului. Uneori, schimbarea obiectivului poate transforma proiectul în cu totul altceva decât s-a intenționat la demararea lui.

3. Riscul nu este gestionat:
ignorarea riscului nu-l face să dispară. Conștientizarea riscului și luarea măsurilor pentru a-l contracara din timp pot cel puțin să ajute la minimizarea costurilor foarte mari de mai târziu. Riscurile și metodele de combatere a riscurilor trebuie identificate înainte ca proiectul să înceapă.

4. Echipa se confruntă cu o comunicare și colaborare slabă:
cu toată tehnologia care există în ziua de azi, managerii de proiect nu au nicio scuză pentru faptul că echipa de proiect nu comunică eficient, spun specialiștii. O aplicație de project management potrivită poate facilita colaborarea, iar un program de management de proiect online poate ajuta echipele de proiect care lucrează în diferite colțuri ale lumii să comunice și să colaboreze eficient.

5. Stakeholderii nu sunt implicați în proiect:
ținerea stakeholderilor la curent cu statusul proiectului este doar începutul. Adevărata provocare constă în convingerea lor să se transforme în „avocații“ proiectului și să conștientizeze ajutorul pe care îl pot oferi în finalizarea proiectului cu succes. Un stakeholder implicat ar trebui să poată ajuta managerii de proiect în toate fazele proiectului, mai ales în ceea ce privește aprobările care țin de top management.

6. Echipele de proiect lucrează cu scopuri și obiective nedefinite:
pentru a maximiza valoarea fiecărui proiect, acesta ar trebui să fie condiționat de un obiectiv strategic. Odată identificat, este critic ca toată lumea să cunoască valoarea strategică a proiectului la care lucrează. Cei mai mulți oameni vor să ia parte la ceva măreț. Cele mai multe proiecte IT au ca rezultat crearea de valoare adăugată afacerii, însă este un adevărat mister de ce atât de multe organizații neglijează să-și împărtășească viziunea cu angajații.

O altă greșeală a managerilor de proiect este să pornească de la ideea greșită că toate proiectele IT sunt la fel. Proiectele IT nu sunt la fel, iar IT-ul nu urmează un standard sau procese repetabile de project management.

Consultanții în project management adaugă și faptul că managerii de proiect au tendința să adopte scenariul cel mai bun dintre toate, ignorând realitatea: „Dacă vei întreba 10 manageri despre proiectele lor, vei afla că, «în afara unor mici probleme pe ici pe colo, echipa va pune totul cap la cap și îl va duce până la urmă la îndeplinire»“.