Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Cât costă cu adevărat o informaţie pierdută

29 Septembrie 2014



Pentru orice companie, indiferent de ordinul de mărime al acesteia sau de domeniul de activitate, accesarea informaţiilor cu adevărat relevante în timp util reprezintă un element vital al proceselor decizionale. De aceea, managementul informaţiei este un factor cheie în asigurarea eficienţei organizaţionale la toate nivelurile. Din păcate, acest fapt este conştientizat cu precădere atunci când se cuantifică pierderile generate de sincopele informaţionale.

Ştiaţi că zilnic pierdeţi, în medie, 5 minute căutând telecomenzile aparatelor electronice pe care le aveţi în casă? Sau că 10 minute le irosiţi încercând să vă aduceţi aminte pe unde v-aţi lăsat cheile? Şi că, per total, consumaţi jumătate de oră pe zi în căutarea obiectelor pierdute? Într-un an înseamnă aproximativ 182 de ore pierdute în căutări datorate, în principal, neglijenţei, neatenţiei şi evenimentelor neprevăzute.

Mai grav este însă că aceste fenomene se repetă şi la birou unde vă pierdeţi o bună parte din timpul de lucru căutând informaţii rătăcite, dar necesare activităţilor curente. Şi nu este vorba nici de 5 minute, nici de 10 şi nici de jumătate de oră, ci de un interval care poate ajunge până la 30% din totalul programului dvs., conform unui studiu realizat de Delphi Group, la nivelul anului 2006. Iar dacă aveţi o funcţie executivă se pare că vă petreceţi nu mai puţin de şase săptămâni pe an căutând documentele pierdute, potrivit unui studiu Pendaflex, realizat în 2004.

Complicaţiile erei digitale
Aceste statistici pot părea perimate în plină eră digitală, a internetului de mare viteză, a documentelor electronice, a mijloacelor de lucru colaborativ găzduite în Cloud şi a utilizării din ce în ce mai intensive a device-urilor mobile în scopuri profesionale.

Însă toate elementele enumerate anterior în loc să simplifice lucrurile şi să elimine, măcar parţial, problemele apărute la locul de muncă, complică exponenţial situaţia. Motivele sunt numeroase, iar primul dintre ele – şi cel mai important – este acela că volumul de informaţie cu care operează o companie creşte de la an la an. Conform unui studiu IDC realizat în urmă cu doi ani, volumul de informaţii creşte anual cu 40%, iar această evoluţie se va accelera o dată cu adoptarea pe scară largă în mediul business a tehnologiilor de tip „Internet of Things“ (IoT).

În al doilea rând, diversificarea mediilor de stocare aflate la îndemâna angajaţilor măreşte riscul ca un document să nu se afle acolo unde ar trebui. De exemplu, adoptarea necontrolată a modelului BYOD (Bring Your Own Device) în cadrul organizaţiilor le creează acestora probleme reale în gestiunea informaţiilor, în paralel cu maximizarea riscurilor de securitate.

În al treilea rând, creşterea gradului de informatizare al companiilor nu este direct proporţional cu scăderea utilizării hârtiei în respectivele organizaţii. Deşi conceptul „paperless“ are o vârstă respectabilă (anul viitor se împlinesc 40 de ani de când publicaţia „Business Week“ a promovat conceptul), hârtia nu cedează teren prea uşor în birourile companiilor. Şi nici nu dă semne că o va face prea curând, în condiţiile în care volumul de hârtie consumat în cadrul companiilor se menţine relativ constant.

Aşa se face că statistici precum cele care arată că anual se pierd iremediabil 15% din documentele pe hârtie sunt extrem de actuale (acelaşi studiu Delphi Group). Sau că 59% din managerii companiilor mari nu pot accesa informaţii vitale pentru deciziile pe care le iau, deşi acestea se află stocate şi/sau arhivate undeva în cadrul companiilor lor, dar nu pot fi găsite (studiu Accenture, 2007). Sau că un angajat pierde până la 3 ore pe săptămână pentru a reface un conţinut de care nu mai este nevoie – fie pentru că este perimat, fie pentru că există deja (studiu IDC, 2006).

Costurile erorilor informaţionale
Cazurile prezentate mai sus reprezintă situaţii frecvente în cadrul companiilor. Să luăm un caz concret: trimiterea unei informaţii greşite către un potenţial client. Dacă este vorba de o ofertă perimată, este posibil ca produsul sau serviciul ofertat să nu mai fie disponibil sau ca preţul să fie cu totul altul decât cel prezentat. În ambele cazuri, o asemenea eroare se poate solda adesea cu ratarea unei oportunităţi de business, pierdere care poate fi foarte rapid şi simplu cuantificată financiar. În majoritatea cazurilor, vina este atribuită exclusiv angajatului – respectiv agentului de vânzări, în exemplul dat – şi îi este imputată acestuia.

Vinovatul are însă circumstanţe atenuante solide. Prima dintre acestea este aceea că în numeroase companii informaţiile sunt depozitate în numeroase locaţii – pe calculatoarele angajaţilor, în baze de date neinterconectate, pe device-urile mobile utilizate de către aceştia, pe servere departamentale, în arhivele companiei, în dosare stivuite în fişete, pe un fax uitat în sertarul biroului, într-un mail arhivat necorespunzător etc. Cert este că nimeni nu poate spune cu precizie ce informaţii deţine o companie şi unde sunt stocate acestea.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite