Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

ECM, soluția optimă pentru înfruntarea potopului informațional

27 Octombrie 2014



Sistemele ECM reprezintă la momentul actual, când majoritatea organizațiilor se confruntă cu o creștere exponențială a volumelor de date cu care operează, soluția optimă de management a informației. Pentru a beneficia însă de avantajele multiple pe care aceste aplicații complexe le pot oferi se impune o abordare atentă a etapelor de implementare și accesare unor resurse de compențe reale în domeniu.

La sfârșitul anilor '80, primele sisteme de tipul Electronic Document Management (EDM) prefigurau o transformare radicală a modului tradițional de gestionare a documentelor. O schimbare care a căpătat amploare de-a lungul timpului, chiar dacă eliminarea totală a hârtiei din birorurile și arhivele organizațiilor - anunțata încă din 1975, odată cu apariția conceptului "paperless" - întârzie să se materializeze și după 40 de ani.

În aproape trei decenii, soluțiile de tip EDM au început însă să devină "neîncăpătoare" pentru cerințele din ce în ce mai complexe ale companiilor. Principalii factori de schimbare care au făcut ca sistemele clasice de management electronic al documentelor să fie desuete la momentul actual sunt:
• diversificarea surselor de date structurate, ca rezultat direct al creșterii gradului de informatizare al organizațiilor;
• multiplicarea canalelor de comunicare și interacțiune dintre companii, parteneri și clienți, urmare a exploziei tehnologiilor Web;
• proliferarea rapidă a volumelor de date nestructurate care conțin informații utile și necesare în derularea proceselor de business;
• înmulțirea cerințelor pe zona de securitate și anivelului de criticitate a datelor;
• creșterea numărului de reglementări referitoare la modul de gestionare a informațiilor care au un rol direct în procesul decizional.

Toate aceste elemente au făcut că "anticul" EDM să evolueze la începutul anilor 2000 către mult mai cuprinzătorul concept de Enterprise Content Management (ECM), a cărui principală menire este să gestioneze diferite tipuri de conținut digital (nestructurat și structurat) pe întreaga lor durată de viață (de la creare/capturare, până la arhivare și distrugere acestora).

Ce beneficii oferă un sistem ECM
Într-o fomulare mai elaborată, conform definiției AIIM (Association for Information and Image Management, autoritate globală în domeniul managementului informațiilor, înființată în 1943), ECM reprezintă un ansamblu de strategii, metode și unelte pentru capturarea, managementul, stocarea, arhivarea și distrugerea datelor, fie că este vorba de documente în format fizic sau de fișiere electronice, baze de date, e-mail-uri, imagini, fișiere video și/sau audio etc.

Pentru a acoperi această arie extinsă de atribuții, sistemele ECM includ funcționalități și subsisteme variate, precum cele de tipul Web Content Management, Records Management, Digital Image Management, Digital Asset Management, Message Archiving Systems, dar și unelte de capturare, extragere și prelucrare a informațiilor, mecanisme de indexare, motoare de căutare, soluții de lucru colaborativ etc.

Din cauza multitudinii de instrumente înglobate, criteriile de alegere ale unei soluții ECM sunt numeroase. Conform unui studiu realizat de către Forrester Research la nivel global, în topul priorităților de business care justifică implementarea unui sistem ECM, primele cinci locuri sunt ocupate de:
• nevoia de un instrument de lucru colaborativ capabil să integreze fluxuri de lucru complexe, să permită lucrul cu varii formate de fișiere și, mai ales, să respecte cerințele de securitate (61%);
• conformitatea cu standardele industriei (51%);
• nevoia de unelte eficiente de căutare și identificare a informațiilor cu un nivel de relevanță crescut (45%);
• nevoia de instrumente de automatizare a operațiunilor și a fluxurilor de lucru, care să permită obținerea de economii și creșteri de eficientă (44%);
• consolidarea arhivelor existențe (23%).

Dincolo de acest argumente statistice, lista beneficiilor pe care le poate furniza implementarea unui sistem ECM este mai extinsă. Iar pe primul loc se află, evident, reducerea costurilor operaționale, unde ECM-ul valorifică la un nivel superior avantajele clasicelor soluții de Document Management: scăderea costurilor cu printarea, stocarea și transportul documentelor pe hârtie. În plus, prin asigurarea accesului rapid la informația relevantă, de pe orice tip de device mobil, coroborată cu automatizarea operațiunilor de rutină se poate obține o creștere vizibilă a eficienței la nivelul întregii organizații.

O altă zonă în care ECM-ul are un impact major este în zona managementului relației cu clienții. Un astfel de sistem poate contribui semnificativ la creșterea nivelului de satisfacție al clienților prin faptul că asigură o vizibilitate crescută, în timp real, asupra informațiilor relevante (istoric client, oferte, cereri, comenzi, facturi, solicitări pe zona de suport etc.), prin urmare oferă posibilitatea de a răspunde mult mai prompt și corect la nevoile acestora.

Minimizarea riscurilor reprezintă un al treilea argument important în pledoaria pro-ECM, pentru că o astfel de soluție facilitează punerea în practică a regulilor și politicilor de securitate, permițând monitorizarea în timp real a documentelor accesate și a modului în care acestea sunt utilizate. Prin faptul că oferă funcționalități avansate de raportare și audit al informațiilor, gestionând documentele pe întreaga lor durată de viață, sistemele ECM reprezintă pentru multe organizații răspunsul optim atunci când se pune problema respectării cerințelor de conformitate cu anumite standarde și reglementări.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite