Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Enterprise Content Management, un produs strategic polivalent

28 Aprilie 2006



ECM, un acronim ale carui litere ascund un instrument complex, cotat drept una dintre cele mai moderne si complete solutii de gestiune a continutului digital in cadrul unei companii. Specialistii sustin insa ca Enterprise Content Management nu trebuie abordat doar ca un produs software complex, ci ca o strategie care trebuie adaptata la nevoile reale ale companiei.
Hummingbird_ECM copy
La inceput a fost doar DM, respectiv Document Management, gestionarea electronica a documentelor dintr-o companie. In vremurile acelea indepartate din anii ’80 (cele doua decenii inseamna enorm raportat la dinamica sectorului IT), cand conceptul de „New Economy“ suna utopic, iar notiuni precum „DotCorp“ sau „Web Services“ tineau de Science-Fiction, solutiile de Document Management (DM) isi faceau intrarea in forta in companiile increzatoare in capacitatile instrumentelor de gestiune electronica a documentelor. O incredere sustinuta de departamentele IT ale respectivelor companii, care vedeau in achizitionarea si implementarea unui sistem DM solutia ideala – si costisitoare la vremea aceea – la problema din ce in ce mai dificil de solutionat a arhivarii documentelor. Acesta a fost insa inceputul.


Nevoile au evoluat rapid, odata cu emergenta tehnologiilor Web si a dezvoltarii conceptului de portal, astfel ca, dupa 10 ani, la mijlocul anilor ’90, conceptul de DM a cunoscut o „bulversare“ majora. Posibilitatile multiple oferite de novatoarele Web Services au crescut exponential volumul de informatie si continut vehiculat in cadrul companiilor, care s-au adaptat rapid la noile cerinte. La modul concret, demodatul „Document“ a fost inlocuit cu mult mai adecvatul termen „Content“, o notiune generica mai adaptata la noile forme de continut imbogatit (RichMedia) generate de explozia internetului. Rebotezat, firesc, Content Management Systems (CMS), noul instrument, care include si capacitatile mai vechiului DMS, este alcatuit dintr-o suita de solutii informatice al caror obiectiv rezida in asigurarea gestionarii ciclului de viata al unui „continut“ (text, imagine, audio, video etc.) de la crearea sa si pana la distrugere, trecand prin stadiile de capturare, modificare, publicare, difuzare etc.


Dupa alti 10 ani insa si conceptul CMS si-a atins limitele, fiind inlocuit cu mult mai elaboratul ECM (Enterprise Content Management). O solutie IT complexa, care include o multitudine de alte „subansamble“ direct implicate in managementul unei companii, dar care este considerata de specialisti nu o solutie software deosebit de complexa, ci un produs „strategic“, cu efecte benefice in dezvoltarea respectivei companii.


„Evolutia Hummingbird – daca sarim peste «preistoria conceptului de Content Management», Hummingbird plecand din zona motoarelor de cautare – a inceput cu solutii de Document Management, care permiteau gestionarea si crearea unor librarii de documente, avand o serie de facilitati incluse in solutia de «search». Ulterior, s-a adaugat modulul de «Record Management», dupa care s-au adaugat si alte module, care au creat, in urma cu cativa ani, suita Hummingbird Enterprise, respectiv solutia integrata pentru Enterprise Content Management. A fost un proces de dezvoltare natural, realizat in urma decelarii unor stimuli veniti din piata, dar si pe baza a ceea ce previzioneaza analistii din domeniu. Procesul de dezvoltare continua pentru a putea oferi o solutie cat mai completa, dar si pentru a raspunde cererii clientilor acestor aplicatii de a avea un partener strategic, si nu doar un furnizor al unei solutii izolate pe diverse necesitati care au legatura cu managementul informatiei. Practic, incercam sa raspundem cererii oferind o aplicatie care sa permita clientului un management al informatiei in mod centralizat, consolidat“, ne-a declarat Diana Lungulescu, Sales Manager Epicor/ Scala.


Ce este si la ce serveste un ECM?


O intrebare fireasca, pe care si-o pune orice manager responsabil atunci cand departamentul IT al companiei sale ii propune o asemenea achizitie. Un raspuns exact, fara un exemplu direct, aplicat pe o solutie ECM, este destul de dificil de dat, din moment ce in randul profesionistilor mai exista inca neconcordante (potrivit lui Tom Jenkins, directorul general al Open Text si autor al lucrarii „Enterprise Content Management, What you need to know“, exista inca divergente asupra perimetrului functional al unui instrument ECM. De exemplu, specialisti precum analistii consacratelor cabinete IDC sau Gartner fac o distinctie neta intre instrumentele de lucru colaborativ si ECM, identificand doua piete distincte, in timp ce „adversarii“ acestora sustin contrariul, argumentand ca, la ora actuala, convergenta este deja efectiva, chiar daca tehnologiile sunt inca necorelate).


Dincolo insa de aceste polemici specializate, o solutie ECM este, potrivit AIIM (Association for Information and Image Management – autoritate internationala in domeniul ECM), un ansamblu de tehnologii care servesc la „capturarea, gestionarea, stocarea, conservarea si distribuirea de continut digital si documente, necesare in procesele organizationale“. O definitie arida, prea putin pe placul unui manager fara un „apetit“ tehnic dezvoltat.


Pentru a face mai comprehensibila definitia de mai sus, site-ul dedicat „CMS review“ enumera principalele componente care alcatuiesc un instrument ECM din punctul de vedere al functionalitatilor pe care le ofera acestea. Astfel, potrivit site-ului citat, o solutie ECM include solutii de Web Content Management (WCM), Document Management (DM), Records Management (RM), Digital Image Management (DIM), Digital Asset Management (DAM) si solutii de stocare a datelor. Aceasta este varianta simplificata oferita de „CMS review“, deoarece mai exista definitiile cu tenta exhaustiva, care includ numeroase instrumente specializate proprii unor solutii mari de CMS (precum Collaboration Tools, Lybrary Services, Metadata Management etc.) sau incercari si mai ambitioase care intersecteaza si gama „Portal Applications“ (astfel, in definitiile extinse apar concepte precum Customer Relationship Management, Business Process Management, Enterprise Resource Planning, Enterprise Application Integration etc.).


Avem un ECM, ce facem cu el?


S-ar parea deci ca dificultatile in definirea – intr-un mod cat mai abordabil – a unui instrument ECM persista. Insa, o pseudoconcluzie pe care o putem desprinde din enumerarea multitudinii de componente efectuata mai sus este aceea ca ECM este un soi de „solutie ultima“, care le integreaza in mod armonios pe toate celelalte enumerate. O concluzie nu prea departe de adevar, dar care insa trebuie ajustata la axioma enuntata anterior: un instrument ECM nu este un produs, un proiect care, odata implementat, va gestiona singur tot ceea ce inseamna content, ci o strategie, care trebuie analizata si dezvoltata pas cu pas, in directa concordanta cu necesitatile si cu capacitatile reale ale companiei care apeleaza la o asemenea solutie.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite