Revista >> Decembrie 2014 - Ianuarie 2015 [Nr. 171] >> HR

O soluție de HR self-service umple un gol pe piața locală

Luiza Sandu

06 Ianuarie 2015

Grupul APT a pornit la drum în 1994, fiind una dintre primele companii de servicii de resurse umane din România. De-a lungul anilor, compania și-a extins aria de servicii, punând la dispoziția pieței locale o aplicație integrată de gestiune a resurselor umane, dezvoltată in-house. Răzvan Iacobescu, senior WEB developer & department head APT Group, ne-a oferit mai multe detalii despre funcționalitățile aptHR, dar și despre planurile viitoare de dezvoltare ale soluției.

Când aţi lansat soluţia pentru resurse umane şi care au fost motivaţiile din spatele lansării?
Lucrul la soluția integrată de gestiune a capitalului uman a început în 2004. Fiind o companie de resurse umane, serviciile pe care le ofeream trebuiau să fie susţinute de o soluţie software. Fiecare departament şi-a prezentat ideile de optimizare a anumitor procese, care să-i ajute în activitatea de zi cu zi şi, în funcţie de importanța proceselor, am prioritizat. Primul modul creat a fost cel de recrutare. La vremea respectivă, piața românească era într-o efervescență, iar colegii de la recrutare erau depăşiţi de volumul de recrutări pe care trebuiau să le facă. Aveau nevoie de o astfel de soluţie. Fiind un succes, am continuat cu departamentele de outsourcing și payroll. În outsourcing erau angajaţii noştri care lucrau pentru alţi clienţi, în payroll erau angajaţii altor clienţi, pe care noi îi administram. Pe măsură ce am câștigat noi clienți, au apărut și noi cerințe. Au fost clienţi care au dorit să aibă şi un pontaj electronic, astfel încât să poată administra într-un mod eficient zilele de concediu sau orele suplimentare. Un alt client ne-a cerut un modul de deplasări, pentru a ţine o evidență contabilă a tuturor deplasărilor din companie. De asemenea, de-a lungul timpului, beneficiile pe care le ofeream angajaţilor noştri au început să varieze, prin urmare colegii de la outsourcing şi payroll ne-au rugat să extindem aplicaţia pentru a gestiona și partea de beneficii.

Soluția noastră cuprinde module bazate pe procesele specifice de resurse umane, în încercarea de a răspunde necesităților reale ale oricărei organizații: managementul structurii organizatorice, administrarea personalului, managementul recrutărilor, managementul angajărilor, managementul pontajului și al zilelor libere, managementul beneficiilor și compensațiilor, managementul performanței și al programelor de dezvoltare, managementul raportării, modul testare online, module self-service: catering, bibliotecă, deplasări, adeverințe.

Care este avantajul competitiv al soluţiei pe care o oferiți faţă de alte soluţii din piaţă?
În primul rând, suntem o companie de resurse umane care a dezvoltat un soft. Din punctul nostru de vedere acest lucru constituie un avantaj, deoarece înţelegem mult mai bine procesele pe care le are clientul în organizaţia lui. În al doilea rând, datorită serviciilor pe care le oferim putem să diversificăm soluţia. Cerințele venite din partea unor clienți le putem implementa și pentru noi, apoi le putem pune la dispoziţia altor clienţi. În al treilea rând, aplicaţia funcţionează online, ceea ce reprezintă un alt avantaj din punct de vedere al costurilor. Clientul nu are costuri cu licenţele, vorbim doar despre un cost de implementare şi un cost de închiriere lunar, aplicația rulând în regim SaaS. De asemenea, oferim suport mult mai uşor datorită faptului că soluția funcționează online. Nu avem nevoie de setări de securitate, cum este cazul soluţiilor instalate în locaţia clientului. Bineînţeles, sunt clienţi care au dorit să aibă soluţia în locaţia lor. Pentru acești clienţi am instalat soluția pe serverul lor cu acces doar din intranetul lor, noi având un acces VPN către ei doar pentru partea de suport şi mentenanţă. Suntem flexibili din acest punct de vedere, deoarece înţelegem că există clienţi constrânşi de anumite politici de securitate și funcționare pe care le au.

Un alt factor important pe care îl resimt companiile în ceea ce priveşte resursele umane este factorul uman. Un om care trebuie să gestioneze multe procese poate face erori fără să îşi dea seama. Printr-o astfel de platformă, un singur om de HR poate gestiona aproximativ 300 de angajaţi dintr-o organizație.

Cum funcţionează soluția aptHR?
Este o aplicaţie web-based, se poate instala pe un server fie în locaţia noastră, fie într-un serviciu de tip cloud și poate fi accesată de oriunde. Partea de administrare de personal se poate accesa doar din biroul HR, iar partea de self-service de oriunde. Se foloseşte o conexiune securizată de comunicație între client şi server. Aplicaţia interacţionează cu utilizatorii prin alerte de tip e-mail sau în interiorul aplicaţiei. Mailurile se trimit din domeniul nostru către clienţi folosind un server de SMTP. Această configuraţie poate fi replicată în cazul în care un client doreşte soluția în locaţia proprie. Avantajul unei soluţii web, dincolo de politicile de securitate, este că angajaţii pot să acceseze soluția în afara organizației de pe orice dispozitiv – telefon, laptop, tabletă – atât timp cât se pot conecta la internet.

În ceea ce privește comunicarea aptHR cu alte soluții informatice existente într-o organizație, la momentul actual, modul de comunicare este offline. Se exportă anumite informaţii, se creează anumite rapoarte, se pot importa date în aplicaţii, dar nu printr-o sincronizare automată. Bineînţeles, au fost situaţii în care un client care folosea un anumit soft salarial a dorit să facem această sincronizare. Compania care a creat softul a cooperat cu noi și cerința clientului a fost îndeplinită. În acest proces sunt implicate trei părţi – clientul, furnizorul lui şi noi. De multe ori, companiile IT manifestă reticență în cooperarea cu alți furnizori, pun nişte clauze destul de dificile, fără să vadă avantajul competitiv. Însă sunt sigur că lucrurile vor evolua spre bine. Oricum, cel mai important lucru în livrarea unui soft în scurt timp nu va fi softul în sine, ci oamenii din spatele lui şi suportul asigurat. Aici se va face diferenţa.

Care sunt modulele cu cel mai mare impact şi succes?
Cel mai folosit și căutat modul este cel de pontaj electronic. De asemenea, o altă componentă, pe care nu am promovat-o de mult timp, este cea de self-service. De exemplu, departamentul de resurse umane al unei organizaţii lucrează cu o parte din aplicaţie unde îşi generează activitatea de administrare de personal, iar în secțiunea de dezvoltare a angajaţilor, angajaţii au acces la anumite resurse. În partea de pontaj aceștia pot oricând să intre să facă o cerere de concediu sau să solicite eliberarea unei adeverințe.

Cu ajutorul acestui modul am reușit să scurtăm foarte mult timpul de aşteptare al unui angajat de a obţine o adeverinţă.