Revista >> Martie - Aprilie 2015 [Nr. 173] >> HR

Dificultățile comunicării interne

Valentina Neacsu

19 Martie 2015

Una dintre cele mai întâlnite probleme organizaționale este incapacitatea de a stabili o strategie de comunicare internă eficientă, una dintre cele mai mari frustrări ale angajaților fiind aceea că nu află corect, complet sau la timp informații și date esențiale pentru a performa.

Reducând adesea procesul de a comunica la discuțiile susținute de angajați între ei înșiși, organizațiile uită să transmită formal realizări, eșecuri, planuri de viitor, uită să ceară feedback asupra proceselor și relațiilor sau reușesc să comunice ceea ce nu prezintă interes pentru angajați.

Companiie care au crescut mult, brusc sau progresiv prezintă cele mai evidente dificultăți de comunicare. Având un număr inițial mic de angajați, aceștia reușesc să discute spontan și eficient, neexistând nevoia formalizării mesajelor. Dar pe măsură ce firmele cresc, angajații nu mai pot suplini prin ei înșiși vocea organizaționala. Astfel, mesaje care i-ar interesa și la care în trecut aveau acces facil, sunt trimise cu întârziere sau devin inacesibile, iar acest creează disfuncționalități și frustrează.

Dificultăți apar și în cadrul organizațiilor mari, care comunică mult, dar ineficient. Limbaj de lemn, cosmetizare excesiva, greșeli majore de prioritizare, festivism extrem, toate acestea devin impedimente ale unor mesaje autentice.

Așadar, comunicarea organizațională nu este un proces spontan și natural, așa cum s-ar crede. Aceasta trebuie proiectată și gestionată în așa fel încât să permită coordonarea angajaților, capacitatea acestora de a atinge obiectivele organizaționale prestabilite și armonizarea, adică posibilitatea definirii unor obiective comune la nivel de grup și de organizație.

Pentru a defini o strategie de comunicare organizațională, trebuie totodata făcută distincţia între informare și comunicare, termeni adesea confundați. Astfel, informarea ține exclusiv de transferul de informații, în timp ce comunicarea permite schimbarea comportamentului celuilalt. Informarea funcționează într-un singur sens, de la emițător către receptor, pe când comunicarea se realizează în mai multe direcții, fiecare emițător devenind la rândul lui receptor și invers.

Care sunt dificultățile comunicării organizaționale?

Volumul informației
Organizațiile pot produce o cantitate uriașă de informație, cu o dinamică crescută, ceea ce are ca efect imposibilitatea exploatării tuturor acestor date. Astfel apar blocaje sau intermitențe în fluxurile de comunicare. La fel de posibil este și cazul invers: mai ales în cazul organizatiior tinere cantitatea de informații să fie insuficientă. Cu toate acestea, comunicarea trebuie susținută.

Calitatea scăzută a informației vehiculate
De foarte multe ori informațiile vehiculate în organizații sunt imprecise sau irelevante pentru obiectivele sau așteptările organizației. De asemenea, decodarea incorectă de către anumite persoane, poate conduce la greșeli de interpretare.

Propagarea defectuoasă a informației
O altă problemă foarte frecventă este lipsa de adecvare între momentul în care este nevoie de anumite date și momentul în care acestea sunt efectiv furnizate/primite. De obicei, informațiile ajung prea târziu la beneficiar, ceea ce are un impact negativ asupra eficienței organizației.

Cum putem îmbunătăți comunicarea internă?
O comunicare eficientă înseamnă multiple direcții: verticală, orizontală, diagonală, înseamnă de sus în jos, de jos în sus. A implementa o strategie de comunicare înseamnă a avea în vedere toate aceste sensuri, a încuraja toți actorii organizației să-și spună punctul de vedere, să ofere feed-back, să solicite informații atunci când au nevoie și să le ofere la cerere.

Mesajele communicate în interior trebuie să se armonizeze cu mesajele trimise sau primite din / în exterior. De multe ori companiile au tendința de a deveni adevărate enclave în industria din care fac parte, datorită comportamentului managerial individualist. De asemenea, se întâmplă ca unele organizații să transmită mesaje total opuse angajaților și clienților, iar acest lucru nu are cum să fie benefic.