UVT, catalizator al mișcării academice timișorene, își urmează calea spre cunoașterea aprofundată și trecerea către tehnologiile viitorului și ale noilor generațiiUniversitatea de Vest din Timișoara este astăzi cea mai dinamică instituție de învățământ superior din România, o universitate care se...
Arhivarea electronica
Fiind supuse unui flux informational din ce in ce mai abundent, companiile cauta cai mai bune, mai eficiente de a distribui informatia atat in cadrul organizatiei cat si in exterior.
In prezent, in majoritatea companiilor informatiile au devenit din ce in ce mai numeroase si greu de controlat. Prea des suntem nevoiti sa ne confruntam cu situatii in care documente importante se pierd sau se gasesc dupa indelungi cautari. Studii recunoscute vin sa sustina aceasta afirmatie: 15% din timpul petrecut de un angajat la birou este dedicat regasirii documentelor salvate pe hartie, iar 8,5% din documentele scrise sunt pierdute din cauza erorilor din timpul arhivarii fizice.
Pentru a evita astfel de situatii si pentru a creste eficienta si productivitatea angajatilor exista o solutie foarte practica: arhivarea electronica.
Constientizarea nevoii de organizare a documentelor
Nevoia de organizare a documentelor a existat inca mai demult, insa continua si in prezent sa fie o problema pentru multe companii. Cele mai recente studii arata ca 80% din “cunostintele” unei companii sunt stocate ca date nestructurate. Pe masura ce o companie incepe sa se dezvolte, resursele si informatiile din cadrul acesteia devin mai numeroase si, in unele cazuri, sunt stocate sub forma electronica. Acest fenomen nu a fost insotit insa si de o circulatie organizata a informatiei in cadrul companiilor, angajatii intampinand greutati in a colabora cu altii in crearea de documente, in a controla accesul si in a publica aceste documente in cadrul organizatiei.
Odata cu dezvoltarea tehnologiei au aparut si diverse solutii la aceasta problema, cuprinse generic sub denumirea de solutii de administrare si arhivare electronica a documentelor.
O astfel de solutie ofera de fapt posibilitatea de a crea, structura, organiza si accesa baza de cunostinte si documente ale unei companii. Arhivarea electronica presupune stocarea securizata si conversia documentelor fizice in format digital.
Functionalitati
Principala functionalitate oferita de un sistem de arhivare electronica si administrare a documentelor este realizarea conversiei, preluarii, stocarii, organizarii si regasirii informatiei din cadrul companiei intr-un mod structurat si securizat. Odata ce documentele au fost convertite in format electronic si arhivate, cautarea, localizarea si redarea informatiei devine un proces facil si rapid.
Fiecare document electronic arhivat va fi insotit de o fisa electronica ce va cuprinde informatii caracteristice acelui document (emitent, proprietar, istoric, tip si nivel de clasificare, cuvinte cheie pentru identificare, localizarea suportului fizic, identificatorul unic al documentului in cadrul arhivei).
Odata creata, arhiva va putea fi securizata si controlata, accesul la documente permitandu-se pe baza drepturilor definite si acordate la nivel de utilizator sau grup de utilizatori. De asemenea, exista posibilitatea de a inregistra si urmari toate versiunile unui document (actiunile efectuate asupra documentelor din cadrul arhivei, persoana care le-a efectuat, data la care au fost luate aceste actiuni).
Parerea ta conteaza: 
Info World punctează în programele de finanţare ale Comisiei Europene
