.jpg)
Academia Română a fost creată în 1866 pentru a cristaliza cele mai înalte valori intelectuale din provinciile românești într-o societate erudită menită să consolideze identitatea națională pe baza a patru componente esențiale: limbă și literatură, istorie, etnografie și cultură. La...
Solutii de management al documentelor
In prezent in toate companiile un numar mare de documente e scris, modificat, distribuit si indexat in fiecare zi. Aceste documente exista in diverse formate (de la hartie, faxuri, fisiere, email, pagini html, la inregistrari audio, fotografii sau clipuri video) si vin din diverse surse. Dificultatea apare, insa, atunci cand doar o mica parte din aceasta informatie e gestionata de programe informatice specializate, astfel ca mare parte din informatie ramane stocata in calculatoare personale sau sub forma fizica, pe hartie.
Drept urmare, de multe ori suntem pusi in fata unor situatii neplacute si consumatoare de timp: inconjurati de munti de hartie, timp pretios e pierdut in gasirea documentelor sau informatiilor urgente sau, in cazuri mai grave, asteptam mult prea mult un raspuns la anumite cereri si asta datorita birocratiei, care reuseste sa ne piarda in stufarisul de hartii.
Din fericire exista si solutii. Sistemele de business document management raspund perfect acestor nevoi. Principala lor functionalitate se refera la managementul documentelor necesare colaborarii intre angajatii aceleiasi companii si cu parteneri sau clienti ai companiei.
Ce beneficii trebuie sa ne aduca un sistem performant de business document management?
Avantajele principale aduse de un sistem de management al documentelor sunt eliminarea totala sau partiala a documentelor tiparite, fluidizarea fluxurilor de activitate si reducerea costurilor, toate acestea contribuind la cresterea performantelor companiei si la recuperarea rapida a investitiilor.
Un bun sistem de DM va ajuta sa gasiti informatia relevanta intr-un timp mai scurt, cautarea realizandu-se pe baza unor criterii mai simple si mai eficiente. De asemenea, informatia va putea fi accesata in orice moment, din orice locatie.
Pe masura ce documentele si informatiile sunt procesate, se genereaza noi versiuni sau chiar noi documente. In timp ce versiunile mai vechi ale documentelor sunt pastrate, veti putea urmari si toate modificarile efectuate asupra unui document (de orice tip). Toate modificarile sunt inregistrate in sistem, istoricul acestora putand fi vizualizat oricand. Asadar, un bun sistem de DM reuseste sa rezolve una dintre cele mai mari probleme ale oricarei companii - lipsa de transparenta.
Atunci cand se considera necesar, o solutie de DM asigura drepturi diferentiate in ceea ce priveste accesul la documente, editarea sau vizualizarea acestora. Anumite informatii sau documente vor fi accesibile numai anumitor persoane, in functie de departamentele din care fac parte.
Pe termen lung se desprinde o alta necesitate: securitatea stocarii si accesarii informatiei, in scopul prevenirii falsificarii sau pierderii accidentale. Securitatea datelor si recuperarea acestora trebuie asigurata si in cazul in care sistemul dvs sufera intreruperi sau intervin alte situatii care pot conduce la pierderi ale documentelor sau datelor stocate.
Solutia trebuie sa fie user-friendly, pentru a fi acceptata si utilizata mai usor de catre angajati. De asemenea, trebuie sa fie usor de integrat cu alte programe software din cadrul companiei dvs.
Parerea ta conteaza: 
Info World punctează īn programele de finanţare ale Comisiei Europene
