Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Radu Dinescu, Managing Director Sistec: "Suntem singurul furnizor de servicii de arhivare capabil să asigure procesarea completă a documentelor, acoperind intregul lor ciclu de viață"

20 Mai 2016



Sistec a devenit în ultimii ani unul dintre principalii furnizori de servicii externalizate de arhivare fizică și electronică. Compania și-a consolidat constant poziția prin obținerea certificărilor necesare pentru a activa ca administrator de arhivă electronică și operator autorizat de arhive fizice, dar și prin extinderea portofoliului de servicii cu cele de distrugere securizată a documentelor, unde este lider de piață în acest moment.



Sistec a participat anul acesta, în premieră, la târgul CeBIT de la Hanovra, alături de alte 28 de companii românești. Ce motive v-au făcut să vă orientați spre piața germană?
Alegerea participării ca expozant la CeBIT, cel mai mare eveniment tehnologic B2B european, s-a datorat, pe de o parte, faptului că Sistec are parteneriate importante cu furnizorii germani de tehnologie. Suntem singurul partener ABAS din România și primul partener local ELO Digital Office, acumulând o experiență vastă în domeniul soluțiilor de management al documentelor prin numeroasele implementări realizate. Pe de altă parte, în portofoliul de clienți al Sistec se află subsidiare locale ale unor companii germane de renume, precum: Mercedes, Telekom, Bayer, Kaufland, Lidl, Rewe etc. Prin participarea la CeBIT am urmărit și ne-am atins obiectivele de a iniția discuții cu potențiali parteneri și clienți, precum și de a ne crește vizibilitatea pe piețele din Vestul Europei, cu precădere în Germania, Austria și Elveția. Nu în ultimul rând, în decizia participării la CeBIT a cântărit și faptul că Sistec este un membru activ al Camerei de Comerț Româno-Germane, având relații de colaborare cu multe dintre cele peste 600 de companii afiliate.

Care a fost oferta cu care v-ați prezentat la Hanovra?
Pentru că Germania este o piață tehnologică matură, am prezentat serviciile Sistec de dezvoltare de soluții la cerere, de externalizare de servicii IT, precum și pe cele de management al documentelor -atât fizice, cât și electronice -, cu care ne-am adresat companiilor cu prezență în România. Sistec este unul dintre principalii furnizori locali și regionali de servicii de arhivare fizică și electronică, certificat și autorizat conform prevederilor legii și care asigură un ciclu complet de procesare a documentelor. Începând de anul acesta, deținem propria soluție dezvoltată pe tehnologie ELO și certificată de către MCSI în procesul de acreditare a Sistec ca administrator de arhivă electronică conform legii 135/2007

Ați ales ELO din perspectiva vechimii parteneriatului cu compania germană?
Am parcurs un proces amplu de validare a aplicațiilor din piață și am analizat nu doar oferta locală, ci și cea internațională, pentru că ne-am dorit să identificăm o soluție capabilă să acopere cerințele specifice companiilor românești. Evident, în alegerea ELO a contribuit și experiența acumulată de Sistec, însă au decis flexibilitatea și ușurința în utilizare, funcționalitățile avansate și capacitățile de dezvoltare, care ne oferă un raport calitate/preț foarte bun. Sunt atuuri pe care reușim să le valorificăm cu succes, iar acest lucru se vede în numărul mare de implementări realizate până în prezent, și nu doar în România. Avem clienți din Statele Unite pentru care livrăm servicii de procesare de date financiar-bancare, aliniate după fusul orar și programul lor de funcționare, cu o rată de acuratețe de peste 95%. Dar lucrăm, împreună cu Banca Mondială, și într-un proiect al Guvernului Republicii Moldova, pentru care Sistec realizează digitizarea întregii arhive de stare civilă, oferind la Chișinău servicii bilingve. Moldova a adoptat, parțial, modelul Estoniei, cea mai avansată țară din punct de vedere al administrației electronice, care nu mai operează cu documente fizice în instituțiile de stat și nici în lucrul cu cetățenii. Este un paradox oarecum - Moldova oferă, la acest moment, servicii electronice avansate, dar se confruntă cu o reticenţă în utilizarea lor, excepție făcând generațiile tinere, în timp ce în România se solicită astfel de servicii, dar reticența este a instituțiilor administrative.

Câți dintre clienții Sistec din zona serviciilor de arhivare provin din sectorul public?
Foarte puțini, din câți ar avea nevoie, dar și comparativ cu cei pe care îi avem din mediul privat și care sunt cu precădere din zona financiar-bancară, a asigurărilor, retail și industria auto. Lucrăm deja cu 12 din primele 20 de bănci din România și 9 dintre cele mai mari 15 companii de asigurări. Însă și aici suntem departe de a fi atins potențialul maxim al pieței. Pe de o parte, din cauza nivelului de educare al companiilor asupra avantajelor pe care le oferă arhivarea electronică, iar pe de alta din cauza neconcordanțelor juridice, care frânează adoptarea pe scară largă a arhivării electronice pe plan local. Deși avem Legea 135 a arhivării electronice încă din 2007, aceasta are anumite zone de "conflict" cu Legea 16/1996 a Arhivelor Naționale. Astfel, atunci când un client dorește să treacă din format fizic în format electronic și să aibă o arhivă digitizată mergând de acum înainte doar în format electronic, se confruntă cu faptul că documentele fizice nu pot fi distruse integral. Și asta pentru că Legea 16/1996 prevede că facturile trebuie păstrate 5 ani, registrele financiar-contabile - 10 ani, iar ștatele de salarii - 50 de ani. Practic, clientul care optează pentru arhivă electronică este obligat să mențină și o arhivă fizică, în paralel. E adevărat, aceasta poate fi redusă, printr-un proces de selecționare și distrugere a documentelor care au depășit perioadele prevăzute, însă orice operațiune de triere și selectare în vederea distrugerii are nevoie de aprobarea Arhivelor Naționale.

De ce o companie care este certificată și autorizată chiar de către Arhivele Naționale să execute lucrări de arhivare fizică, precum Sistec, mai are nevoie de o aprobare suplimentară?
Este o întrebare pertinentă, dar la care nu am obținut, încă, nici noi răspunsul. Este o limitare legislativă în condițiile în care există un număr redus de inspectori ai Arhivelor Naționale, dar sunt mii de firme care ar renunța rapid la arhiva fizică pentru a trece la cea în format electronic. Acest lucru face ca aprobarea operațiunilor de selecționare să nu poată fi dată în cele 30 de zile prevăzute de legislație, ci între 3 și 6 luni. Există totuși și facilități legislative noi. Astfel, începând cu prima zi a anului 2016, documentele financiar-contabile pot fi arhivate atât pe suport hârtie, cât și pe suport electronic. Potrivit reglementărilor Ordinului MFP nr. 2634/2015, documentele se pot păstra pe suport electronic și elimină astfel obligația firmelor ca actele să fie întocmite într-un număr minim de exemplare. Totuși, există și o condiție: ele să poată fi listate în orice moment, fie atunci când entitatea are nevoie, fie la cererea organelor de control.

Și totuși, în pofida tuturor acestor "limitări", ați reușit să va creșteți constant baza de clienți.
Este un rezultat bazat nu doar pe atuurile tehnologice, ci și pe modelul de business adoptat de Sistec. Pe de o parte, Sistec este un jucător de nivel național - avem două centre regionale mari, la București și Cluj, și 27 de puncte de lucru în întreaga țară, care ne permit să ne deservim rapid clienții. La acestea se adaugă serviciile de Call Center și Help Desk disponibile 24/7 și asigurate de specialiști certificați, cu experiență în domeniu. Pe de altă parte, ne poziționăm în piață nu doar ca un simplu furnizor de servicii, ci ca un partener cu competențe pe zona de consultanță, capabil să își adapteze oferta la cerințele clienților, fără a limita însă gradul de libertate al acestora. Demarăm fiecare proiect printr-un proces de analiză care ne ajută să livrăm companiilor soluții capabile să răspundă nevoilor reale și suntem flexibili în adoptarea unor modele de plată adaptate condițiilor specifice. Astfel, putem adopta de la o dezvoltare etapizată și plata eșalonată pe o durată de mai mulți ani, până la opțiunea de "preț per click", care ia în calcul o valoare medie a volumului de documente operate de client, pentru care se stabilește o valoare fixă, la sfârșitul lunii fiind contorizate sumele totale. Sunt sisteme avantajoase pentru clienții care au limitări bugetare și doresc să aibă vizibilitate extinsă asupra costurilor.

Un alt avantaj competitiv important este acela că Sistec este singurul furnizor de servicii de arhivare din România care asigură un management complet al documentelor prin integrarea serviciilor de distrugere securizată a documentelor, în conformitate cu standardele europene. Această ofertă unică face ca, spre deosebire de serviciile de arhivare fizică și electronică unde majoritatea clienților provin din mediul privat, în cazul serviciilor de distrugere securizată să avem foarte mulți clienți din zona instituțiilor de stat. Distrugem documente secretizate și/sau clasificate - dar și medii optice, carduri, token-uri, uniforme etc. - pentru instituții publice, servicii de securitate, ministere, ambasade și instituții financiar-bancare. Oferim fiecărei organizații posibilitatea de a-și urma și respecta propria metodologie de distrugere și certificăm procesele desfășurate. Tot traseul documentelor este securizat, de la momentul preluării și până la cel al finalizării operațiunii de distrugere, iar întregul proces este automatizat și monitorizat.

Cum se prezintă piața locală de arhivare din perspectiva Sistec la acest moment?
Dinamica pieței se schimbă de la an la an. Suntem într-o perioadă în care clienții traversează o fază de incertitudine din cauza neconcordanțelor legislative, dar credem că până în 2020, când se prevede alinierea la normele UE în domeniu, lucrurile se vor clarifica în zona de arhivare electronică și fizică. Pe de altă parte, așa cum spuneam, există un potențial real de creștere, pentru valorificarea căruia este însă nevoie de un efort constant de educare a pieței, demers pe care Sistec îl susține de câțiva ani.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite