Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Cat de dependente sunt companiile romanesti de lucrul cu hartia?

24 Noiembrie 2016



Dupa mai bine de patru decenii de cand "Business Week" lansa conceptul "Paperless" profetind eliberarea proceselor de business de sub "tirania" hartiei, eradicarea celulozei din birourile companiilor ramane inca un deziderat intangibil. Majoritatea organizatiilor au inteles rapid ca renuntarea fortata la documentele in format fizic poate dauna grav sanatatii afacerii si, prin urmare, au adoptat paliativul "Less paper", mai usor asimilat. Studiul "Office Insights 2016", realizat de Canon si compania Breaking Blue a identificat principalele cauze pentru care companiile nu pot renunta, inca, la hartie, precum si o serie de solutii practice de eficientizare a lucrului cu documentele in format fizic.



In ultimii 10 ani, economia digitala a devenit o realitate incontestabila, sustinuta de informatizarea accelerata a proceselor de business, extinderea acoperirii conexiunilor de banda larga, adoptia rapida a dispozitivelor mobile, ascensiunea noii generatii de "nativi digitali", diversificarea canalelor de interactiune over-IP etc. In pofida acestui fenomen de digitizare accelerata, hartia nu da semne sa dispara prea curand din procesele de business.
De exemplu, 80% din cei 1.000 de persoane de decizie din companii intervievati de catre Canon pentru realizarea studiului "Office Insights 2016" au definit operatiunile de imprimare si copiere a documentelor ca fiind esentiale sau foarte importante pentru procesele de business pe care le desfasoara in cadrul organizatiilor lor. (Cercetarea, realizata pe un esantion de companii din 10 tari, printre care s-a numarat si Romania, a relevat faptul ca in tara noastra si Croatia exista o predilectie pentru citirea documentelor in format fizic, in detrimentul vizualizarii lor pe ecran.)
Mai mult, 38% dintre subiecti au subliniat ca nu si-ar putea indeplini atributiile profesionale daca nu ar avea acces la echipamente de imprimare sau la dispozitive multifunctionale de copiere-printare. Este evident ca, pentru aceasta ultima categorie, "Paperless" reprezinta un remediu total contraindicat…

Un alt aspect important evidentiat de studiul "Office Insights 2016" este acela ca scanarea a devenit un element comun al proceselor de business. O evolutie fireasca in contextul actual in care digitizarea informatiei a devenit o prioritate critica pentru a facilita partajarea acesteia online, dar si pentru a creste nivelul de securitate a datelor de business. (Pentru 42% dintre subiectii din Romania riscul pierderii documentelor sensibile este foarte important.)

"Office Insights 2016" releva si o crestere a volumului de documente scanate (comparativ cu editia precedenta a studiului, realizata in 2013). La acest fapt a contribuit atat adoptia tot mai extinsa a solutiilor de recunoastere optica a caracterelor (Optical Character Recognition - OCR), cat si cresterea gradului de utilizare a echipamentelor multifunctionale (MFP), care imbunatesc capacitatea de partajare si stocare a documentelor in format electronic.
De altfel, echipamentele MFP sunt cotate de catre aproximativ 47% din respondenti ca fiind solutiile care le-au imbunatatit cel mai mult productivitatea. Multifunctionalele au surclasat astfel in ierarhia eficientei realizata de catre Breaking Blue smartphone-urile (38%), tabletele (22%) si echipamentele pentru videoconferinta (20%).

Desi optimizarea lucrului cu documentele este o prioritate unanim recunoscuta, peste doua treimi din subiectii intervievati in cadrul "Office Insights 2016" au declarat nu tin o evidenta exacta a costurilor generate de utilizarea echipamentelor de imprimare, iar mai putin de jumatate din companii au apelat la furnizorii de servicii de tip Managed Print Services (MPS).
In Romania doar una din cinci organizatii utilizeaza serviciile de gestionare a imprimarii (MPS). Mai putin de 10% din companiile din Romania inchiriaza imprimantele si echipamentele multifunctionale, peste 90% preferand sa detina aceste dispozitive si sa isi asume costurile de utilizare (mentenanta, consumabile etc.). O asumare facuta de cele mai multe ori fara dovezi reale, pentru ca studiul "Office Insights 2016" a relevat faptul ca 49% dintre companiile autohtone nu isi calculeaza deloc costurile de utilizare al echipamentelor de imprimare.
Prin urmare, e loc inca destul pentru eficientizare in lucrul cu hartia. Daca doriti sa aflati care sunt centrele de cost si masurile recomandate de optimizare a managementului echipamentelor de imprimare-copiere, puteti descarca studiul "Office Insights 2016" accesand site-ul Canon, aici.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite