Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Cāt de dependente sunt companiile romāneşti de lucrul cu hārtia?

14 Decembrie 2016



După mai bine de patru decenii de când „Business Week” lansa conceptul „Paperless”, profeţind eliberarea proceselor de business de sub „tirania” hârtiei, eradicarea celulozei din birourile companiilor rămâne încă un deziderat intangibil. Majoritatea organizaţiilor au înţeles rapid că renunţarea forţată la documentele în format fizic poate dăuna grav sănătăţii afacerii şi, prin urmare, au adoptat paliativul „Less paper”, mai uşor asimilat. Studiul „Office Insights 2016", realizat de Canon şi compania Breaking Blue, a identificat principalele cauze pentru care companiile nu pot renunţa, încă, la hârtie, precum şi o serie de soluţii practice de eficientizare a lucrului cu documentele în format fizic.

În ultimii 10 ani, economia digitală a devenit o realitate incontestabilă, susţinută de informatizarea accelerată a proceselor de business, extinderea acoperirii conexiunilor de bandă largă, adopţia rapidă a dispozitivelor mobile, ascensiunea noii generaţii de „nativi digitali”, diversificarea canalelor de interacţiune over-IP etc. În pofida acestui fenomen de digitizare accelerată, hârtia nu dă semne să dispară prea curând din procesele de business.

De exemplu, 80% din cei 1.000 de persoane de decizie din companii intervievaţi de către Canon pentru realizarea studiului „Office Insights 2016” au definit operaţiunile de imprimare şi copiere a documentelor ca fiind esenţiale sau foarte importante pentru procesele de business pe care le desfăşoară în cadrul organizaţiilor lor. (Cercetarea, realizată pe un eşantion de companii din 10 ţări, printre care s-a numărat şi România, a relevat faptul că în ţara noastră şi Croaţia există o predilecţie pentru citirea documentelor în format fizic, în detrimentul vizualizării lor pe ecran.)

Mai mult, 38% dintre subiecţi au subliniat că nu şi-ar putea îndeplini atribuţiile profesionale dacă nu ar avea acces la echipamente de imprimare sau la dispozitive multifuncţionale de copiere-printare. Este evident că, pentru această ultimă categorie, „Paperless” reprezintă un remediu total contraindicat…

Un alt aspect important evidenţiat de studiul „Office Insights 2016” este acela că scanarea a devenit un element comun al proceselor de business. O evoluţie firească în contextul actual, în care digitizarea informaţiei a devenit o prioritate critică pentru a facilita partajarea acesteia online, dar şi pentru a creşte nivelul de securitate a datelor de business. (Pentru 42% dintre subiecţii din România riscul pierderii documentelor sensibile este foarte important.)

„Office Insights 2016” relevă şi o creştere a volumului de documente scanate (comparativ cu ediţia precedentă a studiului, realizată în 2013). La acest fapt a contribuit atât adopţia tot mai extinsă a soluţiilor de recunoaştere optică a caracterelor (Optical Character Recognition - OCR), cât şi creşterea gradului de utilizare a echipamentelor multifuncţionale (MFP), care îmbunătăţesc capacitatea de partajare şi stocare a documentelor în format electronic.

De altfel, echipamentele MFP sunt cotate de către aproximativ 47% din respondenţi ca fiind soluţiile care le-au îmbunătăţit cel mai mult productivitatea. Multifuncţionalele au surclasat astfel în ierarhia eficienţei realizată de către Breaking Blue smartphone-urile (38%), tabletele (22%) şi echipamentele pentru videoconferinţă (20%).

Deşi optimizarea lucrului cu documentele este o prioritate unanim recunoscută, peste două treimi din subiecţii intervievaţi în cadrul „Office Insights 2016” au declarat nu ţin o evidenţă exactă a costurilor generate de utilizarea echipamentelor de imprimare, iar mai puţin de jumătate din companii au apelat la furnizorii de servicii de tip Managed Print Services (MPS).

În România, doar una din cinci organizaţii utilizează serviciile de gestionare a imprimării (MPS). Mai puţin de 10% din companiile din România închiriază imprimantele şi echipamentele multifuncţionale, peste 90% preferând să deţină aceste dispozitive şi să îşi asume costurile de utilizare (mentenanţă, consumabile etc.). O asumare făcută de cele mai multe ori fără dovezi reale, pentru că studiul „Office Insights 2016” a relevat faptul că 49% dintre companiile autohtone nu îşi calculează deloc costurile de utilizare a echipamentelor de imprimare.

Prin urmare, e loc încă destul pentru eficientizare în lucrul cu hârtia. Dacă doriţi să aflaţi care sunt centrele de cost şi măsurile recomandate de optimizare a managementului echipamentelor de imprimare-copiere, puteţi descărca studiul „Office Insights 2016” accesând site-ul Canon: http://www.canon.ro/for_work/business-services/outsourcing-and-consultancy/transformation_insight/



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite