Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Echipamente de imprimare şi copiere: achiziţie sau închiriere?

28 Aprilie 2017



Unul dintre subiectele pe care le abordăm periodic în revistă Market Watch, atât în print cât şi în on-line, este cel legat de managementul costurilor, sub toate aspectele unei afaceri. Am discutat cu Monica Stroilescu, director vânzări ROEL, despre o zonă care merită o atenţie sporită, cea a imprimării şi copierii documentelor, o arie în care costurile pot scăpa rapid de sub control.

Firmele sunt interesate de reducerea costurilor, iau măsuri potrivite în general, însă rezultatele pot fi şi mai bune. Ne spun asta în special managerii firmelor de dimensiuni medii. Este loc pentru reducerea costurilor în continuare? Cum?
Monica Stroilescu: Mai mult de jumătate din clienţii noştri sunt companii cu până la 20 de angajaţi. Sunt firme care îşi planifică bugetele anuale, au bugete de investiţii pe care le direcţionează în primul rând către proiecte orientate în mod direct către dezvoltarea afacerii. Genul acesta de firme au una sau două persoane cu atribuţii în zona administrativă, însă alocarea sarcinilor lor se face, cu prioritate, către acele proiecte care susţin dezvoltarea afacerii.
Pentru ei reducerea costurilor este o prioritate, însă reducerea costurilor nu se poate face oricum, mai ales când discutăm despre imprimare şi copiere documente. O strategie sustenabila de reducere a costurilor de imprimare nu se poate face, în primul rând, fără responzabilizarea actorilor implicaţi. Întotdeauna reducerea costurilor legate de print pleacă de la oamenii care imprimă sau copiază. Toate companiile, mari sau mici, au nevoie de documente imprimate, dar de cele mai multe ori imprimarea este o obişnuinţă şi nu o nevoie de business.
În cei 25 de ani de activitate a firmei ROEL în domeniul externalizării, indiferent de industrie, am constatat că cel mai dificil este să-i convingem pe oameni să se despartă de imprimantă sau multifuncţionalul mic de pe biroul lor. A fost la fel de greu şi în cazul membrilor de bord sau managerilor, dar şi al medicilor cărora le-am scos din cabinet imprimanta. Acestea sunt obiceiurile cele mai costisitoare şi cu cel mai mic impact în ceea ce priveşte
core-business-ul companiei respective.
Decizia dacă un document este critic şi trebuie sau nu imprimat trebuie gestionată de fluxurile de lucru specifice companiei, de tipul de informaţie pe care îl transportă, de politicile de IT, securitate şi de ce nu, de mediu. De obicei, aceste informaţii sunt rezultatul unui proces de audit pe care, după atâţia ani de experienţă, îl facem fără să creăm niciun fel de întreruperi în activitatea clienţilor, folosind soluţii software dedicate şi interviuri structurate, acolo unde este cazul. Raportul pe care îl obţinem în urma acestui audit oferă o imagine reală asupra volumului de imprimare, tipului de documente, departamentelor şi utilizatorilor cu cele mai mari nevoi, legitime sau nu.
Analiza datelor este urmată de interpretarea şi alinierea politicii de imprimare/copiere la obiectivele actuale ale companiei, aliniere care, de regulă, atinge vertical întreaga organigramă şi se conformează, fără excepţie, unei politici unitare de securitate a informaţiei. Interpretarea şi alinierea sunt urmate de eliminarea şi uneori de realocarea dinamică a echipamentelor identificate, în conformitate cu nevoile reale şi nu cu obişnuinţele angajaţilor.
Noua politică de imprimare rezultată în urma auditului ROEL este comunicată şi instrumentată apoi prin politicile de IT specifice (imprimarea fata-verso setată default, imprimare alb-negru default, volum lunar limitat, specific cerinţelor postului, imprimare pe bază de autentificare cu pin/card, mesaje personalizate privind costul documentului tipărit etc.)

Ce fel de echipamente sunt potrivite firmelor de dimensiuni medii?
Monica Stroilescu: Cea mai mare tentaţie/capcană pentru firmele de dimensiuni medii este aceea de a cumpăra echipamente de imprimare şi copiere online sau de la retaileri. La prima vedere, costurile pot părea mici, dar TCO-ul („cost total de deţinere”) acestor echipamente este mult mai mare decât acela direct, legat de achiziţie.
În lipsa unui audit, firmele nu cunosc cu exactitate valoarea reală a acestor costuri. Atunci când companiile închiriază echipamente de imprimare şi copiere de la ROEL, toate costurile, inclusiv cele legate de tonere şi alte consumabile, sunt incluse în preţul abonamentului de închiriere. Astfel, managerii firmei au o situaţie foarte clară a costurilor, toate serviciile fiind oferite de un singur furnizor, pe o singură factură, într-un singur abonament.
Din datele ROEL rezultă că nevoile de imprimare şi copiere ale unei firme medii cu până la 20 de angajaţi se situează între 3.000 şi 8.000 de pagini A4. ROEL recomandă în acest caz un echipament multifuncţional A4 (copiator/imprimantă/scanner), alb-negru şi/sau color cu 20-30 pagini pe minut şi o perioadă de închiriere 36-48 luni.
Pe lângă beneficiul intrinsec al utilizării unor unelte adecvate nevoilor specifice curente, clientul ROEL beneficiază de o disponibilitate crescută a echipamentelor, adaptată programului său de lucru. În cadrul contractului, ROEL efectuează service-ul echipamentului închiriat şi se asigură că timpul de funcţionare este conform acordului de service agreat.
ROEL asigură toată gama de servicii de mentenanţă pentru echipament, fie că vorbim de înlocuirea unui cartuş de toner sau de o reparaţie importantă. Toate costurile sunt incluse în cheltuielile de închiriere şi clientul nu trebuie să plătească suplimentar în momentul în care multifuncţionalul se defectează. Mai mult decât atât, în puţinele situaţii în care o piesă care trebuie schimbată nu este pe stoc, ROEL oferă la schimb un echipament similar cu cel închiriat, astfel încât clientul se bucură în continuare de toate funcţionalităţile necesare.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite