Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

(r)Evoluția digitală a programului Erasmus intră în linie dreaptă

19 Februarie 2020



Procesul de transformare digitală reprezintă o prioritate pentru instituțiile de învățământ superior care doresc să participe la proiecte de mobilitate și în următoarea ediție a Programului Erasmus. Există deja mai multe instrumente disponibile în acest sens, care au ca scop simplificarea procesului administrativ prin eliminarea dependenței de hârtie și automatizarea proceselor repetitive, precum și asigurarea interoperabilității schimburilor de date.

În 2012, atunci când și-a făcut „debutul informal“ la Bruxelles, conceptul „Erasmus Without Paper“ (EWP) suna de-a dreptul revoluționar. Ba chiar utopic pe alocuri din perspectiva unor responsabili convinși că gestionarea proiectelor de mobilitate din cadrul Programului Erasmus nu putea fi realizată fără uneltele birocratice consacrate: formulare, dosare, ștampile, semnături ș.a.m.d.
Opt ani mai târziu însă percepția s-a schimbat radical sub impactul fenomenului de transformare digitală. Astfel că, în prezent, EWP nu mai are caracter de recomandare, ci de „prioritate“ în viitoarea ediție a programului. Respectiv de condiție obligatorie pentru instituțiile din învățământul superior deținătoare ale Cartei Universitare Erasmus (Erasmus Charter for Higher Education - ECHE) și care vor să participe la proiectele de mobilitate și în anii următori.
Pentru a veni în sprijinul birourilor Erasmus din cadrul universităților și a le facilita tranziția către acest nou model de management „fără hârtie“, ANPCEDFP a dedicat o zi din cadrul Conferinței de valorizare desfășurate anul trecut la Cluj-Napoca prezentării soluțiilor de transformare digitală puse la dispoziție de Comisia Europeană.

Care sunt provocările?
Introducerea în noul univers „without paper“ a fost realizată de João Bacelar, executive manager în cadrul European University Foundation (EUF), care a prezentat succint provocările specifice gestionării proiectelor de mobilitate în cadrul instituțiilor de învățământ superior:
• Creșterea efortului administrativ: procesele de selecție, aprobare, monitorizare și finalizare a mobilităților au un nivel specific de complexitate și necesită parcurgerea unor fluxuri de lucru stricte, cu operațiuni repetitive. Un studiu EUF, realizat în 2017 pe un eșantion de 1.050 de coordonatori ai Programului Erasmus, arăta că aproape 90% dintre aceștia considerau drept dificil și foarte dificil efortul de gestionare a proiectelor de mobilitate derulate, iar peste două treimi (67,8%) apreciau că schimbările introduse în program până la acel moment generaseră o creștere a volumului de muncă.
• Lipsa resurselor umane dedicate: deficitul de personal specializat din cadrul birourilor Erasmus se va adânci în condițiile în care oficialii europeni doresc ca noua ediție a programului să asigure o creștere substanțială a numărului de participanți la proiectele de mobilități. Mai mulți studenți implicați în proiecte de mobilitate înseamnă mai multe documente de procesat, mai mult timp consumat și creșterea nivelului de încărcare a personalului existent, și așa insuficient.
• Dependența de procesele manuale și documentele în format fizic: coordonarea și gestionarea studenților Erasmus care vin și pleacă solicită personalului administrativ să acceseze și să proceseze manual diferite tipuri de date, extrase din varii categorii de documente în format fizic, crescând astfel riscul de apariție a erorilor. Totodată, personalul trebuie să gestioneze mai multe seturi de reglementări, să utilizeze sisteme variate de clasificare, să coordoneze și să coreleze o multitudine de calendare academice și administrative, precum și programele de mobilitate ale profesorilor. Toate aceste procese generează volume mari de informații, dificil de gestionat și de distribuit în format fizic între instituțiile partenere. În plus, operațiunile de analiză și raportare sunt dificil de realizat atunci când informațiile necesare se află preponderent pe hârtie, accesarea acestora presupunând un efort suplimentar considerabil.
• Răspunsul la așteptările studenților: pentru generația „nativilor digitali“, obișnuiți ca orice informație utilă să fie accesibilă la un click distanță, completarea de formulare pe hârtie, obținerea de semnături, scanarea și printarea documentelor etc. reprezintă factori inhibitori care îi descurajează să participe la programele de mobilitate. Studiile realizate în universitățile europene arată că studenții se simt demotivați în a obține documentația și aprobările necesare, aceștia acuzând în mod frecvent că termenele limită pentru aplicații sunt inadecvate și că informațiile disponibile sunt insuficiente.



Ce soluții sunt disponibile în prezent?
Pentru a răspunde acestui cumul de provocări, Comisia Europeană încurajează instituțiile din învățământul superior să adopte o suită de instrumente care să le faciliteze procesul de transformare digitală.
Modelul „Erasmus Without Paper“ (EWP) are rolul de a asigura interoperabilitatea schimbului de date, digitizarea tuturor etapelor din fluxurile de lucru specifice proiectelor de mobilitate și asigurarea disponibilității unei game extinse de servicii digitale.
Pentru atingerea acestor obiective, EWP 2.0 funcționează ca o rețea ce are rolul de a interconecta toate cele peste 5.000 de universități ce dețin Carta Erasmus (ECHE). Rețeaua este funcțională deja de la finalul anului 2018 (după 18 luni de implementare și dezvoltare și alte 18 de testare) și poate fi accesată – fără taxe suplimentare, costuri de licențiere etc. – de către toate universitățile care dețin deja sisteme informatice de management și care doresc să continue să utilizeze propriile unelte. Integrarea cu rețeaua EWP se poate realiza facil cu ajutorul conectorilor dedicați, iar documentația necesară este disponibilă în EWP Competence Center și Open Source University Alliance (care oferă mai multe soluții Open Source dedicate instituțiilor de învățământ superior).
Pentru universitățile care nu dețin un sistem informatic propriu, soluția pusă la dispoziție este Erasmus Dashboard, o soluție special concepută pentru a ajuta universitățile să coordoneze programele de mobilități ale studenților, să semneze și să administreze Online Learning Agreements (OLA – instrument dezvoltat de EUF și Erasmus Student Network pentru a simplifica procesul de finalizare, aprobare și semnare online a documentelor), să comunice în timp real cu participanții și instituțiile partenere. Erasmus Dashboard este o soluție cloud gratuită, disponibilă de la începutul lui 2018 – pentru a o utiliza trebuie să se solicite un cont online, după care se poate trece imediat la testarea și folosirea ei în cadrul universității. În plus, Erasmus Dashboard permite integrarea completă a OLA și Erasmus+ App, pe măsură ce sistemele se vor dezvolta.
Erasmus+ App este o aplicație mobilă (dezvoltată în 2017 și disponibilă în AppStore și Google Play) care servește ca punct unic de acces pentru studenți. Erasmus+ App oferă o gamă variată de informații despre Programul Erasmus, noutăți și date utile, conexiune directă cu Erasmus+ Online Linguistic Support etc.
Avantajul soluțiilor prezentate constă în faptul că sunt testate și validate înainte de fi lansate, că au un nivel garantat de disponibilitate a serviciilor și că sunt conforme cu cerințele Regulamentului privind protecția datelor cu caracter personal (obținerea consimțământului, explicitarea modului de utilizare a datelor, protecția avansată etc.).
Oferta CE va fi completată de Inițiativa European Student Card, care va funcționa ca un identificator unic pentru studenți Erasmus în procesul de autentificare online și care va fi lansată oficial anul viitor.

Beneficiile concrete ale modelului EWP
Prezentarea susținută de reprezentantul EUF a fost completată printr-o serie de studii de caz aparținând unor instituții de învățământ superior din România, care au realizat deja progrese notabile în procesul de transformare digitală.
Primul exemplu a fost cel al USAMV Cluj-Napoca: „Cu ajutorul modelului EWP am economisit foarte mult timp, atât pentru studenți, cât și pentru noi, cei care ne ocupăm de partea administrativă a proiectelor de mobilitate Erasmus. Acum, nu mai trebuie să tipărim documentele, să le semnăm și ștampilăm, să le scanăm și să le trimitem studentului – totul poate fi făcut online. Cu ajutorul EWP ne-am dezvoltat și îmbunătățit și relațiile de colaborare și comunicarea cu colegii noștri din facultățile din cadrul universității, ceea ce ne ajută să simplificăm procesele de validare și aprobare – prin intermediul aplicațiilor și OLA – fără a mai fi nevoie să lucrăm cu documente în format fizic“, a explicat Simona Oros, responsabil mobilități în cadrul biroului Erasmus al USAMV Cluj-Napoca.
Și Institutul Teologic Protestant din Cluj-Napoca, o instituție de învățământ mică, dar cu o tradiție îndelungată în proiectele de mobilitate academică, a obținut o serie de progrese notabile în gestionarea mobilităților: „De-a lungul timpului am identificat o serie de provocări specifice acestui domeniu, precum lipsa de personal dedicat managementului mobilităților, complexitatea procedurilor de evaluare a candidaturilor depuse, volumul mare de documente în format fizic ce trebuie procesate și, nu în ultimul rând, dificultățile întâmpinate în urmărirea și accesarea documentelor aferente mobilităților finalizate. Pentru a depăși aceste bariere, institutul a dezvoltat și implementat cu resurse proprii o platformă dedicată de management. Sistemul este gândit astfel încât să simplifice procedura de candidatură pentru studenți – permite alegerea semestrului, a tipului de mobilitate și a instituției gazdă etc. – dar oferă și o serie de beneficii importante pe zona de administrare, cum ar fi monitorizarea centralizată a proceselor individuale de mobilitate, crearea unui sistem de acces pe bază de roluri, generarea dinamică a documentelor necesare, care includ informații existente în bazele noastre de date etc. Astfel, cu ajutorul platformei, am obținut o procedură clară și eficientă de administrare a proiectelor de mobilitate, am automatizat o serie de procese și avem control complet asupra fiecărei operațiuni de selecție, validare și finalizare“, a detaliat Balogh Csaba, conferențiar în cadrul Institutului Teologic Protestant.
Transformarea digitală este un fenomen inevitabil, dar, mai ales, o condiție obligatorie a viitorului Program Erasmus, ce va demara în anul 2021. Timpul este scurt, iar procesul e unul complex, care presupune schimbări de substanță ale mecanismelor și metodelor de administrare. Prin urmare, îndemnul reprezentanților ANPCDEFP de a nu amâna până în ultimul moment luarea măsurilor necesare este perfect justificat. Mai ales că există deja mai multe instrumente disponibile și validate la nivel european, care pot fi testate și utilizate gratuit.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite