.jpg)
Academia Română a fost creată în 1866 pentru a cristaliza cele mai înalte valori intelectuale din provinciile românești într-o societate erudită menită să consolideze identitatea națională pe baza a patru componente esențiale: limbă și literatură, istorie, etnografie și cultură. La...
Procesarea automata a facturilor
Firmele care emit sau primesc multe facturi se confrunta cu costuri ridicate in ceea ce priveste procesarea acestora. Costurile mari sunt date de consumul ridicat de resurse materiale, umane, dar si de timp, utilizate pe tot parcursul procesului de procesare al facturilor. Astfel, facturile trebuie sa fie intai sortate, pentru ca apoi, fiecare factura va fi distribuita, inregistrata, introdusa in calculator, arhivata, etc.
Imaginati-va, insa, ca aceste costuri pot fi reduse sau evitate, in locul resurselor numeroase de mai sus, folosind o solutie software de procesare automata a facturilor. O astfel de solutie va automatiza in cea mai mare parte procesul, reducand nevoia interventiei factorului uman si micsorand semnificativ factorul de eroare din timpul procesarii.
Dificultatile si neajunsurile procesarii manuale a facturilor sunt sustinute si de studiile celebrei firme de consultanta Gartner. Astfel, conform statisticilor, 96% din
facturi sunt primite in format fizic, necesitand introducerea datelor in calculator pentru a putea fi procesate. 1 din 5 facturi intampina greutati pe parcursul procesului – probleme legate de lizibilitatea datelor (suma facturata, produsele listate etc). De asemenea, s-a stabilit ca durata minima de introducere a datelor dintr-o factura este de 17 secunde, in conditiile in care luam in considerare putine campuri si faptul ca nu vom intampina si alte dificultati.
S-a mai constatat, de asemenea, ca timpul mediu de procesare al unei facturi este de 12 zile. Doar 44% din companii s-au incadrat in situatia normala in care o factura e procesata in intervalul unei saptamani. Un sfert din facturi sunt platite cu intarziere, iar peste un sfert din companii depasesc pragul de 3 saptamani de plata a facturilor.
Toate aceste impedimente pot fi, insa, inlaturate. O solutie eficienta de procesare automata a facturilor va compila toate facturile. Acestea vor fi toate scanate intr-un singur flux, fara sa mai fie necesara sortarea manuala a acestora. O solutie avansata va permite extragerea datelor de pe toate paginile facturii, in cazul in care aceasta are mai mult de o pagina. Identificarea paginilor multiple este facuta automat, prin recunoasterea indexurilor.
O solutie de AIP se va traduce intr-o procesare a facturilor mai clara si mai facila, fara sa mai fie nevoie de multe resurse umane si financiare. Astfel, vor exista 3 mari pasi: extragerea datelor din facturi, validarea informatiilor si transmiterea acestora catre departamentele vizate. Majoritatea campurilor vor fi extrase automat (header, footer etc).
Pe tot parcursul procesului, administratorul va mentine controlul si va putea vedea in orice moment traseul documentelor si al operatiunilor. Sistemul ofera si posibilitatea de aprobari multiple. De cele mai multe ori, o solutie de procesare automata poate sa fie compatibila cu un sistem ERP deja implementat, insa nu este o conditie obligatorie pentru functionarea buna a acesteia.
Datele procesate trebuie verificate automat de catre sistem. Acolo unde se gasesc erori se va incearca rezolvarea acestora prin raportarea la facturile anterioare. Statistic s-a demonstrat ca o solutie eficienta de AIP nu necesita interventie umana decat in 5% din erori.
Cel mai vizibil avantaj oferit de acest tip de solutie se reflecta la nivelul reducerii cheltuielilor, al posibilitatii de a aloca resursele umane pentru alte task-uri si al utilizarii timpului salvat in rezolvarea altor prioritati. Intrucat costul de procesare al unei facturi este foarte mare, aceasta solutie va fi extrem de eficienta in cazul firmelor cu multe facturi de procesat si, mai ales, a acelora care au facturi de valoare mica.
Un al doilea avantaj, la fel de important ca si primul, se refera la acuratetea informatiilor financiare si la mentinerea unor relatii bune cu furnizorii. Acest sistem va ajuta la pastrarea unei evidente stricte a facturilor si la plata acestora la timp. De asemenea, acest sistem va permite regasirea facila a facturilor, evitandu-se pierderea facturilor sau ajungerea tarzie a acestora in departamentele vizate.
Parerea ta conteaza: 
