.jpg)
Academia Română a fost creată în 1866 pentru a cristaliza cele mai înalte valori intelectuale din provinciile românești într-o societate erudită menită să consolideze identitatea națională pe baza a patru componente esențiale: limbă și literatură, istorie, etnografie și cultură. La...
Paperless, un concept de tipul fata morgana
La începutul anilor 80, Alvin Toffler publica “The third wave” o carte cu referinte din viitor în care acesta amintea de accelerarea vietii cotidiene, clonare, realitate virtuala, munca de acasa, customizarea productiei, de-masificarea mass media si alte previziuni ce astazi reprezinta realitatea pura. In cartea lui Toffler toate aceste elemente sunt parte a unui scenariu mai larg din care însa unele elemente nu au obtinut confirmarea timpului. Unul dintre acestea este conceptul de “paperless office” de care suntem înca foarte departe. Predictia lui Toffler privind disparitia hartiei a fost destul de ferma si socotita total nepotrivita cu utilizarea masinilor electronice de procesare a textului si împotriva spiritului acestora. Culmea, în 1981 cand IBM propunea primele computere personale, acestea nu aveau si o imprimanta compatibila. Explicatia era ca utilizatorii vor fi multumiti sa citeasca informatia pe monitor (rezolutiile nu era totusi dintre cele mai fericite) si la vremea respectiva multi dintre vizionari considerau hartia un suport cu viata limitata a carei destinatie finala va fi muzeul.
Ne îngropam în hartii
Anii au trecut si în ciuda preocuparilor intense ale industriei de IT pentru dezvoltarea unor solutii fiabile pentru trecerea datelor în format digital si constituirea fluxurilor digitale de informatii, în ciuda preocuparilor la nivel legislativ pentru definirea unor norme privind semnatura si arhivarea electronica, firmele din toata lumea se îngroapa, la propriu, în hartii. Stiu 
oameni (inclusiv printre colegi) care printeaza mare parte a corespondentei electronice, stiu firme care dupa ce le-ai confirmat primirea unei invitatii în format digital trimit si un hard copy, iar la eveniment alaturi de un CD pun în mape si o medie de 20 printuri color. Aceste constatari au corespondenta într-o crestere anuala de 25% (conform IDC) în producerea de documente si implicit în consumul de hartie la nivel global. In 1998, conform unor estimari facute de CAP Ventures (e singura informatie pe care am gasit-o) la nivel global existau functionale peste 218 milioane imprimante, 69 milioane faxuri, 22 milioane multifunctionale, 16 milioane scannere si 12 milioane de copiatoare, iar în ultimii 6 ani rata de crestere trebuie sa fi fost semnificativa. Printre cauze una singura se distanteaza, volumul imens de informatii aflat în circulatie si foarte usor de accesat via Internet. Mai în gluma, mai în serios, unii analisti afirma ca singurul lucru comun oricarei retele de PC-uri este imprimanta atasata. Factorii care au contribuit la acesta sunt numerosi, dar trebuie amintit: manevrabilitatea hartiei net superioara unui monitor 17” CRT, costul redus, usurinta de arhivare, simtul tactil, teama de pierdere a informatiilor, rezolutii nepotrivite etc.
Adevarul nu e atat de sumbru
Chiar daca ultimii ani nu previzioneaza nici macar de departe disparitia hartiei, înregistreaza însa un trend ascendet al preocuparilor pentru o lume, ceva mai “paperless”. Dincolo de geniul vizionar al lui Toffler si aceasta tendinta are explicatii. Una ar fi de natura ecologica, protejarea padurilor devenind un subiect tot mai dezbatut, iar o a doua ar fi oarecum legata de aceasta, dar este de natura legislativa (Paper Reduction Act din Statele Unite din 1995, act semnat de Senatul American). In egala masura contribuie si cresterea constanta a numarului de portabile ce fac disponibila informatia digitala în cele mai diverse locuri, tehnologiile performate de realizare a display-urilor, adoptarea într-o mai mare masura a aplicatiilor de Document Management si de lucru colaborativ, explozia serviciilor web, legislatia tot mai coerenta privind valoarea juridica a documentului electronic, semnarea, arhivarea si justficarea notariala a acestuia etc. Si poate lucrul cel mai important, o masa tot mai mare de “lucratori “s-au maturizat alaturi de un PC, ceea ce influenteaza considerabil obiceiurile de utilizare. Pe acest fond s-a înregistrat o scaderea de jumatate de procent (conform CAP Ventura) la productia de hartie. Este interesant de remarcat însa ca pentru multi analisti se schimba si întelegerea concepului paperless. Interpretarile exagerate pornite de la viziunea lui Toffler asupra utilizarii hartiei, si care duceau la disparitia acesteia, sunt înlocuite cu o abordare mult mai pragmatica. Paul Saffo, un cercetator de la Institute for the Future din Palo Alto considera ca în realitate tehnologia moderna, capacitatea de creare, manipulare si transfer a documentelor digitale actioneaza de fapt împotriva conceptului paperless si ca valul de informatii electronice induce în mod necesar o crestere a cererii de hartie. “Industria IT actuala este ca o imensa pinata ( un ornament mexican pentru petreceri ce consta dintr-un balon în care se introduc diverse dulciuri, jucarii si alte bunatati) formata dintr-o crusta de hartie si un interior de informatii digitale. Crusta de hartie creste permanent si este cel mai usor de remarcat dar informatia digitala ascunsa este cu mult mai numeroasa si creste cu mult mai repede. Rezultatul este ca am devenit deja paperless darn e e foarte greu sa remarcam asta”. Saffo spune ca o ironie similara exista si în cazul comunicatiilor electornice si ca videoconferintele si telefonia mobila nu au redus numarul intalnirilor directe ci dimpotriva au accelerat deplasarile de afaceri. Este de bun simt ca dupa ce comunici foarte mult cu cineva sa îti doresti sa îl si cunosti; pentru companiile aeriene cel mai bun catalizator a fost Internetul” mai afirma Saffo.
Norme legislative pro paperless
Septembrie 1995 a marcat semnarea adoptarii în Statele Unite a Paper Reduction Act, o initiativa a Congresului American pentru reducerea utilizarii hartiei în relatiile interguvernamentale, dar si între cetateni si administratie. Aceasta hotarare stipuleaza ca cetatenii sau companiile în relatia cu administratia publica pot utiliza si arhiva, acolo unde este posibil, documente în format electornic. Norma prevedea ca suportul digital al unui document si semnatura electronica aferenta acestuia are acelasi efect legal si ca nu i se putea nega validitatea. Mai mult, administratia federala era încurajata sa foloseasca documente electronice. Existand un prim exemplu si alte administratii au încercat o abordare similara. In Europa printre primele tarile hotarate sa adopte o astfel de strategie a fost Estonia, cu un proiect foarte complex de e-guvernare.
Nici Romania nu face exceptie, iar preocuparile MCTI privind societatea informatizata nu au ramas fara ecou. Mai mult, efortul de a elimina consumul nejustificat de hartie a dus la aparitia unor hotarari privind adoptarea în administratia publica centrala si locala a unor aplicatii privind managementul electronic al documentelor. Camera deputatilor a facut un asemenea pas si a trecut la managementul electronic al documentelor legislative. A fost dezvoltat un sistem e-Caseta deputatului, ce arhiveaza într-o baza de date publica o copie digitala a proiectelor de lege distribuite pe hartie la casetele aferente salilor de sedinte. Obiectivul este ca aceasta baza de date sa devina o sursa exclusiva de informare a deputatilor cu privire la proiectele legislative. Sistemul se anunta a fi doar o etapa a unui proces mai larg de informatizare a întregului proces legislativ, dar avand în vedere tipul de utilizatori probabil ca rezistenta la schimbare va fi semnificativa. Administratia publica locala este la fel de activa si numeroase Consilii Locale beneficiaza de suportul unor aplicatii dedicate gestionarii fluxurilor de documente digitale. Evident ca nu atingerea unui stadiu mai mult sau mai putin “paperless” este obiectivul unei insitutii publice, dar cresterea nivelului serviciilor oferite cetatenilor, si mai ales rata mare de disponibilitate precum si reducerea timpului de raspuns nu pot fi facut decat în aceasta directie. Situatia nu cred ca difera în mediul privat unde desi au existat numeroase proiecte de implementare a unor solutii de Document Management ( prezentate si de Market Watch), nu se poate vorbi de o adoptare în masa.
Piata IT ofera însa cele mai potrivite solutii necesare acestui demers (atat pentru mediul public dar si pentru cel privat) însa evident exista o serie de variabile care tin de întelegerea managementului, de bugetele disponibile, proceduri de lucru, etc. ce împiedica sau amana în unele cazuri implementarea unei solutii DMS. Chiar daca nu ne putem îndrepta spre un nivel paperless, putem exploata mai eficient hartia avand multumirea ca alaturi de conservarea padurilor mai putem face si unele reduceri de costuri.
Pasi catre paperless sau macar less paper
Parerea ta conteaza: 
Ce mă aştept să învăţăm din această criză
