Revista >> Numarul 92 [Ianuarie-Februarie 2007] >> ECM

Piata de Document Management asteapta boom-ul

Radu Ghitulescu

24 Februarie 2007

O estimare justa, daca tinem cont de Articolul 5 (Capitolul III) al respectivei legi, care prevede ca: „Orice institutie publica si orice companie, societate nationala sau societate comerciala la care statul este actionar majoritar are obligatia sa arhiveze electronic in conditii corespunzatoare, pe intreaga durata de pastrare, documentele create sau detinute, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege“. Deci piata va fi. Mai ales ca efectele colaterale ale acestui act normativ, coroborate cu cele ale integrarii, vor asigura o plaja larga de la clienti si din afara sferei de actionariat a statului, pe primul loc situandu-se institutiile financiare, companiile de retail, telecom etc.

Si pentru ca tot am atins problema potentialilor clienti, sa incercam si un raspuns la intrebarea directa: „Cine are nevoie de o solutie de Document Management?“. Din perspectiva unui editor sau vendor de asemenea solutii, raspunsul nu este prea dificil – toate firmele care lucreaza cu un volum mare si aflat intr-o crestere continua de documente, in care informatia se modifica rapid, in care timpul pierdut cu cautarea datelor trebuie redus drastic, companii cu filiale multiple, care au nevoie de un grad sporit de securitate a accesului la informatie, dar care au nevoie si de date actualizate permanent.

Practic, enumerarea de mai sus schiteaza imaginea unei companii dinamice si competitive, care vrea sa ramana pe piata cat mai mult posibil. Iar oferta este accesibila chiar si companiilor din categoria intreprinderilor mici si mijlocii, solutiile de gestiune electronica a documentelor nemaifiind apanajul „gigantilor“. Desigur, in acest context, intervine problema rentabilizarii rapide a investitiei, un aspect delicat, greu de realizat, indiferent de marimea organizatiei.

Interes sporit, pasivitate maxima

Dincolo de estimarile optimiste, ramane intrebarea: „Cat de interesate sunt companiile romanesti de o solutie de Document Management?“. De la „foarte interesate in sus“! – daca e sa dam crezare studiului realizat de compania Terradox pe un esantion de 380 de companii romanesti, din diferite sectoare de activitate, a caror cifra de afaceri depaseste 1 milion de euro. Studiul citat, unul dintre putinele realizate in Romania pe zona de Document Management, indica faptul ca 9 din 10 companii sunt constiente de utilitatea serviciilor de arhivare electronica si stocarea acestora in structuri organizate.

Studiul Terradox a mai evidentiat ca principalele probleme generate de utilizarea documentelor in format fizic sunt:

- necesitatea alocarii unui spatiu suplimentar de depozitare a acestora

- dificultatea regasirii informatiilor necesare

- uzura documentelor, rezultata in urma utilizarii frecvente a hartiei

- accesul dificil la documentele fizice stocate in locatii diferite, fapt pentru care 78% din companiile respondente sunt nevoite sa pastreze documentele de uz curent in aceeasi locatie in care angajatii companiei isi desfasoara activitatea.