.jpg)
Academia Română a fost creată în 1866 pentru a cristaliza cele mai înalte valori intelectuale din provinciile românești într-o societate erudită menită să consolideze identitatea națională pe baza a patru componente esențiale: limbă și literatură, istorie, etnografie și cultură. La...
SMC - Sfaturi pentru o documentatie viabila
Sunteti gata sa implementati Sistemul de Management al Calitatii? Ati stabilit echipa, ati tocmit consultantul, ati calculat costurile intregii operatiuni? Acum trebuie sa va apucati sa faceti hartiile, adica documentatia. Cea mai complicata (si, dupa unii, plictisitoare) chestiune. Cel mai sanatos ar fi sa lucrati documentatia impreuna cu consultantul (dar nu-l lasati pe el sa faca toata munca!), fiindca astfel veti scuti mult timp si energie si, pe deasupra, veti invata si cum se face treaba. Ce mai, e vremea sa intrati in paine!
Ce documentatie impune standardul de referinta ISO 9001: 2001?
Standardul ISO 9001:2001 face referire doar la sase proceduri documentate separate de Manualul Calitatii. Este vorba despre: Controlul Documentelor, Controlul Inregistrarilor, Audit Intern, Produsul Neconform, Actiune Corectiva si Actiune Preventiva. Acestea sunt documentele minime necesare pentru depunerea dosarului pentru certificarea Sistemului de Management al Calitatii. Deci, daca nu vreti sa va complicati prea tare viata, puteti opta pentru aceasta varianta minimala a documentatiei (personal nu o recomand, si nici un consultant nu cred ca ar recomanda-o, din destule motive). Pe langa aceasta varianta, organizatia ar trebui sa dezvolte alte cateva proceduri documentate care sa acopere cel putin procesele principale din cadrul organizatiei (ofertare-vanzare, aprovizionare, resurse umane, etc), astfel incat sa se asigure ca sunt functionale procesele necesare eficacitatii Sistemului de Management al Calitatii. Numarul final de proceduri documentate este influentat de dimensiunea organizatiei, tipul activitatilor in care aceasta este implicata, cat si de complexitatea acestora.
Abordarea bazata pe proces
Primul pas spre realizarea documentatiei il constituie identificarea proceselor din interiorul organizatiei. Dupa stabilirea proceselor si impartirea lor pe categorii, veti putea stabili cu exactitate care vor fi procedurile si instructiunile (se aplica pentru procesele secundare ale organizatiei) pe care va trebui sa le documentati. Standardul ISO 9001:2001 defineste procesul ca fiind: „ansamblul de activitati corelate sau in interactiune care transforma elemente de intrare in elemente de iesire”. Cu alte cuvinte, orice activitate si ansamblu de activitati care utilizeaza resurse (de orice fel) pentru a transforma elementele de intrare in elemente de iesire pot fi considerate procese. Pentru ca o organizatie sa functioneze eficace, trebuie sa identifice si sa gestioneze o multitudine de procese (de cele mai multe ori, corelate si care interactioneaza intre ele). Adesea, elementele de iesire dintr-un proces vor constitui direct elementele de intrare pentru urmatorul proces.
Este important ca in procesul de identificare a proceselor si al stabilirii importantei fiecaruia sa fie implicata toata organizatia, la toate nivelele. Numai asa se vor putea defini foarte bine toate elementele care vor duce la o documentatie viabila ce sa reflecte realitatea din interiorul organizatiei si care sa poata deveni, intr-adevar, un “tool” important pentru managementul organizatiei.
Manualul calitatii
Fara doar si poate, manualul calitatii este, impreuna cu politica in domeniul calitatii si obiectivele calitatii (pe care, de altfel, le si contine), piatra de temelie a documentatiei, pe care se sprijina Sistemul de Management al Calitatii. Simplu vorbind, manualul explica si face cat mai accesibil Sistemul de Management al Calitatii intregului personal al organizatiei.
Manualul calitatii este organizat pe opt capitole, urmarind numerotarea capitolelor standardului SR EN ISO 9001: 2001 (pentru a permite o mai usoara verificare a conformitatii fata de cerintele incluse in standard) si prezinta modul in care sunt indeplinite cerintele standardului SR EN ISO 9001: 2001 (prin detaliere sau prin referire la documente precum Manualul Calitatii, proceduri, instructiuni etc).
Theodor Nitu
theodor.nitu@marketwatch.ro
Parerea ta conteaza: 
Scorecards - sau traducerea strategiei in actiune
