Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Mai puțină hârtie la Köber

28 Iunie 2004



La nivel informatic, firma Köber, producătorul vopselelor omonime, deține o rețea Wide Area Network (WAN) ce cuprinde locațiile Piatra Neamț, Turturești, Vaduri, Iași și București. Comunicațiile între aceste locații se realizează securizat prin intermediul unei rețele virtuale private (Virtual Private Network) constituită peste infrastructura de comunicații a operatorului Connex. Sistemele de calcul existente sunt de regulă, brand name-uri, iar caracteristicile hardware și software sunt din ultimele generații. La nivelul întregii firme sunt implementate o serie de produse informatice printre care amintim: soluția mySAP.com, managementul documentelor oferit de arhitectura Lotus Notes / Domino + Pirs oferită de Sobis, sisteme de urmărire și control a proceselor de fabricație, etc. Finalizarea proiectului de implementare a soluției de Document Management a fost motivul unei discuții cu Directorul IT/Strategie al companiei Köber, domnul Ștefan Barna.


Ce v-a determinat să inițiați implementarea unei soluții de Document Management?


Ștefan Barna: Decizia de a implementa un produs pentru managementul documentelor s-a datorat dorinței de a gestiona uniform și coerent informațiile de orice natură din cadrul organizației. Am căutat o soluție care să ne permită implementarea unui mecanism flexibil de declarare a traseelor unui document, stocarea și urmărirea centralizată a lor, regăsirea ușoară a documentelor utilizând proceduri avansate de căutare după cod, denumire, cuvinte cheie asociate, autor, etc. De asemenea, am căutat o aplicație care să ne permită o flexibilitate și o funcționalitate într-o viziune integrată asupra datelor companiei precum si o baza centralizata de stocare centralizata pentru a gestiona valorile informaționale. În primul rând irma Köber SRL a căutat să implementeze un sistem integrat de mesagerie și de management al documentelor, iar în al doilea rând am încercat să găsim un sistem care să ofere un grad sporit de securitate al informației. Am căutat o soluție de mesagerie corporativă și colaborare pentru a maximiza productivitatea umană și a exploata eficient experiența și cunoștința personalului firmei. Aplicația oferită de firma Sobis este utilizată aproape în toate sectoarele de activitate din cadrul firmei Köber. Practic, întreaga activitate a fiecărei persoane poate fi urmărită funcție de rapoartele de activitate elaborate, sarcinile trasate, etc. În plus, această soluție este deschisă și permite dezvoltări ulterioare în funcție de necesități.


Care este în linii mari, fluxul de documente și câte persoane folosesc aplicația?


Ș.B.: Aplicația Lotus Notes + PIRS este utilizată de 100 de persoane aflate în toate locațiile companiei. Datorită eficienței intenționăm să creștem numărul de utilizatori la cel puțin 150 de utilizatori. În momentul de față se derulează un proiect ce permite implementarea acestui sistem și pentru întreg sistemul de distribuție național al firmei Köber. Fluxurile de documente care le-am implementat cu ajutorul acestui software, respectă în primul rând procesele și procedurile informaționale instituite prin Sistemul Calității și de Management existent în firmă. Practic, am „simulat“ în sistem orice tip de tranzacție sau flux informațional, de la procese simple până la cele mai complicate (procese de vânzare și distribuție, cumpărare, fabricație, cercetare și proiectare, etc).


Este urmărită starea documentelor din cadrul organizației, în diferitele stadii prin care trec acestea și este evidențiat modulul de rezolvare a fiecărui document. Sistemul permite fiecărui membru autorizat al organizației să cunoască în orice moment unde se afla un document și care este starea acestuia. Mai mult, este permisă crearea standardizată, distribuirea și circulația informațiilor și documentelor interne în interiorul organizației, precum și cele generate în relația cu alte organizații, păstrându-se securitatea și confidențialitatea, iar circulația uni document este urmărită pe trasee ierarhice bine precizate sau definite de către autorul documentului, cu posibilitatea aprobării sau respingerii acestora.


De ce ați optat pentru Lotus Notes?


Ș.B.: Platforma Lotus Notes are din punctul meu de vedere o serie de puncte forte: este un sistem integrat de comunicații (documente, e-mail, fax, etc), permite lucrul în echipă, și realizarea de baze de date grupate funcție de proiecte și departamente, baze de date cu adresele personale și ale firmelor cu care colaborăm. Alte avantaje ar fi vizualizarea documentelor de tip Office și imagine, integrată în sistem; sortarea automată a documentelor; existența listelor pentru activități curente cu avertizare automată pentru termene limită, dar și posibilitatea programării unei întâlniri sau ședințe luând în considerare resursele necesare și disponibilitatea persoanelor.


Ce motive au stat la baza alegerii aplicației de la Sobis?


Ș.B.: După alegerea platformei Lotus Notes și după ce am analizat toate facilitățile pe care poate să le ofere, am căutat să găsim o soluție puternică de gestiune a documentelor care să permită o organizare, accesare sau publicare a informațiilor procesate într-o organizație în mod rapid, ușor și precis. Primele contacte cu reprezentanții Sobis au fost 4-5 ani în urmă. Apoi prin intermediul Internetului am aflat mult mai multe despre activitatea firmei și au urmat o serie de prezentări. În alegerea soluției PIRS un avantaj esențial l-a constituit: centralizarea informației într-o baza centrală; structura simplă de depozitare și gestionare a informațiilor; existența instrumentelor puternice de căutare avansată precum și o interfață prietenoasă, alături evident de reducerea ponderii hârtiilor în circulația documentelor. Soluția SOBIS/PIRS am selectat-o dintre mai multe aplicații prezentate, unele dintre ele fiind dezvoltate tot pe platforma Lotus Notes.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite