.jpg)
Academia Română a fost creată în 1866 pentru a cristaliza cele mai înalte valori intelectuale din provinciile românești într-o societate erudită menită să consolideze identitatea națională pe baza a patru componente esențiale: limbă și literatură, istorie, etnografie și cultură. La...
Achizitiile publice si solutiile geospatiale
Aparent, achizitiile publice nu par sa fie influentate de implementarea unei solutii geospatiale. Realitatea arata insa altceva, iar cand Isabella Marasescu, Directia Tehnica, Biroul Juridic Licitatii si Achizitii Publice din Primaria Municipiului Brasov afirma ca prin implementarea solutiei geospatiale, s-a schimbat in bine toata evidenta contractelor din Primaria Municipiului Brasov, se impune sa avem mai multe informatii.
Aceasta afirmatie vine de la unul dintre birourile de la care nu te astepti sa fie afectat neaparatde implementarea unei solutii geospatiale. Ce va aduce nou solutia pentru activitatea de achizitii publice?
Primul lucru care imi vine in minte este ca poti afla in orice moment daca o firma contractanta sau ofertanta are datorii la bugetul local. De exemplu, pot vizualiza pe ecranul calculatorului meu situatia impozitelor pentru a vedea daca firma respectiva este complianta cu participarea la o anumita licitatie, fara sa mai astept un raport scris de la Directia de Taxe si Impozite. Inainte de implementarea acestei solutii, pentru fiecare licitatie trebuia sa solicitam pentru fiecare participant un certificat de la Directia Fiscala pentru care acesta trebuia sa intocmeasca o cerere, sa o depuna la biroul respectiv si sa astepte emiterea documentului care ne arata care este situatia datoriilor firmei. Dura destul de mult si oricand puteau sa apara datorii chiar in perioada in care se emitea certificatul. Acum putem introduce Codul Unic de Identificare in baza de date a Directiei Fiscale si vizualizam imediat situatia financiara a companiei vizate. La fel, pot afla imediat ce contract are incheiat orice firma cu Primaria, fie ca este unul de redeventa, de achizitie publica, de concesiune sau pur si simplu de inchiriere.
O alta activitate eficientizata semnificativ este cea inversa, de evidenta a contractelor incheiate de Primarie cu diverse alte institutii, private sau nu. Faptul ca acum toate contractele sunt sistematizate pe categorii in solutia integrata cu toate departamentele din primarie ne permite noua sa putem face raportari ”la minut” din cele mai diverse, cum ar fi pe tipuri de contracte, pe categorii de contractanti, pe cuantumuri de sume implicate etc. Putem practic sa generam orice lista, orice cautare, pe orice criteriu pentru care exista informatie in baza de date. Nu intamplator am spus ”la minut”, pentru ca rapiditatea cu care putem face acest lucru acum nu e deloc de neglijat. Inainte aveam aceste informatii intr-un fisier Excell sau Access si ca sa generam un raport cerut pe anumite criterii putea dura si pana la o jumatate de ora, ca sa nu mai vorbesc de faptul ca pana in 2003 prelucram aceste informatii direct din registrele de hartie tinute de functionari. Cred ca va puteti imagina cam cat ne lua atunci...
Dar poate cel mai important lucru este ca noua solutie permite tuturor birourilor din directie sa comunice intre ele si sa schimbe date. Asta ne permite de exemplu sa cautam cu usurinta anumite clauze prevazute in contractele gestionate si care se refera la anumite situatii pe care dorim sa le identificam la un moment dat. In plus, aceasta face posibila intocmirea de rapoarte catre management care sintetizeaza informatia din mai multe birouri, lucru destul de greu de realizat inainte.
Un alt aspect al vietii noastre usurat si optimizat in masura considerabila de solutia geospatiala este micsorarea timpului nostru de raspuns la cerintele autoritatilor nationale care ne controleaza activitatea. Ministerul Finantelor, Autoritatea Nationala de Reglementare si Monitorizare a Achizitiilor Publice (ANRMAP) ne solicita regulat rapoarte de activitate, iar noi suntem obligati prin lege sa le furnizam la timp si corect. Cum fiecare din aceste institutii are cerinte proprii de alcatuire a acestor rapoarte, pe tip de proceduri, pe contracte, pe licitatii, produse, servicii, lucrari etc., o mare parte din activitatea noastra era dedicata inainte constituirii si verificarii documentelor solicitate. Si acestea sunt doar institutiile catre care ne subordonam pe linie administrativa, dar sunt si institutii nonguvernamentale care, in virtutea dreptului la informatie public ne cer rapoarte pe care noi suntem obligati sa le generam in maxim 30 de zile. Acest lucru se poate intampla in perioade aglomerate, ceea ce duce la suprapuneri care trebuie rezolvate concomitent cu aceleasi resurse umane. Acum sistemul informatic imi permite, de exemplu, sa transmit in timp catre FPIMM (Fundatia pentru Protejarea Intreprinderilor Mici si Mijlocii) orice liste imi cer, fie ca este vorba despre situatia cererilor de oferta pe o anumita perioada, a licitatiilor din anul trecut sau a produselor si serviciilor achizitionate cu valori pana in 40 de mii de euro. Intocmirea tuturor acestor situatii sintetice ocupa acum un timp mult mai redus si mai putina implicare a factorului uman, ceea ce, de ce sa nu recunoastem, micsoreaza si proba-bilitatea strecurarii de erori in informatiile livrate.
Despre ce volum de informatie gestionata vorbim in birourile Achizitii Publice?
Pe parcursul unui an, Primaria Municipiului Brasov deruleaza, in medie, in jur de 350 de contracte de baza, ceea ce inseamna ca in acest numar nu sunt incluse actele aditionale si clauzele lor de care trebuie sa tinem cont in activitatea de management a acestor contracte. Vorbim aici de toate contractele gestionate de primarie, ceea ce inseamna nu numai achizitii publice, dar si contracte de concesiune, inchiriere, vanzare-cumparare, de retransmitere de energie electrica, comodat etc. Desi principala noastra activitate este de demarare si organizare a procedurilor de achizitie publica, nu putem ignora si aceste alte tipuri de contracte in care informatia trebuie organizata, sintetizata, selectata, in functie de anumite obiective sau cerinte. Oricum, ideea este ca acum introducem informatiile relevante legate de aceste contracte (prevederi, clauze, termene, sume etc) in solutia informatica, ceea ce ne permite sa identificam in cateva secunde un anumit act sau o lista cu contractorii care au in comun o anumita clauza, de exemplu, ceea ce duce iarasi, nu doar la economii foarte mari de timp, dar si la posibilitatea realizarii de analize statistice care ne ofera informatii suplimentare despre calitatea muncii noastre.
Daca solutia geospatiala va scuteste de atata munca, ce veti face cu timpul ramas liber?
Parerea ta conteaza: 
Ce mă aştept să învăţăm din această criză
