Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Business Case -certificatul de naştere al unui proiect

29 Mai 2007




Business Case = propunere structurată de schimbare la nivel de business, care este justificată din punct de vedere al costurilor estimate şi al beneficiilor aşteptate.


Cum iau naştere proiectele?
Proiectele sunt prin definiţie schimbări şi, ca orice schimbare, orice proiect trebuie evaluat din punct de vedere al costurilor şi al beneficiilor aşteptate. Documentul care defineşte obiectivele unui proiect şi în care ar trebui să se regăsească, printre altele, o analiză serioasă cost / beneficiu este identificat de metodologiile de project management sub numele de Business Case.
Sub forma sa iniţială, un Business Case este pregătit de către persoana care doreşte să iniţieze un proiect (Sponsor). În funcţie de anvergura proiectului dorit, Sponsorul poate nominaliza o echipă specializată care să finalizeze Business Case-ul. Acesta va fi apoi supus aprobării companiei care iniţiază proiectul şi, în urma acestei aprobări, va deveni “certificatul de naştere al proiectului”.


Utilitatea unui Business Case
Chiar dacă la prima vedere utile, multe dintre proiectele IT demarate în România sunt demarate din motive greşite. Fie că este vorba despre orgoliul sau ambiţia unui “Sponsor”, de “targetul” de vânzări al unui furnizor care vrea să vândă cu orice preţ sau de do­rinţa unui “techie” de a cumpăra cea mai nouă soluţie tehnică disponibilă pe piaţă, astfel de proiecte sunt sortite inevitabil eşecului. De ce? Pentru că în toate aceste cazuri nu există de fapt o justificare reală a proiectului, iar acest lucru se va manifesta, mai devreme sau mai târziu, prin respingerea proiectului de către organizaţie (în cazul dispariţiei sau căderii în dizgraţie a Sponsorului) sau prin respingerea de către utilizatori (în cazul soluţiei promovată pe criterii tehnice, intern sau extern).
Toate aceste probleme pot fi evitate prin implementarea unui mecanism coerent şi competent de elaborare, prioritizare şi aprobare a Business Case-urilor în cadrul organizaţiilor care derulează proiecte. Iar dacă în sectorul privat acest lucru în ge­neral se întâmplă, fiind generat în primul rând de presiunea financiară, în sectorul public procesul este profund deficitar.
Dar cum ajută un Business Case la evitarea problemelor prezentate mai sus? Prin:
- documentarea motivaţiei pentru realizarea unui proiect, pe baza costurilor estimate pentru implementare şi a beneficiilor anticipate;
- prezentarea justificării bugetului necesar, din perspectiva efortului şi a duratei estimate de realizare (se ia în considerare inclusiv opţiunea de a nu face nimic);
- oferirea posibilităţii de monitorizare în permanenţă a Business Case-ului de către organizaţie, pe întreaga durată a derulării proiectului.
La rândul său, monitorizarea Business Case-ului are avantajul de a permite:
- verificarea viabilităţii Business Case-ului (mai există nevoia care a dus la demararea proiectului?)
- reconfirmarea faptului că proiectul va atinge obiectivele stabilite


Ce conţine un Business Case?
Este fundamental ca justificarea unui proiect să nu fie una tehnică, ci să plece de la o problemă funcţională şi să identifice cea mai bună metodă tehnică de rezolvare a acestei probleme. Astfel, un Business Case trebuie să conţină:
- Istoricul proiectului şi contextul acestuia (alinierea la strategiile generale ale companiei)
- Beneficiile care vor fi realizate (value proposition)
- Modalitatea de realizare a beneficiilor (evaluarea opţiunilor, justificarea ale­gerii finale, riscuri)
- Faze, etape, planificare şi activităţi cri­tice
- Livrabile
- Influenţe (stakeholders)
- Evaluarea financiară a investiţiei
- Necesarul de resurse pentru supervizare strategică, project management, execuţie, finanţare.
Pentru a fi util, un Business Case trebuie să fie orientat către aspectele econo­mice şi mai puţin către cele tehnice, trebuie să cuprindă toate elementele relevante pentru o evaluare completă, trebuie să prezinte beneficii măsurabile şi să arate modul în care investiţia se va recupera (Return of Investment).
Dar, mai ales, trebuie să existe...

Servicii de Project Management
Profitabilitatea portofoliului de proiecte al unei companii determină profitabilitatea generală a companiei, iar centrul de performanţă al fiecărui proiect este Managerul de Proiect. De aceea proiectele complexe, cu buget mare sau cu grad mare de risc, necesită implicarea unei echipe de management de proiect care să aibă experienţa fina­lizării cu succes a unor proiecte similare.
Consultanţii PMSolutions au experienţa conducerii şi a finalizării cu succes a unor proiecte IT de anvergură, cu bugete de mil. Euro, cu sute de utilizatori acoperind o arie geografică largă.Indiferent de etapa proiectului (Definire, Bid Management sau Implementare), managerul de proiect PMSolutions lucrează pentru optimizarea celor trei parametri fundamentali ai unui proiect: Buget, Durată şi Calitate prin aplicarea unui model eficient de Planificare, Monitorizare şi Control.


Project Management Office
PMO este un cadru metodologic şi funcţional în care managerii de proiect implementează proiecte şi îşi dezvoltă competenţele şi aptitudinile profesionale, în timp ce organizaţia acumulează know-how.Prin implementarea unei structuri de tip PMO, companiile care lucrează cu proiecte urmăresc câteva obiective principale: obţinerea unei structuri organizaţionale care să permită un bun control asupra proiectelor, instrumente şi proceduri care să permită urmărirea stadiului proiectelor, metode de estimare şi bugetare şi un control asupra profitabilităţii fiecărui proiect în parte.
Pentru PMSolutions, un proiect de consultanţă pentru implementarea PMO are câteva componente:
1. Project Support: funcţii specializate de planificare, bugetare, estimare, controlul costurilor, administrare;
2. Implementarea de Procese, Stan­darde şi Metodologii;
3. Dezvoltarea personalului: bază de date cu competenţe, evaluarea nevoilor de dezvoltare şi de formare profesională, training;
4. Consultanţă şi mentoring pentru proiecte individuale, auditul unor proiecte şi asumarea funcţiei de pro­ject assurance;
5. Instrumente software pentru planificare, estimare şi managementul riscurilor.


Project Management Training
În viziunea PMSolutions, o sesiune de instruire în Managementul Proiectelor este o investiţie în dezvoltarea perso­nalului care va conduce proiecte ce pot determina succesul unei companii. De aceea, obiectivul instructorului PMSolutions nu este doar acela de a transfera cunoştinţe teoretice, ci şi de a prezenta studenţilor situaţii reale de proiect şi de a-i antrena în găsirea celor mai bune soluţii pentru rezolvarea cu succes a acestora. De aceea, experienţa instructorului este fundamentală, iar instructorii PMSo­lu­tions au experienţa a peste 10 ani de proiecte finalizate cu succes.

Audit de Proiect
Atunci când proiectele nu se mai desfăşoară conform planificării, atunci când este nevoie de o părere obiectivă asupra performanţei unui proiect sau atunci când doriţi să certificaţi clientului faptul că proiectul este condus conform standardelor de project management promise, un audit extern de proiect este soluţia potrivită.
Pentru un audit de proiect apelaţi la consultanţi care au experienţă în conducerea unor proiecte de anvergură similară şi care cunosc atât metodologiile de management de proiect, cât şi soluţiile practice de rezolvare a unor probleme concrete de proiect. Apelaţi la PMSolutions.


Standarde şi Certificări
PMSolutions şi consultanţii noştri sunt certificaţi şi sunt membri activi în cadrul unor asociaţii profesionale recunoscute local şi internaţional: AMCOR (Asociaţia Consultanţilor în Management din România), PMI (Project Management Institute), Aso­ciaţia Project Management Romania.
În cadrul proiectelor noastre folosim metodologii recunoscute de project management: PRINCE 2, PMBoK sau ICB.
Cursurile PMSolutions sunt recunoscute de către APMRo şi de către Ministerul Muncii.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite