Revista >> Numarul 96 [Iunie 2007] >> ERP

Tot ce vrei sa stii despre un proiect pilot, dar nu ai pe cine intreba

Gabriel Vasile

04 Iulie 2007

Implementarea unui ERP este un proces complex in cadrul caruia se poate vorbi cu greu de standardizare. Pentru acelasi produs si acelasi vendor de IT, pot exista diferite moduri de abordare a proiectului in functie de profilul si metodologia de lucru a clientului. Chiar daca abordarea poate fi diferita, exista o serie de elemente comune definitorii pentru finalizarea implementarii in termenii agreati. Printre elementele critice ale unui astfel de proiect se gaseste si derularea unui Proiect Pilot. Initierea unor proiecte pilot poate fragmenta implementarea proiectelor mari in etape mai usor de urmarit si evaluat. Realitatea consemneaza practici diverse in abordarea proiectelor pilot, dar certifica rolul proiectului pilot in intelegerea beneficiilor unui ERP si a dobandirii unui plus de experienta in utilizare si implementare.
Un element important ce trebuie stabilit in legatura cu proiectul pilot este necesitatea acestuia. Evident, exista numeroase implementari finalizate in „zona de succes“, fara derularea unui proiect pilot. De aici, apare concluzia imediata ca pilot-ul nu este un element critic extrem al proiectului sau ca exista anumite situatii unde necesitatea acestuia nu este explicita. „Proiectul pilot nu este un aspect critic al implementarii unui ERP, atunci cand vorbim despre un ERP matur precum Oracle E-Business Suite, care are un numar mare de implementari si care acopera majoritatea domeniilor de activitate. Un proiect pilot nu poate fi intotdeauna justificat. El poate fi evitat printr-o o buna prezentare/promovare a sistemului, printr-un demo bine facut si relevant sau printr-o vizita de referinta corespunzatoare, considera Marius Balaceanu, Consulting Sales Director, Oracle Romania.

Proiectul pilot si reducerea riscului
In general, exista opinia ca realizarea unui proiect pilot este necesara mai ales in cadrul proiectelor mari cu un grad mare de risc sau, asa cum considera Anca Cazacu, Bit Software, atunci cand „cerintele proiectului nu sunt foarte bine definite“. Pe de alta parte, Cosmin Amza, Winfront, Director General, este de parere ca realizarea unui pilot este un aspect critic: „Implementatorul si dezvoltatorul trebuie sa stie dinainte problemele carora incearca sa le ofere un raspuns prin implementarea sistemului. Simularea cazurilor limita inainte de punerea efectiva in functiune a sistemului are cel putin doua beneficii asupra evolutiei ulterioare a proiectului: a) dezvoltatorul si implementatorul se conving de faptul ca cerintele beneficiarului vor fi satisfacute si b) utilizatorii beneficiarului care vor opera pe cazurile de business respective se vor acomoda cu sistemul si cu modalitatea de operare, precum si cu extragerea datelor si informatiilor din noul sistem.”
Pentru situatiile in care se accepta necesitatea unui pilot, Ionut Enus, Ionut Enus - Consulting Delivery Director, Oracle Romania - considera: ,,un proiect pilot este recomandat in faza preliminara pentru a minimiza riscurile unor investitii gresite sau pentru a valida o solutie complexa intr-o faza initiala a unei implementari deja contractate. Pentru proiectele de tip ERP, un proiect pilot este recomandat in implementarile din cadrul companiilor mari cu multe entitati, ce au acelasi domeniu de activitate. Astfel, solutia se construieste si se testeaza, in faza de pilot, la nivelul unui numar restrans de entitati, dupa care se replica in toate celelalte (roll out)“.
In egala masura, necesitatea unui proiect pilot poate fi justificata si in cazul unor solutii in care functionalitatile standard ERP sunt completate cu un numar important de functionalitati aditionale dezvoltate in cadrul proiectului sau a unor interfatari cu alte sisteme proprietare.
Dincolo de acestea, proiectul pilot poate avea un rol important pentru documentarea si intelegerea fluxului de procese din cadrul unei companii. ,,Un ERP nu este doar o aplicatie de back office. Este un sistem de management al informatiei de business care poate schimba modul in care o companie opereaza. Este recomandabil ca acest lucru sa se realizeze in cel mai fidel mod posibil, astfel incat sa se plieze pe obiectivele propuse de client. Provocarea principala din partea companiei client este aceea de a aloca suficient timp si resurse pentru modelarea proceselor de business, dezvoltarea proiectului pilot, realizarea ajustarilor necesare si trecerea in faza de implementare. Un aspect critic al acestui proiect pilot este decizia companiei client de a trece in faza de implementare, doar in momentul in care aceste procese functioneaza fidel si fara erori. Acest lucru inseamna alocarea de timp suficient pentru ajustari de finete“, considera Andrei Caunii, director General, Novensys.

Integral sau pe module?
Proiectul pilot desparte etapa de analiza de cea de implementare propriu zisa si derularea acestuia permite o minimizare a riscurilor pentru toate partile implicate. Specialistii considera ca pilotul trebuie sa acopere doar o parte din module si functionalitati, chiar daca proiectul pilot ca atare nu trebuie directionat generic catre anumite module, ci mai ales catre anumite cerinte de business. „Cred ca proiectul pilot este legat pe de o parte de existenta unor cerinte specifice de business venite din partea clientului, iar pe de alta parte de amploarea proiectului. Nu cred ca anumite module sunt mai predispuse a fi precedate de un anumit proiect pilot decat altele“, considera Cosmin Amza.
In practica se aleg, de comun acord intre parteneri, se aleg pentru implementare, in cadrul proiectului pilot, functionalitati critice pentru activitatea clientului. Andrei Caunii este de parere ca: ,,pentru o firma de distributie, spre exemplu, sistemul pilot ar trebui sa demonstreze facilitatile sistemului pentru usurarea proceselor de pregatire a livrarilor si de intocmire a facturilor de vanzare intr-un timp cat mai scurt, dar cu respectarea tuturor verificarilor privind bonitatea clientilor, disponibilitatea stocurilor de marfuri in depozit sau oferirea unor substituenti in cazul lipsei in stoc a marfurilor solicitate“.

Justificarea unui pilot
Succesul proiectului pilot va demonstra ca furnizorul aplicatiei intelege procesele si relatiile interne ale clientului si ca poate livra un proiect fiabil conform cerintelor functionale si tehnice ale beneficiarului. ,,Succesul proietului pilot demonstreaza ca sistemul ce urmeaza a fi implementat va raspunde cerintelor. Astfel, avantajul major al furnizorului este ca poate demonstra functionalitatile sistemului propus fata de alte sisteme sau fata de cerintele de business, iar cel al beneficiarului este acela ca poate alege proiectul care corespunde necesitatilor sale de business actuale si viitoare si care se incadreaza in bugetul alocat“, considera Marius Balaceanu. Avand in vedere aceste considerente, un proiect pilot este pe deplin justificabil, desi e greu de precizat ce costuri suplimentare induce acesta in costul general al proiectului. Deoarece un proiect pilot implica o utilizare in paralel atat a vechiului sistem, cat si a celui nou, presiunea pe resurse creste considerabil atat la nivel de resurse materiale, cat mai ales ca resurse umane si timp. ,,De aceea, considera Cosmin Amza, perioada de rulare a proiectului pilot trebuie sa fie clar delimitata in timp si sa nu conduca la o supraincarcare a activitatii, dar in acelasi timp trebuie sa isi atinga obiectivele: acomodarea utilizatorilor cu modul de operare pe noul sistem si depistarea eventualelor puncte in care sistemul nu raspunde cerintelor beneficiarului“.
Avand in vedere implicatiile majore asupra activitatii unei companii induse de implementarea unui ERP si, mai ales, de riscurile si costurile asociate unui proiect esuat, costul generat de proiectul pilot este pe deplin justificat. Totusi, acesta nu este niciodata o conditie sine qua non. In ecuatie trebuie luat in calcul ca specificul activitatii beneficiarului sa fie bine cunoscut de implementator, daca acesta va mai derula proiecte in companii si sectoare de activitate similare si in egala masura existenta unei echipe consistente pentru dezvoltare si suport. De analizat ar mai fi si structura teritoriala a clientului, eterogenitatea infrastructurii IT, precum si cultura organizationala a acestuia. In functie de aceste elemente se poate renunta sau nu la proiectul pilot.

Gabriel Vasile