.jpg)
Academia Română a fost creată în 1866 pentru a cristaliza cele mai înalte valori intelectuale din provinciile românești într-o societate erudită menită să consolideze identitatea națională pe baza a patru componente esențiale: limbă și literatură, istorie, etnografie și cultură. La...
Auditul intern sau, cum s-ar spune, “How is your love life?“
Cam cum e treaba in reclama aceea veche, asa este si cu auditul intern. Dupa ce-l faci, vezi cu adevarat (asta daca-l faci serios) cam cum sta treaba. Vezi pe unde esti, cat de bine functioneaza sistemul, cat de fiabil e, si tragi unele concluzii despre ce anume ai de facut in viitor si despre directia inspre care te indrepti. Fara doar si poate, auditul intern, impreuna cu evaluarea furnizorilor, satisfactia clientilor si analiza de management, reprezinta cheile pentru a avea un Sistem de Management al Calitatii cel putin viu, daca nu si performant.
Auditul intern sau cheile imparatiei
Dupa ce ai implementat Sistemul de Management al Calitatii in cadrul unei organizatii, trebuie sa ii lasi un anumit timp sa se “coaca”, sa-si intre in rol, iar personalul sa-si inglobeze in activitatea zilnica noile cerinte, pana cand se pune pe roate. Este un proces relativ destul de dificil, de anevoios, care ia ceva timp si care, de obicei, nu se face asa de usor, mai ales pentru ca este vorba de schimbarea unor mentalitati. De ce vreau sa atrag atentia asupra acestui lucru? In aceasta perioada este de preferat sa nu se faca audituri interne, fiindca lucrurile nu sunt inca la un potential de 100% si se pot trage concluzii gresite. Din nefericire, in multe organizatii acest lucru nu se aplica, din mai multe considerente pe care nu are rost sa le explic. Ceea ce vreau eu sa spun este ca, in primul rand, un audit intern trebuie facut dupa ce simti ca procesele s-au integrat pe deplin (exista cazuri in care un proces s-ar putea sa nu se integreze, din mai mai multe cauze, si atunci el trebuie modificat), si ca trebuie luat foarte in serios. Numai asa, rezultatele raportului de audit vor putea fi folosite ca informatii pertinente pentru crearea strategiilor viitoare.
De asemenea, in aceste audituri trebuie sa fie implicat si top managementul organizatiei. El nu trebuie lasat exclusiv in “carca” Quality Managerului, care joaca un rol principal in acest proces, insa nu de unul singur.
Auditati procesele, nu departamentele
In primul rand, vreau sa atrag atentia ca in cadrul unui audit intern nu se auditeaza un departament sau un serviciu ori un post (eroare destul de des intalnita), ci se auditeaza un proces. Acest proces poate sa inglobeze mai multe departamente, servicii etc, deoarece se aplica in toate aceste componente ale organizatiei. Daca ati inteles acest lucru, atunci trebuie sa incepeti sa va faceti un plan, adica un plan de audit, care sa cuprinda toate procesele care vor fi auditate, data si locul auditului, persoanele auditate si alte observatii specifice organizatiei (daca este necesar). Dupa ce ati facut acest plan, comunicati-l la toate nivelele si aveti grija ca el sa fie aprobat de catre top management (daca se poate, implicati top managementul in realizarea acestui plan). Urmeaza auditul propriu-zis. Acesta se va desfasura de obicei in locatia unde procesul ce urmeaza a fi auditat este principal (de exemplu, procesul de sales se va audita in departamentul de sales al organizatiei).
Ce trebuie sa faceti la audit? Trebuie sa treceti prin tot procesul respectiv si sa vedeti daca el se desfasoara conform procedurilor, instructiunilor si politicilor implementate conform standardului SR EN ISO: 2001, si sa depistati care sunt neconformitatile acestui proces.
Ceea ce este cel mai important la un audit intern este faptul ca el poate descoperi, pe langa neconformitatile sistemului, si anumite posibilitati de imbunatatire ale Sistemului de Management al Calitatii. Neconformitatile vor fi trecute intr-o fisa de neconformitate, unde cele mai importante sunt (poate) actiunile corective si preventive propuse ca acele neconformitati sa nu se mai repete sau sa fie suprimate definitiv (daca este cazul).
Sfaturi utile pentru un audit intern
Dupa auditarea responsabililor de proces (care nu intotdeauna se suprapun peste managerii departamentelor, caz in care trebuie sa-i auditati pe amandoi), este foarte eficient sa faceti o vizita „pe teren”, pentru a vedea cum functioneaza procesul pe viu, discutand si cu alti angajati care fac parte din proces. Nu abordati o mina si un ton de dur, nu este deloc constructiv. Tineti minte ca toti angajatii fac eforturi (mai mari sau mai mici) pentru a se integra in noul proces (care, de fapt, era cel vechi...) si ca scopul unui audit este de a gasi solutii, nu de a gasi vinovati. Discutati cu cat mai multi oameni despre cum vad ei procesul, ce beneficii cred ei ca au din implementarea noilor instructiuni, cum vad ei imbunatatirea procesului, cum se simt ei cu noile indatoriri, daca simt vreo diferenta fata de cum era mai inainte, cu alte cuvinte incercati sa strangeti cat mai multe informatii care sa va ajute la imbunatatirea continua a procesului. Fiti absolut siguri ca tot ceea ce ati trecut in fisa de neconformitate a fost bine inteles de catre responsabilii cu solutionarea neconformitatilor si ca ati gasit impreuna actiunile corective si preventive ce trebuie desfasurate pentru eliminarea sau rezolvarea acestora. Tineti minte: auditul intern se termina atunci cand toate actiunile preventive si corective au fost incheiate, iar neconformitatile rezolvate ori eliminate din sistem.
Text: Teodor Nitu
teodor.nitu@marketwatch.ro
Parerea ta conteaza: 
Mobilitatea sporita iuteste pasul in goana dupa venituri mai mari
