.jpg)
Academia Română a fost creată în 1866 pentru a cristaliza cele mai înalte valori intelectuale din provinciile românești într-o societate erudită menită să consolideze identitatea națională pe baza a patru componente esențiale: limbă și literatură, istorie, etnografie și cultură. La...
Tot ce vreti sa stiti despre arhivare si back-up, dar nu aveti pe cine sa intrebati
„Recenta aparitie a Legii Arhivarii Electronice va favoriza transformarea arhivarii electronice intr-un instrument ce poate fi folosit chiar si in justitie. Reglementarile ce vor aparea in curand ne vor da o idee mai concreta despre cum se va putea face acest lucru. Forma curenta a Legii Arhivarii nu elimina suportul fizic, ceea ce inseamna ca, pe langa arhiva electronica, trebuie sa pastram si suportul fizic. Din acest punct de vedere, arhivarea electronica poate fi considerata un “backup al arhivei fizice”, afirma Oana Enache.
Daca ne referim strict la necesitatea celor doua solutii, nuantele sunt de asemenea diferite. Back-up-ul este o activitate critica pentru orice companie, indiferent de tipul de activitate sau dimensiune. Pierderea datelor poate echivala, intr-o situatie extrema, cu inchiderea afacerii. Pe de alta parte, arhivarea devine un aspect critic pentru companiile mari generatoare de hartie, iar in acest segment se incadreaza si bancile, asiguratorii, institutiile statului, etc. „Se poate considera ca backup-ul reprezinta o polita de asigurare pe termen scurt pentru repunerea in functiune dupa un potential dezastru, in timp ce arhivarea asigura acces rapid si continuu la decenii de informatie istorica a companiei. Pentru companiile care au diverse mecanisme de reglementare a duratei de viata a informatiei, cum ar fi cele din zona telco, bancara sau medicina, unde exista durate impuse de pastrare activa a datelor, arhivarea devine un punct nevralgic care trebuie tratat in conjuctura sau separat cu operatiile de backup“ este de parere Valentina Frangu.
Pentru aceste companii, tinand cont de cresterea constanta a volumului de informatii, de imposibilitatea cresterii in aceeasi proportie si a timpului de lucru, arhivarea electronica va deveni curand indispensabila. „De cele mai multe ori, sa ai capacitatea de a utiliza informatia potrivita la momentul potrivit reprezinta o premisa a succesului. Pastrarea in siguranta a documentelor confidentiale si eliminarea riscului de pierdere a acestora sunt considerate cele mai importante beneficii asociate utilizarii documentelor in format electronic. Necesitatea diminuarii timpului afectat cautarii informatiilor intr-un volum imens de documente existente in arhiva fizica a unei companii va fi probabil unul dintre motivele principale pentru care firmele se vor indrepta catre arhivarea electronica. Posibilitatea consultarii simultane a aceluiasi document, de catre mai multe persoane, alaturi de accesul facil, la un click distanta, 24 de ore din 24, la orice document va inclina balanta catre solutia arhivarii electronice“, mai afirma Oana Enache.
Este fiabila o abordare integrata?
Chiar daca intre cele doua solutii exista numeroase diferente atat la nivel de concept, cat si la nivel de justificare, pentru companiile mari este recomandata o abordare integrata. Acolo unde exista o abordare coerenta a politicii IT, abordarea celor doua solutii trebuie sa fie comuna, mai ales ca la nivel tehnologic se poate vorbi de convergenta.
In lipsa unei viziuni de ansamblu si pentru a diminua costurile, multe companii prefera o abordare etapizata, care insa poate avea urmari nedorite la nivel de complexitate si TCO. „Achizitia si implementarea pot fi abordate total separat, dar este recomandabil ca proiectarea arhitecturii sa cuprinda ambele solutii, deoarece o parte din infrastructura IT poate fi comuna si aplicatiile software care pot fi utilizate contin module atat de back-up, cat si de arhivare. Aceasta va conduce la optimizarea solutiei hardware si software din punct de vedere tehnic si financiar“, este de parere Florin File Mitita.
Ca o conditie general valabila, o solutie de arhivare nu trebuie sa functioneze fara back-up-ul necesar. Daca la nivel de business intelegerea acestor doua aspecte este diferita, din punct de vedere tehnologic exista mai multe premise pentru o abordare unitara. „Abordarea corecta a acestor solutii ar trebui sa fie una globala, in care backup-ul sa fie concentrat asupra seturilor de date care se schimba frecvent, iar arhivarea pe pastrarea informatiei care nu se schimba in timp pe medii stabile, nealterabile in timp, cum ar fi discul magneto-optic. Daca din punct de vedere tehnologic s-au facut eforturi pentru integrarea celor doua solutii, astfel incat acum putem vorbi de solutii de arhivare si backup in cadrul aceluiasi sistem de stocare pe disc, in practica exista inca mentalitatea tratarii celor doua solutii in mod distinct“, declara Valentina Frangu.
Daca cele mai multe dintre solutiile disponibile in industrie contin ambele tipuri de functionalitati, un aspect de mentionat este acela al versiunilor disponibile in timp. „O problema de care companiile trebuie sa tina cont este ca intr-o perioada lunga de timp vor avea mai multe versiuni, dar si migrari de aplicatii si chiar de personal. In cazul migrarii la o noua aplicatie, incompatibila cu cea veche, recomandam pastrarea softului pentru a asigura citirea datelor arhivate anterior. De asemenea, o aplicatie se poate modifica destul de mult intr-un interval mare de timp, iar la achizitionarea ei trebuie tinut cont de flexibilitatea si stabilitatea solutiei, de tehnologia folosita, de performanta ei, dar si de asigurarea spatiului de stocare“ afirma Livius Carp - Responsabil proiecte Content & Document Management in cadrul SDC (SoftNet Development & Consulting).
Realitatea din piata
Specialistii considera ca piata romaneasca este inca orientata mai mult catre solutiile de back-up, ca o practica deja cunoscuta si acceptata ca fiind cel mai sigur si eficient mod din punct de vedere costuri de salvare a datelor, dar interesul pentru arhivare este in crestere. „Se pune accent tot mai mare pe zona de arhivare, mai ales ca raspuns la diverse standarde legislative, locale sau internationale. In prezent, clientii trateaza proiectele de arhivare ca pe o metoda de a rezolva probleme de complianta, si mai putin ca pe un mijloc de a reduce drastic costurile de administrare a datelor, prin eficientizarea spatiului util si cresterea performantei de acces la datele de productie, pastrand in acelasi timp datele rar accesate disponibile in timp rapid“, afirma Valentina Frangu. Abordarea etapizata, pentru fragmentarea efortului financiar, este un mod de lucru obisnuit. „Sunt clienti care adreseaza problema simplist: arhivarea este asimilata doar prin stocarea datelor pe medii optice (ce asigura un mediu de viata mai mare decat cel al benzilor magnetice). Nu sunt considerate problemele mai sus mentionate, precum indexarea datelor, regasirea acestora, respectiv utilizarea unor formate de stocare ce vor permite reutilizarea dupa perioade lungi de timp. Prima preocupare este de cele mai multe ori asigurarea unei solutii robuste de backup, extinderea functionalitatilor catre o arhiva digitala fiind amanata pentru etape ulterioare“, considera Mihai Dinca.
Daca activitatea de back-up este in general inteleasa de catre manageri, arhivarea electronica este privita cu scepticism, desi numarul de beneficiari este in crestere. Potrivit unui studiu realizat de compania Terradox, doar 6% din firmele chestionate folosesc avantajele arhivarii electronice, desi doar 3,5%, dintre raspunsuri considera complet inutila conversia documentelor fizice in documente electronice. „Desi absolut toti clientii recunosc necesitatea politicilor de back-up si exista o oarecare coerenta in abordarea lor, in privinta arhivarii se discuta mult pentru a intelege necesitatile reale ale fiecarui client“ considera Livius Carp. O greseala comuna este aceea de a confunda o arhiva cu un depozit centralizat al datelor dintr-o companie. Din acest motiv, orice proiect de arhivare electronica trebuie sa demareze cu o activitate sustinuta de consultanta.
Concluzii
Situatia reala din piata atesta o confuzie intre back-up si arhivare la nivelul firmelor mici pe fondul perceptiei ca ambele solutii rezolva probleme similare. Aceste firme nu sunt supuse reglementarilor legate de auditarea informatiilor sau de legislatia privind arhivarea documentelor si ca atare prefera solutii cu buget redus care sa rezolve punctual aspecte legate de o relativa siguranta si posibilitate de regasire a datelor. Pe de alta parte, in companiile mari, unde exista o strategie coerenta, separatia este foarte clara.
Back-up-ul si arhivarea au functii distincte, dar complementare, in cadrul unei companii. Back-up-ul urmareste minimizarea impactului unui accident (defectiune, eroare umana etc) asupra accesului la date si implicit asupra activitatii companiei, iar arhivarea urmareste administrarea eficienta a datelor, pastrarea acestora pe termen lung si regasirea cat mai facila. Aceste facilitati se pot implementa impreuna pentru optimizarea costurilor si a eficientei. Solutiile de back-up sunt mult mai eficiente intr-un mediu IT unde exista aplicatii de arhivare, iar arhivele in sine au nevoie de sisteme de protectie. Ambele aplicatii au un important rol in strategia de management al datelor din orice companie.
Gabriel Vasile
Parerea ta conteaza: 
Ce mă aştept să īnvăţăm din această criză
