.jpg)
Academia Română a fost creată în 1866 pentru a cristaliza cele mai înalte valori intelectuale din provinciile românești într-o societate erudită menită să consolideze identitatea națională pe baza a patru componente esențiale: limbă și literatură, istorie, etnografie și cultură. La...
Cum să implementezi IT ca să meargă
Mulţi dintre clienţii noştri au venit către noi în căutarea unor răspunsuri - cum să implementeze IT în aşa fel încât să obţină beneficii – şi nu să complice viaţa organizaţiei. Datorită implicaţiilor financiare şi la nivel uman generate de orice implementare IT, atenţia trebuie să fie îndreptată mai ales către acele procese legate critic de aceste două aspecte. În acest articol voi delimita unele dintre cele mai des întâlnite
probleme în implementările IT – şi posibile soluţii, pentru ca totul să meargă bine.
Cunoasteti-va strategia.
În primul rând, este esenţial să ştiţi de ce şi cum plănuiţi să implementaţi IT şi cum acest plan se integrează în strategia de ansamblu – atât IT, cât şi de dezvoltare de business – a organizaţiei. Doar după ce această direcţie e trasată, puteţi decide ce sistem este cel mai bun pentru dumneavoastră.
Comunicati planul.
Pregătiţi-vă pentru o comunicare la toate nivelurile organizaţiei. Nu presupuneţi că simpla comunicare a implementării noului sistem va determina un val de ovaţii printre oamenii din organizaţie. Tehnologia în general sună rău, pentru că determină frica de schimbare, frica de pierdere a locului de muncă şi frica de a nu putea îndeplini aşteptările (modificate) pe care le are organizaţia.
Pregătiţi un plan detaliat de comunicare şi schiţaţi toate activităţile de comunicare pe care le veţi angaja. Acest lucru include livrabile de comunicare, cum ar fi broşuri, postere şi modele de scrisori oficiale. Toate acestea vor fi prezentate către managementul superior şi aprobate, înainte de a lansa în execuţie planul.
Instruiţi utilizatorii.
E important să vă asiguraţi că aveţi pe radar toţi utilizatorii care vor trebui instruiţi să utilizeze noul sistem informatic, precum şi responsabilităţile lor în sistem. Nu are rost să fie instruiţi toţi în utilizarea noului sistem, dacă nu au un rol activ în el. Efortul de training devine considerabil, odată cu depăşirea unui anumit număr de utilizatori.
Atentie la buget.
E un lucru să mergi la cumpărături şi să nu ai bani pentru încă un pachet de biscuiţi şi cu totul alt lucru să ai nevoie de 16 servere şi buget doar pentru 14… Limitările financiare sunt întotdeauna neplăcute, aşa că va fi nevoie să aveţi tot timpul informaţiile legate de proiecţia financiară a proiectului. În general, aceasta se reduce la o balanţă simplă: calitate versus livrare la timp. Dacă organizaţia dumneavoastră insistă pe o livrare rapidă, pregatiţi-vă să găsiţi cele mai bune resurse şi aşteptaţi-vă la costuri mai mari; dacă însă concentrarea e pe a păstra costurile cât mai scăzute, măcar asiguraţi-vă că zonele critice sunt acoperite, înainte de a reduce costurile în alte părţi ale proiectului (cum ar fi comunicarea şi marketing-ul sau training-ul în etape).
Păstraţi în permanenţă o bună legătură cu furnizorul de soluţie IT. Multe proiecte IT eşuează datorită inabilităţii furnizorului de IT de a livra la timp şi în buget. Într-un proiect IT, se aşteaptă în general de la furnizorul de IT să participe la implementare cu un manager propriu de proiect, care va gestiona proiectul pe baza unui singur plan de proiect, agreat în comun cu organizaţia-client. Este recomandabil ca şi organizaţia în care se implementează sistemul nou să aibă un manager de proiect propriu, pentru a coordona toate resursele interne şi a face din implementare un succes.
Succesul în testele de acceptanţă. Multe proiecte IT nici măcar nu mai ajung să fie implementate, deoarece nu trec de testul de acceptanţă a utilizatorilor. Se poate ca business-ul să îşi seteze aşteptările de la sistem mult prea sus, mai ales pe itemi care au şanse mici de reuşită (cum ar fi conectivitate 24/7 via GPRS într-o zonă geografică izolată). Criteriile testate în testele de acceptanţă a sistemului ar trebui să funcţioneze la nivel sau chiar mai mult de atât pentru anumite zone critice – însă dacă vă pierdeţi în detalii, vă veţi asigura că implementarea nici măcar nu va începe.
Demonstraţi beneficiile cuantificabile ale implementării. Având în vedere strategia organizaţională generală, un business case1 rezonabil ar trebui să fie pregătit pentru a asigura că obiectivele implementării sunt setate SMART. Asiguraţi-vă că beneficiile sunt demonstrate tangibil şi furnizaţi cifre care să demonstreze că noul sistem va ajuta organizaţia să fie mai profitabilă, să reducă pierderile sau să îmbunătăţească eficienţa generală.
Asiguraţi-vă că aveţi sprijin din partea top managementului pentru implementare. În general, datorită costurilor mari pe care le angrenează, orice implementare de IT este considerată un proiect important de investiţii şi este, deci, monitorizată fie prin biroul central de gestiune a proiectelor, fie managerul de proiect raportează direct către top management în legătură cu starea şi rezultatele proiectului. Absenţa sprijinului din partea top managementului poate să însemne fie lipsa de putere în a obţine anumite resurse necesare în proiect, fie blocarea resurselor financiare (prin nesemnarea cheltuielilor de proiect), fie oprirea întregului proiect, dacă nu trece de criteriile de acceptanţă pentru organizaţie.
Sprijinul managementului de top poate fi asigurat prin scrierea şi susţinerea unui business case sănătos şi prin implicarea şi informarea lor permanentă în procesul de luare de decizie pe proiect.
Recrutaţi şi reţineţi persoanele talentate.
Acesta este un aspect critic al oricărei implementări IT – şi se referă în principal la personalul din organizaţie. Companiile care implementează IT uită în general să îşi construiască capacitatea internă de a păstra sistemul în funcţiune, după ce acesta a fost implementat. Cele mai multe persoane prezente deja în organizaţie au cele mai bune cunoştinţe posibile pentru a susţine implementarea cu cunoştinţe şi va fi necesar să fie ajutaţi de propria organizaţie şi de consultanţii de implementare, pentru a face tranziţia către o organizaţie IT. Datorită faptului că oamenilor le este teamă de schimbare şi de tehnologie în general, această tranziţie trebuie permanent sprijinită de management şi de consultanţii de implementare, prin cursuri de înţelegere a proceselor noi şi de cunoaştere a schimbărilor petrecute în organizaţie. Aceste măsuri elimină teama de nou şi facilitează integrarea angajaţilor în noua – veche organizaţie.
Orice implementare de IT are propriile particularităţi, aşa că asiguraţi-vă că le înţelegeţi şi sunteţi pregătiţi pentru ele - înainte de a trece la pasul următor. Amintiţi-vă însă: implementarea IT nu înseamnă doar tehnologie: afacerea trebuie să determine utilizarea sistemelor şi nu invers. Singura valoare adăugată peste toate acestea vine din partea oamenilor.
Parerea ta conteaza: 
Ce riscuri de securitate ne pandesc in 2014?
