.jpg)
Academia Română a fost creată în 1866 pentru a cristaliza cele mai înalte valori intelectuale din provinciile românești într-o societate erudită menită să consolideze identitatea națională pe baza a patru componente esențiale: limbă și literatură, istorie, etnografie și cultură. La...
ERP īn limbaj business
9 motive pentru care trebuie să abordezi un proiect de implementare ERP ca proiect de business, nu ca proiect IT
Un sistem ERP ajută cu siguranţă organizaţiile să-şi execute procesele de business într-un mod structurat. Dar cum pot fi acestea sigure că strategia operaţională se va reflecta în noul sistem ERP? Cum poate fi redus decalajul dintre cerinţele de business, modelarea proceselor şi implementarea propriu-zisă a ERP-ului? Cum se pot asigura organizaţiile că specificaţiile de business sunt incluse în actualul sistem şi că procesele sunt optimizate şi standardizate înainte de noua implementare?
O soluţie pentru toate aceste întrebări este abordarea proiectului de implementare ERP ca proiect de business, şi nu ca proiect IT. Abordarea bazată pe procese presupune construirea unui model operaţional care să fie folosit ca punct de reper în toate etapele unui proiect de implementare ERP: de la selectarea furnizorilor de soluţii şi contractare până la definirea soluţiei tehnice, implementarea, testarea şi lansarea în execuţie.
Proiectul de implementare ERP nu începe în momentul contractării furnizorului, ci înainte, odată cu activităţile legate de construirea modelului operaţional, care presupune: analiza principalelor procese şi sub-procese curente la nivel de activităţi, actori, flux informaţional şi identificarea potenţialului de îmbunătăţire, precum şi identificarea nevoilor de schimbare ale acestui model, ce decurg din opţiunile strategice pentru perioada următoare (noi servicii sau produse, alegerea unor canale noi de distribuţie, etc). Prin urmare, membrii diviziilor operaţionale şi conducerea executivă trebuie să se implice activ în proiect, deoarece ei sunt cei care pot să decidă asupra direcţiilor viitoare şi a schimbărilor ce trebuie implementate.
Mai departe, pe parcursul implementării, implicarea acestora este la fel de importantă, deoarece ei sunt cei în măsură să facă alegerea scenariului optim oferit de soluţia tehnică pentru a menţine sau a mări calitatea execuţiei procesului. Tot ei sunt cei care trebuie să confirme la finalul implementării că soluţia tehnică construită este potrivită pentru punerea în aplicare a modelului operaţional viitor dorit.
Experienţele companiilor care au abordat implementarea unui sistem ERP strict din perspectiva tehnică au fost marcate de o serie de dificultăţi; câteva dintre acestea sunt prezentate în continuare împreună cu modul în care ele ar fi putut fi evitate prin abordarea implementării ca proiect de business.
1. Dificultăţi în alegerea soluţiei ERP potrivite şi în contractarea furnizorului
Definirea modelului operaţional dorit este cea mai solidă bază pentru identificarea principalelor funcţionalităţi ce urmează a fi acoperite de viitoarea soluţie ERP. De asemenea, această listă de cerinţe este principalul instrument care trebuie să stea la baza estimării efortului necesar implementării şi, prin urmare, la baza negocierii valorii serviciilor de implementare. Efortul necesar poate fi determinat printr-o formulă simplă: efort implementare soluţie standard plus efort implementare funcţionalităţi punctuale care nu sunt acoperite de soluţia standard ERP.
2. Numeroase cereri de schimbare a scopului şi prelungirea proiectului de implementare peste termenul stabilit iniţial
O abordare exclusiv tehnică a implementării unui sistem ERP se limitează la coordonarea activităţilor care sunt acoperite de ERP şi ignoră restul activităţilor care sunt în continuare executate în afara sistemului. Abordarea exclusiv tehnică prespune colectarea nestructurată a cerinţelor funcţionale şi dezvoltării a două modele paralele şi nesincronizate - cel tehnic şi cel operaţional (imaginea completă). Doar definirea clară a strategiei operaţionale şi a unui model complet de business, împreună cu un management de proiect riguros, conduc la stabilitatea necesară în timpul implementării şi la menţinerea scopului şi obiectivelor pe tot parcursul proiectului.
3. Comunicare dificilă între responsabilii pe procese şi experţii IT
O abordare tehnică a proiectului de implementare ERP va conduce la acutizarea diferenţelor dintre responsabilii pe procese şi experţii IT, deoarece aceştia nu folosesc acelaşi limbaj, nu au aceleaşi instrumente şi nu au o imagine comună asupra proceselor. Utilizarea unui model operaţional complet ca bază a noului ERP contribuie la înlăturarea barierelor de comunicare întrucât atât reponsabilii pe procese, cât şi experţii IT, pot lucra pe o arhitectură comună, unde pot vedea exact toate activităţile şi, mai ales, care dintre acestea vor fi în viitor executate cu noul sistem ERP.
4. Asimilarea dificilă şi incompletă a modului de lucru cu noua soluţie ERP
Lipsa unui plan de transformare organizaţional şi neimplicarea suficientă a membrilor organizaţiei în execuţia implementării se reflectă în adaptarea dificilă la noile proceduri de lucru ce decurg din introducerea sistemului ERP. O abordare corectă presupune implicarea extensivă a membrilor organizaţiei în documentarea şi analiza proceselor, astfel încât aceştia să aibă o contribuţie activă în selectarea funcţionalităţilor soluţiei ERP, ceea ce vă creşte considerabil înţelegerea şi acceptarea noului sistem. De asemenea, odată documentate, procesele vor fi folosite pe parcursul sesiunilor de training a personalului pentru asimilarea modului de lucru cu soluţia ERP.
5. Un efort mare consumat pentru realizarea testelor de integrare între module
O altă consecinţă a modului nestructurat de colectare a funcţionalităţilor tehnice este consumul mare de efort şi timpul pierdut pentru obţinerea integrării între modulele soluţiei ERP şi pentru validarea unei soluţii finale. Abordarea bazată pe procese face ca noua soluţie ERP să fie construită în baza unei imagini complete asupra business-ului şi a unor scenarii end-to-end, reducând astfel timpul consumat pentru identificarea punctelor de integrare a modulelor.
6. Modificarea dificilă a soluţiei ERP după momentul lansării în execuţie
Abordarea clasică a proiectului de implementare presupune realizarea unei documentări necorespunzătoare a soluţiei implementate, din punct de vedere al formatului şi al conţinutului. O consecinţă a acestui fapt este dificultatea adaptării soluţiei la nevoile de schimbare ce pot să apară după momentul lansării în execuţie. Cu noile instrumente de analiză a proceselor este posibilă reutilizarea documentării pentru identificarea punctelor în care soluţia ERP trebuie adaptată, pornind de la cerinţele viitoare ale organizaţiei.
7. Dificultăţi în integrarea noului sistem intern de control cu funcţionalităţile noului sistem ERP
Pentru a elimina această lipsă de transparenţă, documentarea proceselor trebuie să acorde aceeaşi importanţă activităţilor din afara ariei sistemului ERP, lucru care va permite o viziune completă asupra organizaţiei şi va uşura introducerea punctelor de control în procese.
Parerea ta conteaza: 
Ce riscuri de securitate ne pandesc in 2014?
