Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Anul nou va aduce factura electronică

16 Noiembrie 2007



Aparent neobservate de tumultul politic românesc, două noi legi, extrem de importante, definitorii alături de alte acte normative pentru „noua economie“ în România (semnatura electronică, comerţul electronic, plăţile electronice) au apărut în Monitorul Oficial. Pe 22 mai 2007 a fost publicată Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. Legea arhivării documentelor în formă electronică, aşteptată cu interes de către agenţii economici, dar mai ales de către industria IT, este considerată un pas important pentru continuarea procesului de dematerializare a documentelor din societăţile comerciale. Legea creează cadrul juridic general aplicabil creării, conservării, consultării şi utilizării documentelor în formă electronică, arhivate sau care urmează să fie arhivate.
A doua lege, Legea înregistrării operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice, a fost promulgată prin Decretul semnat pe 19 iulie 2007 de Preşedintele României. Această lege stabileşte regimul juridic al documentelor în formă electronică ce conţin date privind operaţiunile economice de schimb sau vânzare de bunuri sau servicii între persoane care emit şi primesc facturi, bonuri fiscale sau chitanţe în formă electronică. Legile erau importante şi prin faptul că aliniază România la reglementările europene din domeniu. Cu alte cuvinte, de la 1 ianuarie 2008, se poate naşte şi în România prima factură digitală.


Un caz particular al legii… îl reprezintă dematerializarea facturilor
Promulgarea legii menţionate mai sus deschide oportunitatea implementării unor soluţii care să asigure suportul proceselor operaţionale de către tehnologiile cele mai performante. Aceste soluţii permit lărgirea integrării procesului de prelucrare a facturii dincolo de frontierele departamentului de contabilitate furnizori, către furnizori, logisticieni şi celelalte compartimente interne care joacă un rol în controlul şi validarea facturilor.
În domeniul facturilor există o serie de probleme generate în prezent de manipularea acestora în format hârtie. După cum se ştie, duratele mari de realizare a tranzacţiilor, facturile pierdute, plăţile duble, costurile administrative mari, nemulţumirile furnizorilor, sunt doar câteva dintre problemele cu care se confruntă chiar şi cele mai experimentate departamente specializate în operaţiuni legate de contabilitatea furnizorilor. Un studiu IOMA şi Gartner, publicat în 2007, arată că în medie 7,5% din facturi sunt rutate greşit, una din 20 facturi este pierdută, necesitând timp îndelungat pentru recuperare sau emiterea unui document nou. Extragerea datelor, validarea, arhivarea/regăsirea şi risturnele pierdute datorită procesului lent înseamnă, conform aceluiaşi studiu, până la 72% din costul de prelucrare a unei facturi hârtie. Toate conduc la o concluzie indicând reducerea costurilor de personal cu 87% prin trecerea la prelucrarea electronică. Studiind alocarea timpului unui departament financiar-contabilitate, rezultă că acesta consumă 66% din timp procesând tranzacţii, şi doar 19% pentru managementul riscului, 11% pentru asistenţa suportului decizional, şi 4% pentru administrare internă.
Facturile reprezintă, în termeni de volumetrie şi cost, o parte importantă din rutina zilnică a unui departament de contabilitate. Eliminarea hârtiei şi prelucrarea electronică a facturilor se pot traduce ca o reducere a costurilor de prelucrare cu peste 50%. Jacqueline Laye, expert contabil APEX Team, consideră că reducerea importantă a timpului de prelucrare a unei facturi înseamnă o economie importantă de costuri.
Conform legii privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice, facturile vor putea fi emise/primite şi arhivate în mod electronic. Unul dintre iniţiatorii acestei legi spunea că legea “va desfiinţa factura de hârtie” într-un număr de ani. De altfel, unele ţări vest-europene, plecate mai devreme pe acest drum, au atins un grad de prezenţă al facturilor electronice semnificativ în cazul Finlandei şi cuantificat la 20% în cazul Franţei, după aproape patru ani de existenţă a facturii electronice. Alte studii indică o economie de 1% din PIB-ul României, obţinută prin reducerea costurilor birocratice ca efect al acestei legi. Aceste economii ar putea fi realizate prin eficientizarea administraţiei, accesul uşor al cetăţenilor la instrumente de guvernare electronice, şi prin politica de achiziţii publice în sistem informatic, cerinţele UE fiind ca, până în 2010, acestea să se realizeze în proporţie de 50%.
Facturile furnizor pot ridica şi o serie de probleme la nivelul formatului în care sunt recepţionate de către agenţii economici. De exemplu, este foarte probabil ca firmele de dimensiuni mici să nu fie interesate să investească în construirea infrastructurii necesare emiterii electronice a facturilor. Din acest motiv, o companie care optat pentru automatizarea tratamentului, va primi facturi atât în mod electronic, cât şi pe suport hârtie, în funcţie de furnizorii săi. Pentru a asigura coerenţa şi unitatea procesului, ea va trebui să recurgă la un sistem de dematerializare a facturilor sosite pe hârtie, prin scanarea acestora şi introducerea lor în sistemul informatic.


Codul Fiscal a făcut primul pas spre dematerializare
Codul Fiscal şi normele de aplicare ale codului fiscal, precum şi Noul regim de numerotare şi emitere a facturilor începând cu 1 ianuarie 2007 (conf. Ordinului 2226 – 2006) par a veni în sprijinul desprinderii facturii de suportul hârtie. Astfel:
- Formularele de factură, chitanţă, avizul de însoţire a mărfii, nu mai au regim special de numerotare şi tipărire
- Regimul intern de numerotare al facturii se face pe baza unei decizii interne a administratorului societăţii. Seriile de numere se pot defini anual.
- Folosirea vechilor formulare cu regim special este posibilă cu condiţia menţionării lor în decizia internă
Elementele componente obligatorii ale unei facturi sunt definite de Art. 155 din Codul Fiscal. Astfel, nu mai sunt neapărat necesare conturile cu coduri IBAN, dar şi trecerea unor date cum ar fi cele din Cartea de identitate a emiţătorului, sau ştampilele şi semnătura furnizorului şi beneficiarului. Conform noii legi, emiterea facturilor se poate face exclusiv în una din următoarele două modalităţi:
•sau în formă electronică – trebuie să respecte formatul şi conţinutul stabilite de lege şi va conţine marca temporală care certifică momentul emiterii şi semnătura electronică a emitentului facturii
•sau pe suport hârtie, forma nestandardizată.
Baza de impozitare poate fi înscrisă în valută, dar dacă operaţiunea nu este scutită de TVA, suma TVA trebuie înscrisă şi în RON. Factura centralizatoare (electronic) se poate întocmi dacă se referă la livrări de bunuri şi/sau prestări de servicii către acelaşi client într-o perioadă ce nu depăşeşte o lună calendaristică.


Emiterea electronică a facturilor
Condiţiile pentru emiterea facturilor în formă electronică presupun:
- utilizarea unui sistem informatic omologat de ANRCTI
- garantarea securităţii, fiabilităţii şi continuităţii serviciilor de prelucrare a datelor
- folosirea de sisteme omologate pentru arhivarea de facturi în formă electronică.
Emitentul trebuie să ţină evidenţa în “Registrul electronic de evidenţă a facturilor emise în formă electronică”, constituit şi actualizat de MEF. Acest registru este public, disponibil on-line, actualizat permanent.
Procesul de emitere a facturilor poate fi externalizat, cu îndeplinirea următoarelor condiţii:
•Furnizorul trebuie să notifice organul fiscal cu toate datele că emiterea de facturi va fi realizată de un terţ, cu cel puţin o lună calendaristică înainte de a iniţia această procedură
•Factura să fie emisă de către terţ în numele şi în contul furnizorului
•Factura să cuprindă toate elementele prevăzute de Codul fiscal
•Facturile să fie puse la dispoziţia organelor fiscale competente fără nici o întârziere, ori de câte ori se solicită acest lucru.
Legea prevede că transmiterea facturilor prin mijloace electronice, în cazul livrărilor, se poate face cu respectarea condiţiilor:
•Acord încheiat între părţi privind procedura de facturare
•Existenţa unui document centralizator pe suport de hârtie, cu evidenţa tuturor facturilor transmise într-o lună calendaristică.
•Notificarea organelor fiscale cu cel puţin o lună calendaristică înainte de aplicarea procedurii
•Garantarea autenticităţii sursei şi integritatea conţinutului facturii
În cazul achiziţiilor, sunt necesare din condiţiile de mai sus doar primele două.
Stocarea facturilor implică numeroase probleme (spaţiu, condiţii speciale), dat fiind faptul că acestea necesită să fie păstrate şi arhivate pentru un număr de ani. Pentru facturi pe suport de hârtie, stocarea pe teritoriul României este obligatorie, cu toate costurile ridicate de spaţiile de arhivă în creştere. Stocarea facturilor emise şi primite prin mijloace electronice se poate face în orice loc dacă se garantează accesul on-line, precum şi autenticitatea sursei şi integritatea conţinutului facturilor. Facturile emise şi primite electronic trebuie puse la dispoziţia organelor fiscale competente, fără întârziere, ori de câte ori se solicită acest lucru. J. Laye consideră că până în 2009, dacă legea va fi aplicată corect, am putea avea un procent de facturi emise electronic de până la 20%.
Experţii de la firma DocProcess, consideră că există cinci variante alternative de modelare a procesului generic reprezentat de circuitul unei facturi într-o firmă: (recepţie-extragere indecşi-control-validare-introducere în contabilitate-arhivare), în funcţie de gradul de migrare spre factura electronică:
I. Prelucrare tradiţională
II. Dematerializare simplă
III. Dematerializare cu indexare
IV. Factura electronică – imagine semnată electronic
V. Factura electronică – document electronic structurat
Detalierea acestora va fi subiectul unui articol viitor.


Impactul apariţiei legii 135 privind arhivarea electronică asupra activităţilor de gestiune a înregistrărilor
Gestiunea înregistrărilor (RM – Records Management) este un proces arhivistic ce înglobează identificarea, prelucrarea, conservarea, utilizarea şi distrugerea documentelor cu valoare probantă sau cu o mare valoare informaţională, aflate într-o arhivă. Acest proces este reglementat prin mai multe standarde sau specificaţii agreate la nivel internaţional (de exemplu, ISO 15489). În România, Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică deschide cadrul legal pentru gestiunea electronică a înregistrărilor şi completează Legea nr. 16 din 2 aprilie 1996 a Arhivelor Naţionale.
Pentru a implementa eficient un astfel de proces, în organizaţiile care consumă şi / sau produc cantităţi mari de documente, este necesară adoptarea unui sistem informatic de gestionare a întregului volum de arhivă generat în cadrul companiei – ERMS (Enterprise Records Management System).
Avantajele adoptării unui Sistem Electronic de Gestionare a Înregistrărilor (ERMS):
•Îmbunătăţirea fluxului de documente şi a controlului drepturilor de acces la acestea.
•Reducerea timpului de răspuns la solicitările angajaţilor companiei privind consultarea documentelor arhivate.
•Facilitarea gestiunii unor volume mari de documente.
•Gestiunea automatizată a duratelor de retenţie a documentelor şi suportul procesului de selecţie pentru transfer sau distrugere.
•Trasabilitatea completă a evenimentelor pentru fiecare document în parte.
•Facilitarea punerii în conformitate cu standardele internaţionale din domeniu la care aderă organizaţia şi cu normele interne ale organismelor de control autorizate.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite