Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Organizarea proiectului de dematerializare a facturii furnizor

16 Noiembrie 2007



1 Introducere
Intrarea în vigoare a noului Cod Fiscal la 1 ianuarie 2007, promulgarea recentă a legilor arhivării electronice şi a înregistrării operaţiunilor comerciale, dau un nou impuls trecerii către o economie modernă, cu putere mare de adaptare şi reacţie la schimbări.
Dematerializarea1 facturii furnizor poate fi privită ca un prim pas spre trecerea la factura electronică2 şi este un proiect complex, nu numai din punct de vedere tehnic, dar şi organizaţional.
Implementarea unei astfel de soluţii necesită o remodelare a proceselor companiei. Managementul proiectului şi acompanierea tranziţiei reprezintă elemente esenţiale pentru obţinerea rezultatelor aşteptate.


2 Decizii strategice
Modul de reorganizare a proceselor interne, opţiunile privind externalizarea unor activităţi, precum şi definirea unei soluţii evolutive, care să ţină pasul cu evoluţia pieţei româneşti de servicii în domeniu, reprezintă decizii strategice de a căror adoptare depinde reuşita proiectului.
Paul Brudaru (consultant DocProcess):
„În contextul pieţei din România, modernizarea serviciilor de facturare ale Companiei trebuie să fie eşalonată în timp, în funcţie de evoluţia ofertei de servicii de externalizare. Dacă luăm în calcul următorii 5 ani, putem estima că anul 2008 va marca debutul utilizării facturilor electronice. Este probabil ca acesta să fie şi momentul apariţiei primelor companii de servicii de facturare electronică.
Perioada 2009-2010 va cunoaşte o creştere a utilizării facturilor electronice şi o diversificare a ofertei de servicii din acest domeniu. Aceasta semnifică o maturizare a pieţei serviciilor de dematerializare cu o dezvoltare incipientă a platformelor de intermediere (platforme care oferă, între altele, servicii de conversie de format, transmitere şi urmărire a plăţilor pentru facturi).
Perioada 2011-2012 va însemna un volum crescut de facturi electronice, precum şi maturizarea pieţei platformelor de intermediere.
Externalizarea treptată a serviciilor de facturare va ajuta întreprinderile să se concentreze pe activităţile de bază şi să afecteze resursele eliberate activităţilor cu valoare adăugată. Se poate spune că vor beneficia cel mai mult de aceste schimbări companiile care vor lansa încă de acum proiecte de dematerializare, beneficiind astfel de reduceri ale costurilor rezultate din fiecare etapă. Vor putea începe prin reorganizarea proceselor interne, continua prin implementarea unei soluţii mixte compusă din soluţii interne şi servicii externe pentru a evolua treptat spre o externalizare optimală şi factura electronică.“


3 Factori de succes
Care sunt factorii cheie ai bunei desfăşurări a proiectului?
În primul rând, este automatizarea controlului facturilor, pentru optimizarea procesului şi reducerea operaţiilor manuale consumatoare de resurse.
Un alt factor cheie este returul pe investiţie rapid. În general, se consideră că returul pe investiţie pentru un astfel de proiect se situează între 9 luni şi un an de la darea în exploatare.


4 Etapele proiectului
• Identificarea nevoilor – pornind de la decalajele între procesul actual şi procesul ţintă,
• Specificarea cerinţelor – caietele de sarcini pentru componentele externe, proiect de implementare pentru componentele interne.
• Alegerea soluţiei
• Implementarea – este un proces în sine, constând în adaptări organizatorice, training, realizare, roll-out. Utilizatorii trebuie acompaniaţi pentru a înţelege şi a-şi însuşi în mod progresiv aceste schimbări importante ale modului de lucru.
• Evoluţia soluţiei implementate – se pun în valoare feedback-ul şi lecţiile învăţate din implementare.


5 Concluzii
Facturarea electronică constituie o oportunitate pentru companii din România. Crearea bazei legislative pentru înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice (Legea nr. 260/2007) dă startul modernizării procesului de facturare.
Nu trebuie însă să pierdem din vedere faptul că vorbim aici de un adevărat proiect de organizare a întreprinderilor şi de evoluţie a sistemelor lor de informaţii, deci proiecte complexe care trebuie abordate în etape.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite