.jpg)
Academia Română a fost creată în 1866 pentru a cristaliza cele mai înalte valori intelectuale din provinciile românești într-o societate erudită menită să consolideze identitatea națională pe baza a patru componente esențiale: limbă și literatură, istorie, etnografie și cultură. La...
Workflow - FAST FORWARD!
De cele mai multe ori, în companii, informaţia circulă în format fizic – în cadrul unui departament sau de la un departament la altul, de la un nivel ierarhic la altul. Până recent nu exista un sistem de monitorizare a fluxului de informaţii, delegarea sarcinilor se realiza verbal, luarea deciziilor era mult întârziată, iar singura modalitate de a afla stadiul anumitor documente rămânea comunicarea prin telefon, email sau în cadrul şedinţelor intra sau inter – compartimente.
Sistemul de document management, arhivare electronică şi workflow ELO a distrus această barieră în comunicarea din companii, permiţând gestionarea fluxului documentelor, managementul transparent al proceselor de afaceri şi îmbunătăţirea calităţii muncii.
Soluţia ELO prezintă utilizatorilor săi două tipuri de workflow: default şi ad-hoc.
Workflow default
Deseori, fluxul documentelor este identic în lucrul de zi cu zi, astfel încât este posibilă definirea unor fluxuri în avans. Documentele sunt repartizate unui anumit flux, utilizându-se o opţiune rapidă din meniu. Astfel, documentul va „călători” de la un utilizator la altul, în funcţie de regulile predefinite. Documentele dintr-un workflow sunt disponibile utilizatorilor incluşi în acel flux într-o zonă distinctă de lucru – TASKS – unde există opţiuni de completare sau de continuare a fluxului de lucru, utilizate pentru a redirecţiona obiectul după editare.
Se pot crea workflow-uri default utilizându-se editorul grafic. Având la dispoziţie o varietate de noduri de legătură şi conexiuni, operatorul poate crea un flux de lucru în funcţie de necesităţile sale.
Creează un workflow pentru un singur document
În ELO, utilizatorul are posibilitatea definirii unui workflow complet pentru fiecare document, fără a fi necesară ataşarea acestuia unui workflow creat anterior.
Această funcţie este necesară doar în cazul în care se doreşte ca un document să parcurgă o anumită rută în cadrul companiei pentru o singură dată.
O opţiune utilă este aceea că în ELO se pot vizualiza şi rapoarte în legătură cu managementul workflow-urilor existente, rapoarte ce conţin toate informaţiile vitale de care ai nevoie – se pot vizualiza fluxurile cu termene limită depăşite sau fluxuri complete. În forma grafică se pot vizualiza etapele complete ale workflow-ului (acestea neavând noduri active).
Orice workflow poate fi vizualizat atât în forma sa grafică sau în format tabelar. Ambele tipuri de vizualizare a fluxului furnizează utilizatorului informaţiile necesare despre workflow-ul selectat – prezintă utilizatorii implicaţi, nodurile active şi cine anume a depăşit termenele limită.
Continuă workflow-ul
O dată ce un workflow a fost iniţiat, documentul în cauză este trimis către zona TASKS a fiecărui utilizator implicat. Utilizatorul primeşte o notificare în ELO. Din acel moment poate vizualiza documentul precum şi taskurile asociate acestuia şi îl poate edita conform acestora. După îndeplinirea sarcinilor necesare, tot ce rămâne de făcut este selectarea opţiunii de “continuă workflow”.
Workflow ad-hoc
Un astfel de flux este potrivit pentru procese de lucru secvenţiale sau paralele, cum sunt, spre exemplu, distribuirea anumitor documente rapid şi uşor între mai mulţi angajaţi – documente precum newsletter-uri, circulare, diverse chestionare sau informaţii de uz intern. Toate setările pentru un astfel de workflow pot fi realizate rapid, într-o singură fereastră de dialog.
Ca exemplu putem da un product manager, ce creează un ghid tehnic. Acesta îl trimite în flux sub numele „aprobare manual” şi îl trimite spre aprobare către managerii de dezvoltare şi vânzări. Tipul fluxului ales este secvenţial. Imediat ce managerul de dezvoltare a aprobat documentul, îl trimite către managerul de vânzări. În cazul în care acesta aprobă documentul, product managerul este înştiinţat printr-un mesaj şi astfel manualul intră în producţie.
Beneficiile cheie ale soluţiei ELO workflow:
•Eficienţa maximă – din automatizarea numeroaselor procese de business rezultă eliminarea tuturor etapelor nenecesare;
•Un control îmbunătăţit al proceselor – un management al afacerii vizibil îmbunătăţit, obţinut prin standardizarea metodelor de lucru;
•Flexibilitate – controlul software-ului asupra proceselor permite evoluţia acestuia în acelaşi timp cu necesităţile generate de procese;
•Îmbunătăţirea procesului de afaceri – concentrarea pe procesele de afaceri duce la simplificarea şi fluidizarea acestora.
„ELO Digital Office Romania“
www.elo-digital.ro
Parerea ta conteaza: 
Ce riscuri de securitate ne pandesc in 2014?
