.jpg)
Academia Română a fost creată în 1866 pentru a cristaliza cele mai înalte valori intelectuale din provinciile românești într-o societate erudită menită să consolideze identitatea națională pe baza a patru componente esențiale: limbă și literatură, istorie, etnografie și cultură. La...
Controlul documentelor - „biletul de voie” al SMC
Unul dintre cele mai fierbinţi puncte ale Sistemului de Management al Calităţii îl reprezintă controlul fluxului a tot ceea ce înseamnă „document” de provenienţă externă sau internă în organizaţie. Este, dacă vreţi, firewall-ul sistemului, asigurând că tot ceea ce iese şi intră în organizaţie este bine „filtrat”. În acest proces, pe lângă procedurile bine documentate şi demersurile Quality Manager-ului, un rol foarte important îl joacă (pentru a câta oară?) conştientizarea. Iarăşi de la portar... la top management (fiecare „umblă” cu hârtiile lui) şi iarăşi de la hârtii la... conştiinţa lucrului bine făcut.
Cum staţi cu documentele?
Orice organizaţie „produce” o tonă de documente care trebuie protejate, controlate, verificate şi alte “-ate” pe care le mai aveţi prin propriul sistem. Din punct de vedere al SMC, documentele se împart în două categorii: documente care aparţin de sistem (proceduri, instrucţiuni, politici, etc) şi înregistrări, adică acele documente care probează că activitatea ta se desfăşoară conform sistemului. Documentele aferente Sistemului de Management al Calităţii sunt menţinute sub control în conformitate cu prevederile procedurii “Controlul Documentelor”. Înregistrările aferente organizaţiei (atât cele ale calităţii, cât şi cele ale proceselor) sunt gestionate prin procedura “Controlul înregistrărilor”. O procedură de „Controlul documentelor” ar trebui să specifice modul în care se realizează aprobarea documentelor înainte de emitere, actualizarea periodică a documentelor, difuzarea ediţiilor în vigoare ale tuturor documentelor în toate locurile necesare, retragerea promptă din toate punctele de difuzare a documentelor nevalabile sau perimate, păstrarea lizibilităţii şi identificării documentelor, identificarea corespunzătoare a documentelor perimate, păstrate în scopuri juridice şi/sau de conservare. Documentele Sistemului de Management al Calităţii sunt analizate şi actualizate periodic de către Quality Manager, pentru îmbunătăţirea continuă a acestora si punerea în concordanţă cu politica din domeniul calităţii a organizaţiei si cu cerinţele standardului de referinţă SR EN ISO 9001.
Sisteme de management al documentelor
Când vorbim despre controlul documentelor, o direcţie foarte importantă o reprezintă integritatea si securitatea documentelor. Aici, Sistemul de Management al Informaţiei se întrepătrunde (sunt oarecum complementare) cu Sistemul de Management al Securităţii Informaţiei (de altfel, este recomandat pentru organizaţiile care necesită acest lucru să facă implementarea ambelor sisteme, urmărindu-se o anumită convergenţă a lor).
Un sistem de management al documentelor (Document Management System) pune la dispoziţie „unelte” pentru a crea, manageriza, distribui si controla documente electronice. În acest context, prin document se înţelege un fisier (text, imagine grafică, arhive, mesaj electronic etc.), care există într-un sistem informatic. În contextul în care baza informaţională si valorile unei organizaţii au început să fie create si păstrate din ce în ce mai des în format electronic, multe dintre aceste organizaţii recunosc deja necesitatea unui sistem de management al documentelor. Acest sistem nu este un sistem construit pentru documente (cum, de fapt, cei mai mulţi au tendinţa gresită de a crede), ci pentru utilizatori si, în acelasi timp, cel mai mult pentru atingerea obiectivelor strategice si operaţionale ale organizaţiei. Studiile arată că 80% din “knowledge-ul” si experienţa organizaţiei sunt stocate ca date nestructurate, cum ar fi documentele. Un sistem de management al documentelor îţi oferă posibilitatea de a structura, organiza si accesa această bază informaţională, precum si posibilitatea de a controla această resursă (si valoare în acelasi timp) a organizaţiei.
Text: Teodor Niţu
teodor.nitu@marketwatch.ro
Controlul documentelor „best practices”
•folosirea documentelor tipizate
•cunoaşterea persoanelor, funcţiilor şi departamentelor care trebuie să aprobe anumite tipuri de documente
•revizuirea documentului în cazul în care nu a fost aprobat
•arhivarea documentului pentru a putea fi consultat ulterior
•identificarea şi distribuirea documentelor de provenienţă externă
•identificarea şi eliminarea documentelor al căror termen de stocare în firmă a expirat
Document Management System. Funcţionalităţi.
•creare, revizuire, aprobare, distribuire şi arhivare, toate înglobate într-o singură aplicaţie;
•posibilităţi explicite de verificare (check-out şi check-in) care urmăresc accesul utilizatorului şi asigură integritatea documentelor;
•versionare de documente;
•căutare full text în cadrul conţinutului;
•notificări prin e-mail cu privire la verificările şi schimbările survenite asupra documentelor;
•replicare;
•facilităţi extinse de gestionare a drepturilor de acces la documente.
Parerea ta conteaza: 
Asemanator
- Nu exista articole asemanatoare.
Alte articole scrise de Redactia
OVES Enterprise: investițiile în inovație și în crearea de noi produse ar putea genera o creștere de circa 30% a industriei locale de IT în 2024- Consorțiul Universitaria solicită alocarea de la bugetul de stat, pentru toate universitățile din România, a sumelor necesare pentru acoperirea completă a majorărilor salariale
- M247 Europe: Investim în centrele noastre de date pentru a susține dezvoltarea soluțiilor bazate pe Inteligență Artificială
- Universitatea din București, prima universitate din România în topul QS by Subject 2024 în domeniile Lingvistică, Limbi moderne și Fizică și astronomie
