Lumea devine din ce în ce mai digitalizată, companiile au învățat să facă business de la distanță, școlile sau bisericile să-și desfășoare activitatea online mai mult sau mai puțin, dar o întreagă lume se bazează din ce în ce mai...
Sunteţi pregătiţi să gestionaţi eficient un portofoliu de proiecte?
Indiferent de industrie, evoluţia companiilor moderne are la bază “schimbarea”. Schimbarea este cea care duce la lansarea de noi strategii, de noi produse, la reorganizare şi eficientizare, iar abilitatea de gestionare a schimbării este un factor esenţial pentru succesul acestor iniţiative. “Schimbarea” este caracteristica esenţială a unui proiect, iar management-ul proiectelor capătă în acest context valenţe deosebite.
Un proiect are probleme atunci când planificarea este insuficientă, obiectivele proiectului sau ale clientului nu sunt clar definite iar management activităţilor este defectuos. În egală măsură mai contribuie raportarea şi comunicarea de slabă calitate, documentarea insuficientă, schimbările frecvente de planificare, structură dezorganizată şi complexitate exagerată.
Majoritatea acestor aspecte ţin de lipsa unei metodologii şi a unei structuri de lucru şi mai puţin de capabilităţile individuale ale Project Manager-ului. Din punct de vedere al organizaţiei care derulează proiecte, toate aceste deficienţe la nivelul fiecărui proiect au implicaţii majore la nivelul organizaţiei ca întreg.
Lipsa unei culturi şi a unei metodologii standardizate de proiect are efecte multiple: întârzieri imprevizibile, lipsa coordonării resurselor, comunicare defectoasă care duce la livrarea unor produse neconforme şi în final la proiecte nefinalizate ... iar toate aceste efecte duc la oportunităţi de venit pierdute, la costuri şi implicit preţuri mai mari.
Modalitatea prin care organizaţiile pot controla această situaţie este construirea unei structuri de tip Project ManagementOffice ( PMO), care crează contextul metodologic şi funcţional în care Project Managerii coordonează proiecte şi se dezvoltă profesional, iar organizaţia acumulează şi diseminează know-how şi experienţă.
Componentele principale ale unui Birou de Proiecte (Project Office) sunt:
•Project Support(funcţii specializate: planificare, bugetare, estimare, controlul costurilor, administrare, controlul progresului)
•Procese, Standarde şi Metodologii
•Training (evidenţa competenţelor, dezvoltarea programelor de training)
•Consultanţăşi Mentoring (pentru diverse proiecte, funcţie de audit si Project Assurance)
•Managerii de Proiect (personal calificat pentru conducerea proiectelor)
•Unelte software (pentru planificare, estimare, risk etc.)
Un consultant cu experienţă vă poate ajuta să implementaţi o structură de Project Management Office care să fie:
1. O “bibliotecă” centrală de informaţii referitoare la: Metodologia de Project Management adoptată de companie, proceduri şi standarde dar şi Best Practices & Lessons Learned – informaţii referitoare la proiectele finalizate
2. O structură profesională pentru Project Manageri, integrată în cadrul structurii funcţionale a organizaţiei client, care să gestioneze: resursele interne şi matricea de competenţe, alocarea resurselor şi dezvoltarea profesională a membrilor.
3. O structură de control pentru:
• Prioritizarea proiectelor în funcţie de beneficiile pe care acestea le aduc
• Raportarea uniformă în cadrul proiectelor (aceleaşi standarde)
• Linie directă de escaladare a problemelor către management-ul companiei
• Project Quality Assurance – funcţie independentă de asigurare a calităţii proiectelor
Din punct de vedere al strategiei de implementare a unui Birou de Proiecte, metodologia pe care o recomandăm se bazează pe urmatoarele aspecte:
• abordare etapizată, cu obiective bine definite pentru fiecare etapă în parte;
• proces cât mai puţin disruptiv, care să nu afecteze desfăşurarea normală a activităţii de zi cu zi a companiei;
• accent pe obţinerea de beneficii rapide prin rezolvarea problemelor presante
• stabilirea fundaţiei pentru strategia pe termen lung în paralel cu implementarea strategiei iniţiale pe termen scurt
• asigurarea repetabilităţii succesului, odata obţinut.
Abordarea noastră în implementarea unei structuri de tip Project Management Office este una etapizată, având câteva faze principale:
• Faza 1: Analiza stadiului curent şi stabilirea fundaţiei pentru dezvoltare
• Faza 2: Implementarea unor iniţiative pe termen scurt
• Faza 3: Rollout cu iniţiative pe termen lung
• Faza 4: Suport şi dezvoltare
Succes în gestionarea portofoliului de proiecte al organizaţiei dumneavoastră!
un articol de Cătalin Hristea, PMSolutions
Parerea ta conteaza: 
Asemanator
- Nu exista articole asemanatoare.
Alte articole scrise de PM Solutions
Cine are nevoie de opinia consultantului? Şi, în definitiv, cu ce se ocupă, de fapt, un “consultant”?- PMSolutions - profil de companie ,,Valoare prin inovare, tehnologie şi transformare,,
- Este momentul sa imi vand firma? Cum aleg un partener? Cum evaluez o oferta?
- Sisteme IT in slujba afacerilor sau sisteme IT de dragul tehnologiei?
